职业秘书的管理之道

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职业秘书作为一种新兴高级白领职业,需要较高的素养,因为他不仅需要处理各种事务,还需要自我管理、代替老总实施管理以及管理老总。做到这些并不容易,有些职业秘书的权利堪比老总,新时期高级职业秘书应做到会三术、擅六道。
  所谓三术,是指职业秘书应会用守德术、权谋术、变通术。

  守德术包括两个方面,一是职业秘书自身重德修养,中组部新时期选人标准定为“德才兼备,以德为重”,可见德之重要性,自身德行不好,领导不信任,自然一事无成。另一个方面,是帮领导守德,秘书的形象有时候就是领导形象的门脸和延续,秘书的行为不检点,将直接影响领导的形象和威信,电视剧中领导好见、小鬼难过就是没有替领导守好德。

  权谋术,擅用权谋是秘书的重要职责,虽然秘书没有直接的行政权力,但是参谋建议的作用不可小觑。秘书必须注意使自己的言行符合角色规范,做到既尊重领导、坚决执行领导指示,又不迷信盲从,始终把为领导提供有价值的决策依据及参谋意见作为自己的重要职责。要深刻领会领导意图。要“参”到点子上,“谋”到关键处,必须准确理解和把握领导意图。要善于通过间接或者直接方式,把领导的所思所想、所筹所划弄清楚,做到既能按领导意图正确“发挥”,又不自作聪明,越殂代庖。

  变通术,凡事要学会变通,有些事情领导不好变通,秘书就要学会变通,比如挡驾,领导不想见,要想好理由进行变通;又比如某些人想通过秘书送礼品,既要保持原则予以拒绝,又要合情合理不伤感情;最难处理的可能是领导的私事,既要妥善处理,还需不留痕迹,有些事情既要办,还不能以领导的名义,这就需要秘书学会周旋变通。

  所谓六道是指眼道、手道、心道、腿道、脑道、嘴道。

  眼道要毒:能洞察领导的意图,透过领导的言语和行为,看到领导的做事风格和行为意向,提前做好各项铺垫工作和准备工作;能读出领导的喜怒哀乐,给他营造一个适合他心情的氛围,做到喜则放纵哀则劝慰,既能识趣又能巧安排。

  手道要勤:擅书会记,一方面要如实记录领导的思想精髓和发言精华,整理总结领导各方面的语录和管理思想,形成或推广一些领导的特殊文化;另一方面要会摘抄记录领导关注的时事或是喜欢的文章、评论等,以备领导写作之用,如果领导有剪报的习惯就i更好了,帮助他整理就好了。如果只是一个概念性的东西,则需要不断搜集和摸索领导需求。

  心道要广:心胸宽广方能成就大事,领导虽居高位,但方是食烟火之人,难免有些斥责、抱怨或是小气之举,秘书如果心胸狭隘,觉得你的俸禄比我高,权位比我重,还这般小气,岂不心理不平衡?但是往往格局决定结局,你的心胸要在领导之上,方能学满五车、乘云直上,成就大业。

  腿道要快:领导做事情,有些急事要急办,腿慢了肯定不行。但有些秘书说,我太快了,领导有时候会变化。其实,那没有关系,即使错了,领导也买你的账;但是有些事情领导交待的时候就含糊或是比较推脱,则要适时判断,做好区分。

  脑道要全:思维要缜密,想法要周全,用脑子想问题做事情。学会和领导探讨做事风格,有的领导喜欢把事情程序化,所以要学会编程序。善于把握领导的思维模式和习惯,把问题想在前面,把困难摆出来,周密策划好各类事情,计算好各类风险,把该想到的想到,剩下的事情,是把问题聚焦,请领导定夺。

  嘴道要严:要懂得什么该说,什么不该说。什么话说得明确,什么话说得模糊。说话是艺术,既要有演讲家的魅力,又要有发言人的严谨,要做到言之有据、收放自如。

  其实,三术也好,六道也罢,不过是职业秘书生涯的一点点悟道,做好职业秘书的关键是把焦点放在领导身上,关注领导要像关注自己的产品或是关心自己的孩子,摸透脾气和秉性,替他打好外围,秘书工作也就炉火纯青了。
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