记录控制程序DFCPQEOMS-44
1.目的 对DFCP的记录进行有效的控制和管理，以保证能提供生产经营管理活动有效运行的 提供客观证据，为验证和制定纠正和预防措施提供依据。 2.适用范围 本程序适用于与产品质量和体系运行有关的记录控制，包括来自供应商的记录控制 。 3.引用文件 ISO/TS16949：2002《质量管理体系 汽车行业生产性和相关服务性零件组织应用ISO9001：2000的特定要求》 GB/T24001－1996《环境管理体系 规范及使用指南》 OHSAS18001-2001《职业健康安全管理体系 规范》 4.术语 无 5.职责 5.1综合管理部负责记录的标识管理，并指导各部门建立、保存和管理有关记录。 5.2各部门负责按本程序规定的要求对本部门或本系统的记录进行控制。 6.工作流程 |责任单位 |工作内容 |记录 | |各单位 |6.1根据体系运行的要求，编制记录和表格，经相关人员审 | | | |核、批准后分发实施；其中表格的设计由各单位领导审核，| | | |主管经理批准后，由综合管理部统一编号；记录的保存期限| | | |结合记录的用途、国家法律法规要求和档案管理的要求设定| | | |。 | | | |6.2对来自供应商的相关记录，由归口部门按原格式予以分 | | | |类编目和保存。 | | | |6.3各种记录和表格都应有名称、编号、页码、版本号等识 | | | |别标识，综合管理部统一按如下规则进行编号： | | | |DFCP(公司代号) XX 各部（室）简称 XXX 记录顺序号 A | | | |版号 | | |各单位 |6.4记录清单，收集汇总记录，编制“受控文件/记录清单， |记录清单 | | |经部长审核、主管经理批准后，发放实施 | | | |6.5每年进行一次记录清单有效评估 | | |各单位 |6.6记录的填写要求： | | | |记录要按规定要求填写，确保记录的真实、完整、字迹清晰| | | |、准确、可追溯； | | | |记录表格一经填写完成，原则上不允许任何部门或个人涂改| | | |，以确保其原始性、可追溯性和证明作用，并为制定纠正/ | | | |预防措施提供依据。如系笔误或经证实原有记录不准确，可| | | |在原始记录表格上采用“划改”并盖章或签名形式进行更改，| | | |但应保留原有记录表格的可识别性；凡涂、贴、刮方式改动| | | |的记录表格一律作废。 | | | |填写记录时，一律用钢笔/签字笔/圆珠笔填写。填写时字迹| | | |要清晰、整齐、能准确识别，填写人员签名时必须填写全名| | | |。 | | |综合管理部 |6.7记录表格的印制：记录原则上采用表格方式（特殊情况 | | | |除外）填写，记录必须有规定的编号，表格中一般应设制编| | | |制、审核、批准及日期栏目。各程序规定的记录表格及各部| | | |门（包括本系统）用的记录表格均在每年10—11月份，将下 | | | |年度记录表格的需求计划经部门领导签字后交综合管理部，| | | |由其编制记录表格需求计划，交采购部实施。 | | |各相关部门 |6.8记录分析评估和分发：对采购、销售、生产和检验及供 | | | |应商和顾客的记录，记录人员要及时进行分析评估，分析质| | | |量数据的趋势和潜在问题，并将存在的不合格和可疑异常情| | | |况及时报告本部门领导及相关部门，以便及时采取纠正和预| | | |防措施；必要时将相关记录提供给顾客。 | | |各相关部门 |6.9记录的收集、归档： | | | |各部门按体系文件规定形成的记录，由各类人员负责填写，| | | |经审核后，按规定的时间和要求向有关部门或人员传递。 | | | |各记录保存的部门负责收集和管理体系文件规定而形成的记| | | |录，按月进行分类汇总，装订要整齐、结实、美观，便于检| | | |索，并进行分析。 | | | |各部门要将记录贮存在资料柜中，做好防火、防盗、防潮、| | | |防光、防尘、防有害生物、防污染等工作。 | | |各部门 |6.10记录的查阅/借阅： | | | |查阅/借阅记录必须经记录管理人员同意后，方可查阅/借阅| | | |。与欲查阅的记录内容无直接关系的人员，无权查阅/借阅 | | | |。 | | | |原则上只限在保管处查阅记录，外借必须填写“记录借阅单”| | | |，经记录保管部门领导批准后方可借阅。 | | | |查阅/借阅人员应爱护记录，不准在记录上私自涂改和撕毁 | | | |，保护记录的完整和清洁，由各部门负责对借阅归还的记录| | | |进行检查，检查是否有拆页、更改等情况发生，发现以上问| | | |题时，要追究其查阅/借阅者的责任。 | | | |顾客查阅记录时，须经记录保管部门主管副总经理批准后，| | | |方可办理查阅手续，有关部门要为顾客或其代表提供必要的| | | |方便。 | | | |体系审核时，各部门接到审核通知后，要向审核人员及时提| | | |供需要检查的记录。 | | | |出于法律证实、处理质量纠纷或其他目的的需要借阅记录时| | | |，经总经理批准后，借阅人向记录保管部门办理借阅手续。| | |各部门 |6.11记录的处置： | | | |超过保存期限的记录，由各部门记录管理人员提出记录销毁| | | |申请，填写“记录销毁申请表”，经部门领导批准后，由记录| | | |管理人员执行销毁，部门领导进行监销。 | | | |记录的处置方式为焚烧或粉碎。 | | 7.支持性文件 无 8.质量记录 |序号 |名称 |保存期限 |编号 | |1 |记录明细表 |长期 |DFCPZH010A | |2 |记录表格增、减更改审批单 |五年 |DFCPZH012A | |3 |记录借阅单 |三年 |DFCPZH013A | |4 |记录销毁申请单 |三年 |DFCPZH014A | | | | | | | | |更 | | | | | | |改 | | | | | | |记 | | | | | | |录 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |标记 |处数 |更改文件号 |签字 |日期 | 批准：余铭星 审核：赵寿鹏 编制： 李永祥 日期：2003/6/29 日期：2003/6/28 日期：2003/6/12 记录控制程序流程图 ----------------------- 记录编号 记录种类 保存期限 保存部门 建立记录清单 审批 实施记录 分析利用 需要时提供给顾客 收集存档 保存 保密 查阅 批准 不能提供 定期销毁 永久保存
记录控制程序DFCPQEOMS-44