办公室秘书经常面对繁杂的事务，大事、小事、杂事缠身，如何处理好办公室具体事务，为高职院校领导正确决策提供参谋助手作用，是办公室秘书工作的主要职责之一。办公室秘书首先应具备自我培养、运用信息、勇于创新、敢于竞争、承担责任等五种能力，这样才能灵活运用各种方式积极做好办公室的日常工作。
　　[关键词]高职院校 秘书工作 办公室
　　
　　单位不管大小，组织不分内外，所有办公室的工作可以说是事无巨细，特别是像我们这样的高职院校更是如此。办公室秘书经常面对繁杂的事务，大事、小事、杂事缠身，如何处理好办公室具体事务，为高职院校领导正确决策提供参谋助手作用，是办公室秘书工作的主要职责之一。因此，应具备什么样的素质、如何来做好办公室的日常工作成为我们这些秘书们经常研究的话题。
　　
　　一、办公室秘书应具备五种能力
　　
　　1.自我培养的能力。秘书的自我培养是指秘书人员对自身和所处环境关系认识和感受的培养，它是秘书人员现代素质的内容之一。虽然秘书工作具有很强的服从性、服务性特点，但秘书人员又都是具有独立人格和独立思维能力的个体，特别是在改革开放的今天，秘书人员一方面受开放环境的影响，应该具有较强的主动性和能动性；另一方面，今天的秘书人员多半受过较高层次的教育，他们更应有思考的独立性。作为一个秘书人员，应该锻炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力，以便在领导决策前为之提供有效的依据，在领导决策后正确领会并执行其意图。
　　2.运用信息的能力。当今时代是一个信息时代，增强运用信息的能力是秘书人员提高工作效率的重要保证。秘书人员每天接触的各种公文、请示、报告等材料中含有大量信息，秘书人员应在对这些材料的收集、归类、处理过程中将各种信息进行严格的取舍，把最有用的信息提供给领导。这就要求秘书人员必须具备敏锐的洞察力，而敏锐洞察力的形成又是以丰富的知识为基础的。秘书人员丰富的知识不仅指书本上所学的自然科学和社会科学知识，而且包括对单位现状和前景的深研，对基层工作和民意的了解，这些都有助于秘书人员对信息的发掘和掌握。
　　3.勇于创新的能力。过去对秘书人员的创新能力明显重视不够，只承担大量的收文、发文任务，对报告、请示不提处理的初步意见，一方面，秘书人员无形中变成了领导的通讯员、传真机和翻译员，自然起不到“参与政务”作用，影响了工作的积极性。另一方面，领导者事必躬亲，陷入烦琐的事务性工作中，影响了对全局工作的准确把握。在新形势下，要发挥秘书人员的创造性，就要发挥他们的主观能动性，大胆地让他们出点子、想办法，分担领导的一些具体工作，做领导名副其实的参谋和助手；领导同志也应该给秘书人员以充分的信任和支持，不要仅在收发文本或文字材料上提要求，而应给他们在其它方面提供锻炼和创新的机会。
　　4.敢于竞争的能力。目前，秘书人员的文化层次呈上升趋势，高学历者越来越多，这固然是一个优势，但高学历并不一定就有高水平，高学历者还必须埋下头、扎下根在实际工作中不断学习，加强锻炼，使理论和实际相结合，以便增强竞争力。有的秘书虽然工作时间较长、实践经验丰富，但知识老化，必须继续学习新的知识，以适应形势的发展和竞争的需要。所以，秘书人员无论文化层次高低、经验丰富与否，都要具备敢于竞争的能力，只有在竞争中，才能加快工作节奏，提高工作效率。
