记录控制程序
|程序文件 | B4.2-3记录控制程序 |版次/修订状态：A/0 | | |第 1 页 共 3 页 | | | | |日期：2003.7.18 | |1目的 | |用记录证实产品质量符合规定要求，质量体系运行有效及实施必要的追溯。 | |2 范围 | |本程序适用于本公司质量体系运行，产品质量验证和来自供方记录的控制。 | |3 职责 | |3.1 供销科负责 | |供方记录的长期归档保管。 | |3.2 生产技术科负责 | |生产技术记录的归档保管。 | |3.3 检验科负责 | |检验记录的归档保管。 | |3.4 办公室负责 | |a.）全厂记录的统一控制； | |b）.除上述3.1~3.3以外的全厂质量活动记录的收集及长期归档管理； | |3.5 质量负责人负责记录控制的全面领导。 | |4 程序 | |4.1记录的标识、编号、发放、更改及其文件格式 | |4.1.1各部门负责人组织有关人员编制本部门控制条款所需记录的文件 | |格式并予以审阅 | |4.1.2记录发放时经办公室统一印制，不再登记，当记录填写后须按文件发放时，| |执行《文件控制程序》。 | |4.1.3办公室对所有记录编号、更改、作废销毁时均执行《文件控制程序》，并填写| |其中记录。 | |4.2记录的填写及填写失误的更改 | |4.2.1填写应做到： | |a）不得使用铅笔填写； | |b）字迹工整，清晰，标点符号、计量单位准确； | |c）各个栏目的文字含义明确，具有可追溯性； | |d）有效数字位数完整，计算公式、给定常数齐全，使用依据明确有效； | |e）活动的日期及其责任人、审批人签字齐全且符合程序文件的规定； | |f）记录的页次应予以明示； | |g）必要时，应标注相关的附件名称及其份数。 | |4.2.2填写失误的更改 | |a）填写失误时不得涂抹，不得在原有文字上进行更改； | |b）应将错误的内容划一斜杠，在其附近空白处填写正确的内容，然后应注明更改| |人的姓名及更改日期。 | | | | | |4.3记录的保管 | | | |4.3.1记录的保管分现场保管、部门保管和归档保管三种形式。 | 4.3.2记录的保管部门、人员及责任 a）现场保管由记录的填写人予以承担应保障其可靠及有效传递； b）部门保管由各部门的文件管理员予以承担，每月将现场使用完毕的质量记录从现场收 回，装订成册，按期归档。对于本部门长期保管的记录应进行编目登记，填写“记录保管 登记表”，并按程序文件规定的日期予以归档。应保障其有效使用和齐全完整； c）归档保管应按4.3.3规定的部门及人员予以承担并按本程序实施归档保管的要求，各 类记录按《记录控制清单及保存期限》规定保管期限。归档保管的记录应由其责任人填写 “文件发放及运行状态登记表”，应保持登记内容及份数与实物相符。不同用途、不同部 门、不同载体的记录应适当区别存放及保管。 4.3.3记录归档保管的分工 a）供销科的文件管理员负责全厂供方记录的长期归档保管； b）办公室的文件管理员负责上述a.规定以外的其它质量记录的长期归档保管。 4.3.4长期归档保管质量记录的场所应具有防潮湿、防鼠害及其它防止损害的环境条件。 存放质量记录的器具应专物专用，不得将质量记录与其它资料、图书、办公用品等杂物 混放。当质量记录利用计算机管理、以硬拷贝或电子媒体的形式贮存时，应具有防病毒 感染，防磁等抗干扰的安全措施。 4.4记录的查阅和借阅 4.4.1本厂人员因工作需要而查阅记录时，由保管部门负责人同意后查阅。 4.4.2顾客或其代表查阅时，应经管理者代表同意，可指定人员引导，到该记录保管部门 查阅，以可由保管部门提供复印件。 4.4.3第三方质量体系审核查阅质量记录时，应由质量负责人通知归档管理责任人提供。 4.4.4记录的原件一般不得由各种查阅人员带走，必要时内部人员需经质量负责人批准， 填写《记录借阅登记表》，并及时归还，不得丢失。凡复印或抄录质量记录时，应在《记录 借阅登记表》的相应栏目中予以注明且经质量负责人批准，由归档保管责任人负责原件的 提供并监督其复印或抄录的实施。 5 相关文件 a）C4.2.3《记录控制清单及保存期限》 6 记录 a）.D4.2.3-1《记录保管登记表》 b）D4.2.3-2《记录借阅登记表》
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