高效会议管理技巧当今会议面面观
高效会议管理技巧当今会议面面观 【本讲重点】 会议的意义 会议的目的 会议的种类 会议的频率 会议成本的计算 [pic] 会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问 题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工 花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会 议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。 会议的意义 1．会议是一个集思广益的渠道 [pic] 图1-1 集思广益图 如上图1- 1，会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从 而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。 2．会议显示一个组织或一个部门的存在 会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种 小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会 受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。 [pic] 图1-2 组织或部门与会议 3．会议是一种群体沟通的方式 开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展 ，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ- mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟 通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通 习惯。 会议的目的 [pic] ◆开展有效的沟通 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。 ◆传达资讯 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部 门的相关资讯。 ◆监督员工、协调矛盾 许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况 ，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调 上下级以及员工之间的矛盾。 ◆达成协议与解决问题 达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议的产生 和问题的解决。 [pic] 图1-3 达成协议与解决问题的6个步骤 ◆资源共享 利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。 ◆开发创意 开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议，形成新的构 思，并且论证新构思，使其具有可行性。 ◆激励士气 年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着 一个方向共同努力。 ◆巩固主管地位 经理或主管为了体现自身的存在价值，更为了巩固自己的地位，经常会召开一些上下 协调会议，以此来强化自己的地位。 会议的种类 会议可以按照人数、开会方式和开会目的进行分类，每一种分类都从一个方面反映了 会议的作用，每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断发展密切相关。 表1-1 会议的种类 |按人数分类 |按开会方式分 |按开会目的分类 | | |类 | | |● 团体会议 |● 面对面会议 |● 宣布人事安排、讲解政 | |● 一对一会议|● 电话会议 |策的会议 | | |● 视频会议 |● 当众表扬或批评别人的 | | | |会议 | | | |● 临时处理突发事件的会 | | | |议 | | | |● 固定的团队会议 | | | |● 集思广益的会议 | 会议的频率 每种会议都有其合理的发生频率，只有掌握了合理的会议发生频率，才能更高效地利 用各种会议解决问题、达到目的。 1.固定的部门会议 [pic] 2.全体会议 [pic] 3.处理突发事件的会议 [pic] 4.一对一会议 [pic] 会议成本的计算 会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本3种。会议成本是非常可观的 一笔数目，它关系到一家公司的得失成败，因此万万不可等闲视之。 1.会议的时间成本 [pic] 2.直接的会议成本 [pic] 3.效率损失成本 开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降 。由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。效率损失成本包括以下3种情况 ： [pic] 【自检】 请将下列相关选项用横线连接起来。 A、固定的部门会议 ①至少每两月一次 B、一对一会议 ②随时 C、处理突发事件的会议 ③按需要 D、全体会议 ④至少每月一次 ◆见参考答案1-1 【本讲总结】 从某种角度而言，世界是一个时时处处充满会议的世界。高效的会议能帮助我们迅速 解决实践中遇到的问题，然而低效率的会议却往往占据上风，造成时间成本、直接成本 及效率成本的损失。 因此，每个人应从基础做起，深刻理解会议的意义、目的、分类、合理的发生频率以 及如何计算会议的成本，只有先掌握了这些基础知识，才可能使每一次会议都“行之有效 ”。 【心得体会】 ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 第二讲会议效率不高的原因及解决方案 【本讲重点】 会议效率不高的原因及预防性管理 高效会议的八大特征 会议规范 会议效率不高的原因及预防性管理 1．会议的通病——效率不高 小王是一家公司的职员，他对公司会议有自己的一些想法，他的想法反映了许多公司 会议的某些现状，值得我们思考。 [pic] 很多公司往往由于以下原因，开会效率低下： ◆公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开， 或非要安排在事务繁忙的周一开。 ◆许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见。这使得员工疲于奔命，甚至得延 后或放弃参加其他会议。 ◆有些“必须到会”的员工，因为已经与重要客户或政府官员有约在先，根本不能出席 ，这使得会议讨论很难进行。而到场的人往往并非与议题关系最密切的人，所以准备不 充分或者根本来不及准备。 时下有一句很流行的话——“最近比较烦”，对太多像小王一样的职场人士来说，这句话 可以改为“开会比较烦”。开会之所以烦，用小王的话来说，就是“会议常在毫无章法的状 况下进行，甚至毫无意义地延长时间，即使有决议，质量也很低”，简而言之，会议效率 不高。因此，寻找致使会议效率不高的原因就显得格外重要。 2．会议效率不高的原因 会议效率不高通常由以下7种原因造成。在这7种原因中，有3种原因是会议的“致命伤 ”，需要格外警惕。这3种原因是：主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。 [pic] 表2-1 会议效率不高的原因及具体表现 |项 次 |原因 |具体表现 | |（1） |时间 |会议安排在即将午餐的时间， | | | |每个人都饥肠辘辘，无心开会 | | | |。 | |（2） |地点 |会议地点设在经理办公室，致 | | | |使会议被频繁打断，无法正常 | | | |进行。 | |（3） |开会对象的选|必须出席会议的人未到，通知 | | |择 |来的是一些可有可无的参加者 | | | |。 | |（4） |主持人的技能|会议主持人缺乏影响力、说服 | | | |力，被参会者牵着鼻子跑，无 | | | |法达到会议意图。 | |（5） |参会者的技能|参会者发言混乱，既不知如何 | | | |表意，又不知如何引退，致使 | | | |会议失败。 | |（6） |会议的准备工|开会前没有通知与会者相关事 | | |作 |宜，致使会议拖沓而无成效。 | |（7） |开会的原因、|开会的原因、目的和结果在会 | | |目的和结果 |议进行中忽然发现皆不明确， | | | |致使会议毫无意义、宣告失败 | | | |。 | 高效会议的八大特征 与低效率会议相对的就是高效会议，高效会议充分克服了致使会议效率不高的种种不 利因素。高效会议具有8大特征。 [pic] 建议在正式召开会议之前，将高效会议的8大特征一一列出，并随时检验，充分做好 预防性管理，使即将召开的会议能够成为真正意义上的高效会议。 会议规范 会议规范包含3个部分：会议时间安排的规范、固定的会议流程规范以及会议规范本 身。 1．会议时间安排的规范 [pic] ◆上午8- 9点之间，正是员工从家到公司，准备开始一天工作的时候。这个时候的员工，心绪尚且 混乱，还需一段时间才能进入工作状态。因此，试图在这一时间段举行会议、试图让员 工回应会议提议或进行业务分析，从人的生理和心理角度来看，是不现实的。 ◆上午9- 10点之间，员工已经开始进入工作状态。在这个时间段最适合进行一对一的会谈，同样 也是进行业务会谈的最佳时机。 ◆上午10-12点或下午1- 3点之间，最适合调动员工集思广益。大家利用头脑风暴，不断想出新点子、新方法。 ◆下午3- 5点之间，最好不要安排会议。这个时段的员工开始进入一天当中的倦怠期，人人希望马 上回家，在这个时段举行会议往往会事倍功半。 2．会议规范本身 会议规范是指大家达成共识的会议守则。会议规范主要包括以下条款： ◆所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开 会时间。 ◆超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。 ◆所有与会者都要准备在会上发言。 ◆准时开始，准时结束。 ◆各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。 ◆所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别 注意。 ◆意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸”。 ◆会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记录。 ◆所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。 ◆必要时请第三方监控，以保证会议质量。 3．固定的会议流程规范 [pic] 图2-1 固定的会议规范流程 固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点。 （1）一个中心 一个中心是指整个会议的议程。一个中心包括： ■ 会议的开始，具体包括：致欢迎词；阐明会议目的；交流会议议程；介绍时间安排、相 关规章制度；指定会议记录人。 ■ 进行会议讨论，可以分为不同的议程，比如议程一、议程二、议程三等。具体包括：分 享话题和目标；交流信息；产生主意、做决定、确认行动；总结。 ■ 结束会议，具体包括：总结；安排下次会议。 （2）两个基本点 两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪，这两个 基本点是最容易被忽视的。但是，它们却是保证会议成败的关键。所以，一个规范的会 议流程必须包含会前的准备工作与会后的跟踪工作。会前的准备工作与会后的跟踪工作 具体包括写、发备忘录，制定跟踪计划，以及安排下次做汇报的人选等。 【本讲总结】 会议效率不高是当前许多会议的现状。因此，找出会议效率低下的原因就显得格外重 要。通常有7大因素致使会议效率低下，针对这些因素，应在会前充分做好预防性管理。 与此同时，清楚了解什么是高效会议、会议规范有哪些也至关重要，只有掌握了这些 ，才能从正面引导我们如何提高会议的效率。 【心得体会】 ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________
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