　　5.承担责任的能力。秘书人员工作态度和工作质量的好坏，在一定程度上直接影响着一个单位的作风建设。只有具备较强的敢于承担责任的能力，秘书人员才能随时随地注意维护单位的形象和声誉，才能做到工作认真、态度端正、处事果断，在任何人面前、在处理任何事上，都表现出良好的思想文化和职业道德素养，才能真正提高秘书工作的质量和水平。
　　
　　二、办公室秘书应灵活处理好日常工作
　　
　　1.不以事小而不为。小事，对办公室秘书来说，不存在该不该管的问题，只有管的角度、力度的区别。对举轻若重的小事，就应一管到底，但又不能沉湎于琐碎的事务工作之中，既能入手其内，又能出手其外。
　　一是知大知小。办公室秘书要胸有全局，用大局的天平来运筹谋划办公室的工作，分清主次、深浅、难易，有的放矢地制定对策，确定工作目标。这样才可能避免指挥一盆浆，工作一团麻，结果一片糟。
　　二是小中见大。小事中孕育着大事，这是办公室工作的显著特点．如值班、会议通知、次序安排、后勤服务、接待等，不能不说是小事，但稍有不慎，就会捅大漏子，若出现疏忽就会引起麻烦和非议。因此必须掌握宏观，把握大局，洞穿事物本质的能力，做到政治敏感、头脑冷静、眼光锐利、小中见大、以大代小和以小促大。
　　三是举轻若重。对看似小事的经常性工作，要建章立制，写在纸上，贴在墙上，记在心上，抓在手上，形成规矩。同时，还要注意从中找出规律性的东西，高屋建瓴，举一反三，抓一项带动几项，管原则不管具体，督结果不查细节，使老工作有新意。
　　四是默默无闻。做办公室工作要求具有奉献精神，抓小事更是不显山露水，做好了没人知道，有了失误谁都可以指责。因此，除了要“俯首甘为孺子牛”默默无闻地奉献外，还必须具备较强的“受过忍责”的心理素质。
　　2.不以事杂而乱为。办公室工作头绪很多，任务琐碎繁杂。办公室秘书头脑里必须有一张清晰、规则的运行图。哪个该为，哪个不该为，哪个重点为，哪个非重点为，须一清二楚，不能乱为。
　　不乱为，就要知重知轻。避免“来者都是客”，力量均衡使用，重要工作没抓住，没干到点子上；次要工作用力过了劲，使劲过了头，吃力不讨好。
　　不乱为，就要知上知下。领导意图不了解，是盲人骑瞎马，干不好还会南辕北辙。吃透了上情，办事才有方向，才有主心骨。下情不掌握，就会脱离实际，有悖事理。摸透了下情，办事才会有的放矢，迎刃而解。
　　不乱为，就要知规知矩。没有规矩不成方圆。办公室秘书更应成为讲规矩的楷模。不管事情再多再杂，采用什么方法解决，都不能忘了规矩，该请示的要请示，该当家的敢拍板，该反馈的不截留。切勿忘乎所以，误了大事。
　　3.不以事急而盲为。办公室固定式、程序化的工作多，但意外的、突发性的事情也会随时出现，特别是加大重要情况及时反馈报告力度以后，有时办公室秘书就可能成为急事和突发性事件的第一知情者，位于处置的第一道工序。在这种情况下，除要及时汇报主任外，还必须敏感、冷寂，不能盲为。
　　一是要泰然处之，切忌慌了手脚。不管事情多么突然，多么紧急，首先要冷静地进行分析，根据上级要求和平时掌握的情况，及时提出解决预案报告主任，供学院领导们决策。
　　二是沉着应付，切忌丢三落四。在处置急事和突发性事件时，要边请示，边按领导要求协调相关单位，边组织力量进行处置。三者要有机结合，穿插进行，不能丢三落四，使问题复杂化以致妨碍问题的解决。
　　三是要有主见，切忌唯唯诺诺。而对急事或突发性事件，不能退缩，要大胆地往前站。但必须胸有主见，既不能乱表态、乱许愿，又不能唯唯诺诺，态度暧昧，避免在解决一种问题时埋下另一种隐患。


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