《高级文秘、行政助理岗位综合技能提升培训课程》

**部分  职业素养篇
一、秘书/行政助理职业特性与素质要求
1、秘书/助理人员的自我角色定位
◇  初级秘书/助理：事务性文员
◇  中级秘书/助理：事务性文员＋协助管理
◇  高级秘书/助理：独立管理＋事务处理
视频：为什么不提拔我？
现场演示：“用什么方式说话，永远比说什么更重要”
2、优秀秘书/助理人员的胜任素质
◇  如何提升秘书/助理人员的素质
◇  优秀秘书与一般秘书的差异
——案例分析：对待岗位的三种不同观点的人，命运怎么就这么不一样呢？
**种人认为：初级秘书不就是端茶倒水，接听电话，就是个“万金油”角色；第二种认为吃年轻饭，混日子；第三种可是个有心人，知道脚下的路该怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。
二、秘书/助理的职业生涯规划
1、什么是职业生涯规划？
2、为何要进行个人职业生涯规划？
◇  分析自我，确立人生的方向
◇  准确评价个人特点和强项，在秘书/助理的职业竞争中发挥个人优势
◇  看到秘书/助理职业发展规划的前景，提供前进的动力
——小组讨论：获得员工成长与企业绩效的双赢
3、职业生涯规划的简单步骤
◇  掌握SWOT分析工具进行自我分析
◇  运用“5W提问”法进行自我分析
→ What I am? 我是什么样的人？              →What I want? 我想要什么？
→What I can do? 我能做什么？               →What fit I most? 什么是适合我？
→What I can choose？我能够选择什么？
——走进实战： “我的命运我把握，我的前途我做主。”
运用SWOT分析工具认识自我
三、秘书/助理商务礼仪规范
1、塑造良好的个人职场形象
◇  着装的TOP原则                    ◇  “拒绝”着装败笔——着装误区
◇  恰当的肢体语言 让自己成为一个有素养的人
 ——案例：为什么不录用我，我错在哪呢？
2、基本商务礼仪
◇  办公室礼仪                        ◇  接待礼仪
◇  电话礼仪与应对技巧
——现场演示：如何着装让我更优雅和自信
四、办公室5S管理
◇  5S的概念                          ◇  推行5S的重要性
◇  如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作
◇  长期有效地推动5S工作的注意事项和操作方法
——现场模拟：算一算人生有多少年在工作？良好的环境对我们有多重要，教会你5分钟快速掌握5S技巧

第二部分  工作技能篇
一、时间管理及工作统筹技巧
◇  时间管理的误区                       

◇  时间管理的原则
 √目标管理与80/20法则                       √缓急轻重的优先管理
 √个人时间与领导工作时间计划与安排         

◇  时间管理小窍门
◇  办公室接待与电话处理
◇ 上级的时间管理与安排
◇  自我情绪控制与压力管理
◇ 上司出差日程管理与工作计划(小组讨论：“你一天的工作是怎么安排的？”)
我们每个人的生命就是**时间来计算的。如果活到70岁，你拥有25500天。
每人每天都有24小时，1440分钟，86400秒。人——倒计时，人的出生是偶然，
但死亡是必然，如何管理你好你的时间，让自己活出精彩？
二、会务组织与管理
◇  成功组织会议的技巧
◇  组织阶段的工作：
[1]会前准备                 [2]会中协助                  [3]会后整理
◇  会议座次安排的学问
练习：小组讨论：如何协助召开公司例会       案例：如何应对会议中的“漏洞”？
三、信息、文档管理与运用
1、信息收集
◇  信息工作的六个基本要求和三个诀窍         ◇  收集信息工作的三个诀窍
◇  信息的查实及传递                         ◇  信息的储存与保密
2、文档管理
◇  文档分类及储存的工作规范                ◇  文档查阅及分装的工作规范
◇  文档销毁及保密的工作规范(案例：李秘书的返工引起的深思)
四、行政公文写作技巧与处理实务
1、行政公文写作的基本要求
2、行政公文的格式
3、常用行政公文写作及公文格式要素范例
◇  通用公文：
→ 报告                → 请示                → 批复                → 函
→ 决定                → 公告                → 通告
◇事务公文：
→ 工作计划                    → 工作总结                  → 会议纪要
◇礼仪文书：
→ 请柬                        → 介绍信                    → 推荐信
——案例分享：请示/报告混为一体
撰写初稿练习：通知/报告/总结三种具体文体的大纲如何写

第三部分  统筹管理篇
一、 秘书/助理人际沟通与工作协调技巧
——游戏导入：**“无声语言”游戏深刻体会沟通的涵义，并导出沟通的意义所在。
1、成功沟通的秘诀
◇  学会聆听：不轻易打断对方的话               ◇  怎样反问：了解对方的需求
◇  如何肯定：肯定对方——微笑、点头、是是是      ◇  表明立场：拒绝的艺术
◇  提出解决方案：提出2-3个解决方案(案例：如果是你该怎么说？)
2、有效沟**程及环节
◇  信息发送、接收、反馈             

◇  有效发送的技巧(现场演示：沟而不通的后果给我们带来的启事)

3、认识你的沟通对象
◇  与上级沟通的原则                   ◇  与各种性格的领导打交道技巧
◇  跨部门的沟通技巧(游戏：究竟是谁的错？)
二、行政管理人员办公室事务管理
◇  后勤管理（前台、车辆、食堂、清洁）

◇  办公室设备管理（电话、传真、复印机、电脑）
◇  员工安全和保密工作
◇  公共关系管理
全景案例：某公司年度大型庆典活动策划始末
 ——案例：如何应对车辆管理的“漏洞”？
三、事物性项目性工作的组织管理
◇  事务工作有哪些                            ◇  学会列事务清单
◇  用项目计划管理工作(演练:如何设计大型接待计划并实施)
四、课程分享：我学到了什么？

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