知识管理：挖掘企业的隐藏资源

传统的采购理念和方法已经并且仍在经历着一场巨大变革。是导入供应链管理还是电子采购，抑或是两者并举，取决於一些潜在的动因。其中最重要的，是要求供应管理人员既有更好的资讯，同时又能更有效地利用这些资讯。事实上，这也是整个企业的要求，而不单指供应管理。

目前，许多企业仍未充分利用他们的智力资産。他们不知道自己拥有哪些有用的知识，也不知道什麽时候它将失效，这些企业不能综合不同部门的有用资讯来形成有力的竞争武器。

企业中从未用过的资讯 -- 资料，就好象蕴藏在矿脉中的天然金块。过去，这一资料之所以如金矿般留在那 ，或是因?没有人知道它的存在，或是因?挖掘它过於昂贵。搜集这一资料并把它提炼成有用的资讯，是给企业带来巨大成效的关键任务，也是知识管理系统的职能所在。实施知识管理(KM)的挑战之一，就是知道该问什麽，问谁，以及怎样存贮知识才便於获取、共用和使用。

知识透视

对供应经理来说，知识可以有多个视角。首先，是企业内部的知识。例如，准备与供应商洽谈的企业采购人员利用这些内部知识能够：(1) 访问现成的供应商公共帐户并进行信用检查 ；(2) 获得千里之外曾经与该供应商打过交道的同事的E-mail地址 ；(3) 发现对方并非新的供应商 -- 只对本部门来说是新的，或过去交往过但已经忘记。

其次，是企业供应链中拣选的知识。供应商评估提供了一大堆有用的资料，这些资料通常不?供应管理部门以外的人员使用。然而，许多供应商同时也是企业的客户或潜在顾客，因此，这些资料对企业的其他部门也是有用的。

第三，是硬 知识或显性知识。硬知识是指那些被归档和结构化的资讯，它存放在文件和资料库中，包括：销售资料，计划文件，研究结果，新闻服务，市场情报，人力资源资料，质量方法和生産预测等等。此外，如何有效地挖掘，提炼和传送这些知识给需要它的人也是一个问题。庞大的ERP系统通常能帮助解决这个问题，但这一系统的实施需要巨大的资金投入。

最後，是 软 知识或隐性知识。软知识是指那些没有总结成文的、零碎的资讯。它存在於职员的大脑，或办公桌内笔记本的纸片上，包括：会议记录，集体讨论的结果，培训反馈，以及 你听说过... 这样的闲谈。

KM专案通常从整合控制硬知识着手，但必须记住，对上面的四个知识要素，其搜集和传递的方法是不同的，获取和提炼知识的工作可归?如下四类。

知识归类

了解KM专案中选择和使用的知识类别至关重要。在整合知识类型时，一个有用的途径就是询问下面一些问题：

谁知道这？ -- 挖掘知识

工作不只是任务的汇集，也包括知识和经验(检验过的知识)，这种知识和经验铸就了工作角色。每个企业都有掌握整个领域，或专门问题的知识人才。有时知识是相对公开的，然而更多的时候，它体现了实际构成个人角色的那部分所持有的隐藏资讯。知识甚至可以是那些基於另一个组织中的先前角色所学到的东西，例如，先前对供应商评估系统的个人知识，能用於他/她现在的工作角色中。

谁知道? 的问题也涉及一群人 -- 团队或知识群体。从一个群体中获取知识更加复杂，因?这种分散在个体的知识或许是一个分布的网路，或许在过去的某个时刻这一知识网路已不复存在，甚或一开始人们并不知道它是一个知识网路。

我们知道什麽？ -- 整理知识

过去的经验教训和资讯可用於现在的工作中，这种知识涵盖了详细具体的工作任务，也包括范围更大的活动领域，如采购，建立新的业务和改变管理规程等。问题是一些掌握有关知识的人员或已离开企业，或是转到了一个全新的领域，而企业却常常忽视总结他们的知识。结果，对过去失败的业务活动，现在照样重蹈覆辙。?了避免这种情况，企业需要培养一种学习文化(learning culture)， 在这种文化中，个人和群体都知道失误的价值，他们知道疏於知识管理造成的共同错误应当避免。

这一知识在哪？ -- 集中知识

企业花费了大量的时间来研究新的産品或市场，然後搁置在一边。这一重要资讯通常编制在一个目录中，这意味着它只服务於企业当时的需要。结果在以後的活动中，或是要重做过去的研究，或是过去的工作不能?现在的工作提供捷径。

?什麽要这麽做？ -- 共用知识

企业的使命陈述并不构成企业的战略，企业的高级主管通常假定所有职员都知道什麽是企业的商业目标和?什麽设定这些目标。事实上，企业战略目标的要旨常常在阐释中遗失，根本不?第一线的员工所完全理解。这个问题或许是上述四个问题当中的 软肋，因?它取决於无法定义的企业文化假定。

把战略集成到企业中有许多途径，从战略研讨会到改进任务的透明度，这些思想都能使经理和职员看到他们对企业战略所做的贡献。

知识管理工具

企业各部门之间以及企业与企业之间连接的增加，?KM工具颇具成效的应用提供了基础。这些工具涵括了商业化的应用程式和整套系统，如目录管理系统，共用的资料库和电子公告栏等都能帮助生成企业的知识库，基於Web的讯息工具和Internet也有助於支援KM专案。

KM系统不必太昂贵，保证系统便於很好地维护和促使用户正确地利用它才最?重要。推广使用知识管理系统的关键是要在企业内部生成一套激励机制，以此激发人们对知识挖掘和管理的重视。KM系统?使用它的员工带来了什麽？ ，这恐怕是每个导入KM的企业首先要问的一个问题。如果对这个问题能有一个满意的答复，那麽知识管理系统将会更?有效，从而能给企业和员工带来更大的好处。

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