客户欠款的基本管理

 作者:潘文富    2021-03-24     0

潘文富

 

在日常销售工作中,因各种各样原因所导致的欠款在所难免。既然无法避免,就得主动管理。在总额限定、风险控制、过程管理等方面采取相应的管理措施。从积极防预着手,控制住总体风险,为后面逐步减少应收账款打好基础。

在大多数公司中,应收款常见的问题有如下几种:

1、因欠款总额未经明确,未设定总的上限额,致使欠款总额持续扩大,最后导致公司整体周转资金出现问题。

2、由于之前未对单个客户设定欠款总额,随意累加欠款,导致客户结算风险过高。

3、公司对业务人员经手的欠款总额未做设定,导致员工手中掌握过多欠款,一旦业务员离职,便会给财务造成风险。

4、因公司财务管理不完善,财务人员和业务员在欠款管理上出现分离现象,导致财务系统无法监控到每个客户每个业务员的欠款状况。

管理方向

总体说来,需要公司预先对每个客户的授信额度乃至每次的欠款额做预先总体设定,并通过核算运用在每次的欠款处理当中。

具体措施:

一、  对公司的欠款总额进行预先设定

在设定公司欠款总额时,应考虑以下几方面因素:

1、公司的实际周转资金总量

2、公司业务的实际年度业务规模

3、公司实际的利润水平

4、淡旺季等季节变化因素

5、外部资金的引入成本

综合以上几方面因素,以经营安全为前提,便可以设定一个公

司所能承受的最大欠款总额。财务人员在进行每日账目清理工作中,需要汇总当前实际欠款总额。当总欠款额达到这个警戒线时,财务人员就需要立即上报老板。

二、单个客户的授信额度

对客户实行精细化管理,往往可以给公司带来意想不到的收益。尤其是对单个客户设定授信额度,能够帮助公司财务部掌握该客户的销售和回款安全底线。总体说来,单个客户的授信额度应综合考虑以下几方面因素:

1、客户的历史信誉

2、客户的规模

3、客户与公司的业务量

4、客户历史经营年限

5、客户与公司的关系质量

综合上面几点,对公司的每一个客户都要单独设定其最大欠款额。在日常的销售中,可以分为多张欠单,多次欠款,但欠款总额不能超过预先设定的最大欠款总额。此外,还需要设定该客户的单次最大欠款额。

在确定了每个客户的授信额度后,在业务往来中,当客户欠款超过这个信用额度时,公司就要果断停止发货,并要求业务人员对前期欠款进行追缴。

三、单个业务人员的授信额度

对于每一个业务员也要根据其人品和业务量来设定其个人授信额度。具体说来,每个业务人员的授信额度应考虑如下因素:

1、业务员的工作态度

2、业务员职务高低

3、业务员所负责的客户数量

4、所负责的客户类型

5、业务员在公司的工作年限

通过以上几个指标来设定每位业务员所经办的最大欠款总额。每位业务员可负责多个客户,经手多笔欠款。但其经手的各类欠款的总额不能超过公司对其个人所设定的最大欠款额。当业务员的经手欠款总额达到或是超过这个总额时,便应对其限制。例如停止发货,或由其上级主管监督其收账。

四、形成财务和业务部门之间回款管理的联动机制

首先,财务部门需要确保实际总欠款额,不得超过公司所设定的最大欠款总额。无论是所有客户的最大欠款总额相加,还是所有业务员的最大欠款总额相加都不得超过公司的最大欠款总额。

其次,在日常工作当中,当财务部门发现某客户或是某个业务员的欠款额突然成倍增长,超过常期水平时,就应提醒销售部门注意重点关注该客户的经营情况以及该业务员的动向,以便及时规避资金风险。这种部门之间在回款管理上的联动机制,往往可以帮助公司规避一些人为导致的回款风险。

 

 

 

 

 

该公司最大的欠款总额是300万,所有客户的最大欠款总额为260万,所有业务员的最大欠款总额为240万。

在实际操作中,还有一些操作细节点可供参考

l  把客户名字和欠款额度合并在一起

由于客户数量众多,为提高财务及开单人员的工作效率,可以将客户的总欠款额度直接标注在开单系统的客户名称中。例如,某超市的最大欠款额度为5万元,客户名称即为:XX超市50K(K代表千元单位)。开单人员一看就知道,这个超市的总欠款上限就是五万块。

l  分设记录账户

单客户欠款总额、单业务员欠款总额,这二个指标设定后,分别要建立针对每个客户及每个业务员的欠款记录账户。在出现每单欠款时,相关金额都要及时记录进对应的账户总欠款额,减掉历史累计欠款,得出剩余可欠款额。

该累计账户,除了在财务开单部门保持动态更新外,应以月为单位汇总成册,并于每月1号发放给业务人员。这样可以方便业务人员直接掌握各客户的欠款情况,通过简单的叠加后续新单的金额可以推算出剩余欠款额。公司要提醒业务员提前进行货款回收工作,避免出现额度用完时的结算尴尬。

l  开单前的核算

在每次开单时,首先要调出该客户的剩余欠款额度,再调出经办业务员的剩余欠款额度。若这两个数字指标都在允许值以内,可正常开单。若当日的该客户的开单值,已经超过剩余欠款额(超额单),则要果断停止开单,并向上级主管申请签批。

五、当出现欠款超额时

在出现某客户或是某个业务人员的欠款超额时,经上级主管签批可以将此单货物正常发出。但是要要求业务人员必须结清货款。否则,业务人员可以带回货物,以确保客户欠款额和业务员工欠款额不得超过设定的欠款额。在业务员进行单店结算时,可根据该客户的实际欠款情况,增加应收货款的回收压力,若是已经到超额单的情况就必须得收款。若客户仍然无法结清当天货款或是前期货款,业务员可以将今天的货物直接带回。

六、每月集中公布

在每个月底,财务部门需要公布所有客户的欠款情况。明确到每个客户的欠款,每个业务员经办的欠款情况以及总的欠款额度。对于剩余欠款额较少的客户及业务员,财务部门需要在公开报表上通过红字、加粗、画圈等方式进行标注,以示提醒。


潘文富
 

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