??管理程序
记录管理程序 1目的范围 对质量、环境及OHS管理体系所要求的记录予以控制，本程序适用于为证明产品符合要求 和质量、 环境及OHS管理体系的有效运行的所有记录。 2职 责 2．1总裁办负责所有记录管理工作的具体指导、监督和检查。 2．2各单位办公室负责管理本单位产生的各种记录。 2．3总裁办每季度对各单位质量、环境及OHS记录的编号、填写、收集、保存、查(借)阅 、复制、更 改、f刁档、处理等情况进行检查。 2．4各单位办公室每季度对其下级部门的质量、环境及OHS记录的编号、填写、收集、保 存、查(借) 阅、复制、更改、y刁档、处理等情况进行检查。 3工作程序 3．1，搬办负竞电拟洞攻／淅5拥的所有昭控质量／环劳OHS记和萨嘲。 3．2各单位办公室负责建立本单位现场使用的所有《受控质量／环境／0HS记录清单趴 3．3各单位下级部门文件资料管理员负责建立本部门现场使用所有《受控质量／环境／0 HS记录清单趴 3．4记录管理流程图： 孑；—)记禾的编亏 严格执行《文件资料编号规定凯 3．6记录的填写 3．6．1填写记录时，要严格按规定格式用圆珠笔或钢笔填写，且要及时、真实、准确、 内容完整、字 迹清晰，不得随意涂改． 3．6．2若有不能或无需填写的项目，应将该项目用单线划去(以电子邮件形式传递的记 录除外)． 3．6．3若有填写错误可划改，并在划改处加盖更改人的手章． 3．6．4各种记录必要时需由相关责任人与负责人的印章或签名。 3．7记录的更改、换版、作废、销毁与归档 3．7．1各单位可根据工作需要对本单位使用的记录格式提出更改，并在更改记录生效即 日起废止原记 录，具体执行《文件资料控制具体实施办法》有关文件更改的规定。 3．7．2若记录超过保存期或有特殊情况需要销毁时，由土管部门文件资料管理员填写《 文件处理单》， 经部门负责人审核后，由文件资料管理员执行销毁。 3．7．3若有特殊原因仍需保存的记录，由主管部门文件资料管理员填写帕件处哩／糊， 经部门负责／＼审核 后，移交公司档案室继续归档保存。 3．7．4各单位编制的质量、环境及OHS记录格式， 由主管部门负责人审核，主管单位第一负责人批准 后生效，且交档案室备案。 3．8记录的收集 各单位及使用部门随时对本单位或本部门的记录进行收集、整理，并按《受控质量／环境 ／0HS记录清 单》规定的期y醒桁保存或销毁。 3．9记录的保存、查(借)阅、复制 3．9．1各单位或部门必须将现场使用记录分类后，依据日期顺序整理好，存放在干燥、 通风的环境中， 以防止变质、受损或丢失。 3．9．2记录的查(借)阅或复制必须经主管领导批准后方可进行，同时由文件资料管理员 填写《文件 查(借)阅／复制登记表》，作好查(借)阅或复制登记。 3．9．3若合同中有特殊规定时，顾客或经销商可在商定期内查(借)阅或复制质量、环境 及OHS记录， 并由主管部门文件资料管理员填写《文件查(借)阅／复制登记表》，经部门负责人审核， 管理者代表批 准后方可查(借)阅或复制。 4相关文件 《文件资料控制具体实施办法》 《文件资料编号规定》 《质量记录控制具体实施办法》 5记 录 《文件处理单》 《文件更改(申请)通知单》 《受控质量／环境／0HS记录清单》 《文件查(借)阅／复制登记表》 起草人： 闫孟新 审批人：雷永胜 生效时间：2002／8／20
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