“归档”理论内涵和意义
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任汉中:归档,是档案管理的一个基本工作程序。归档,从字面上理解,即“归入档案”。是将处理完毕且具有保存价值的文件经系统整理后交档案室(馆)保存备案(备查)的过程。归档是文件向档案转化的标志,是文书处理的终点、档案管理的起点。
档案是观念的产物。从外观上看,档案并不是新产生的事物,而是由有形成为档案可能的原始记录材料转化而来的,促使其转化的就是人们的档案观念,以及在这种观念指导下的档案行为。有形成为档案可能的原始记录材料是自然形成的,甚至所有原始记录材料都可能形成为档案,但人们出于能力和成本等诸多方面利益的考虑,只能选择其中具有保存价值的材料作为档案保存,这就产生了归档行为。归档是一种选择性行为。人们根据自己的需要和管理能力将原始记录材料,通过归档行为进行了身份的划分,归档前后的原始记录材料由此而具有了不同的社会属性。归档后才成为档案管理的工作对象——档案,档案工作由此而始。对于国家公共档案来说,归档还是一个法律行为,经归档认定的,则是国家所有的档案,才能享受《档案法》的保护。
归档,并非只是一年一度文书立卷的工作程序,这样理解就过于狭隘了。
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