管理性文件控制程序DFCPQEOMS-42
1. 目的 对与DFCP管理有关的所有管理性文件进行有效控制，防止DFCP生产经营管理活动各 个场所使用无效版本的管理性文件，确保所有管理性文件处于受控状态。 2. 适用范围 本程序适用于DFCP管理性文件（包括外来和顾客提供的文件）编制、审核、批准、 分发、更改、作废全过程的管理活动。 3.引用文件 ISO/TS16949：2002《质量管理体系—汽车行业生产性和相关服务业零件组织应用ISO 9001：2000的特定要求》 GB/T19001：2000《质量管理体系 要求》 GB/T24001：1996《环境管理体系——规范及使用指南》 GB/T24004：1996 《环境管理体系——原则、体系和支持技术通用指南》 GB/T28001：2001《职业健康安全管理体系——规范》 4.术语 GB/T19000：2000《质量管理体系 基础和术语》 GB/T24001：1996《环境管理体系——规范及使用指南》 GB/T28001：2001《职业健康安全管理体系——规范》和管理手册中的有关术语和定义。 5.职责 5.1综合管理部负责行政公文的审核、归档、分发、更改和管理的控制；负责外来管理性 文件的接收、转发；负责组织职责范围、岗位工作标准、企业管理标准（包括规章制度 ）、岗位规范和记录表格的编制、审核、分发、更改和管理的控制。 5.2质量部负责管理手册、质量管理体系程序文件的编制、审核、分发、更改和管理的控 制。 5.3生产装备部负责环境/安全管理体系程序文件的编制、审核、分发、更改和管理的控 制。 5.4各部门负责本部门与企业管理有关的管理性文件的编制。 5.5总经理/或副总经理负责各自分管部门的管理性文件的批准。 6.工作流程 |责任单位 |工作内容 |记录 | | |6.1管理性文件分类： | | | |职责范围、岗位工作标准、岗位作业文件； | | | |管理手册； | | | |一体化管理体系程序文件； | | | |行政公文； | | | |公司内部支持性管理文件（包括企业管理标准、规章制度）和记| | | |录表格等； | | | | | | | |外来文件：各类法律法规、标准和必要的参考资料及顾客提供的| | | |管理性文件等； | | | |6.2管理性文件的编制、审核、批准 | | |综合管理部 |6.2.1职责范围由综合管理部编制，经公司办公会审定，由总经 | | | |理批准发布后实施。 | | |综合管理部 |6.2.2岗位工作标准、岗位规范由综合管理部组织岗位所在部门 | | | |编制、经该部门主管（部长/经理/厂长）审核，主管副总经理批| | | |准后发布实施。 | | |质量部 |6.2.3组织编制管理手册，经管理者代表审核，总经理批准后发 | | | |布实施。 | | |质量部 |6.2.4一体化管理体系程序文件由质量部/生产装备部组织相关部| | |生产装备部 |门负责编制，由编制部门主管（部长/经理/厂长）审核，主管副| | | |总经理批准后发布实施。 | | |综合管理部 |6.2.5行政公文由公文发起人所在部门负责编制，综合管理部部 | | | |长审核，公文发起人所在部门主管副总经理批准后发布实施。 | | |综合管理部 |6.2.6企业管理标准、规章制度、管理办法由综合管理部提出， | | |各部门 |相关部门编制，编制部门主管（部长/经理/厂长）审核，主管副| | | |总经理批准后发布实施。 | | |综合管理部 |6.2.7记录表格由综合管理部组织各部门编制，编制部门主管（ | | |各部门 |部长/经理/厂长）审核，主管副总经理批准后发布实施。 | | | |6.3文件的分发 | | | | | | | |文件分发采用通过DFCP综合信息网以电子媒体和书面文件两种形| | | |式分发。 | | | |6.3.1书面文件形式分发流程 | | | |6.3.1.1文件分发前由文件审核部门负责编制“×××文件发放范围”| | | |，报主管副总经理批准。 | | |各文件分发部|6.3.1.2按照“×××文件发放范围”的规定，填写“文件发放登记表”|文件发放| |门 |，对文件编号、登记、分发。 |登记表 | | |6.3.1.3发至DFCP内部与企业管理有关的管理性文件均为受控文 | | | |件，发给认证机构的一体化管理体系文件也为受控文件，分发时| | | |将分发顺序号作为受控号填写，分发顺序号按发出的先后顺序依| | | |次排列，分发一体化管理体系文件及支持性管理文件时，在其封| | | |面或首页加盖红色“受控”印章作为受控文件的标识。 | | |主管副总 |6.3.1.4作为资料和信息发给顾客、供方或相关方的管理性文件 | | | |为非受控文件，由主管副总经理审批后编号发放，非受控文件不| | | |受更改和控制。 | | |主管副总 |6.3.1.5DFCP需要购置的标准、法律法规，由所需部门提出购置 | | |综合管理部 |申请，经总经理/或副总经理批准后，由所需部门购置，购置后 | | | |由综合管理部资料室登记、编号，并向相关人员分发。 | | | |6.3.2以电子媒体形式分发流程 | | | |6.3.2.1文件分发前由文件分管部门负责编制“×××文件发放范围”| | | |报主管副总经理批准。 | | | |6.3.2.2文件分管部门按照“×××文件发放范围”的规定通过DFCP综| | | |合信息网向应得到文件的部门和个人分发文件。 | | | |6.3.2.3文件分管部门在分发电子媒体版本文件时，要加密处理 | | | |，并且要设置口令，防止其它人员私自更改。 | | | |6.3.2.4文件分管部门需在软盘／或光盘上标明文件名称、编号 | | | |，并盖上红色“受控”印章，按6.4.6条款执行。 | | | |6.4文件的控制要求 | | |各部门 |6.4.1DFCP各部门要对管理性文件精心管理，防止管理性文件受 | | | |潮、损坏、变质或丢失。 | | | |6.4.2查阅、借阅文件时，必须在“借阅登记卡片”上签字，借阅 |借阅登记| | |的文件要按期归还。 |卡片 | | |6.4.3作废和超保管期的文件，由文件分发部门负责收回，在“文| | | |件发放登记表”上做好记录，并组织鉴定，对需要销毁的文件， | | | |由文件分发部门自行销毁。 | | | |6.4.4为积累知识作为资料保存的失效文件，由留用部门提出申 | | | |请，经文件分管部门负责人批准，在文件首页上加盖“失效留用”| | | |红色印章，并在“文件发放登记表”上做好记录，由申请留用部门| | | |保管。 | | |各部门 |6.4.5持有文件的人员离岗，应由文件分发部门及时收回其领取 | | | |的受控文件。当DFCP内部机构调整或变更时，文件分管部门负责| | | |协调处理文件的交接工作。当文件严重破损或丢失时，使用人到| | | |文件分发部门办理文件更换或补发手续。此时，仍使用原分发号| | | |为文件的受控号。 | | |各部门 |6.4.6所有文件审批的原稿／或软盘／或光盘（以电子媒体形式 | | |技术开发部 |发布）由文件分管部门负责归档保存，归档文件的保存期限一般| | | |为3年；由于软盘容易损坏，一般隔一月应重新备份，重新备份 | | | |的软盘按6.3.2.4条款重新标识，旧软盘作报废处置；对于一体 | | | |化管理体系文件每半年由技术开发部刻录成光盘归档保存，具体| | | |要求按〖档案管理标准〗的有关规定执行。 | | |文件分发 |6.4.7受控文件复印件由文件分发部门加盖红色“受控”印章或文 | | |部门 |件批准人签字，否则复印件无效。复印件的编号方法：在原件编| | | |号的后页加注－1或－2作为受控号，以便发放登记。 | | |各部门 |6.4.8所有没有盖红色“受控”印章的文件作为非受控文件（包括 | | | |从网上下载的电子文件）。 | | | |6.5文件的更改、作废 | | |文件编制 |6.5.1文件修订或更改时，由原编制部门提出“文件更改申请单” |文件更改| |部门 |，报原审批部门和人员负责审核、批准。当原编制或审批部门因|申请单 | | |机构调整已被撤消时，由具有相应职能的部门和人员负责文件更| | | |改的提出或审批，但必须获取原审批所需的背景资料。 | | |文件分发 |6.5.2文件分管部门接到“文件更改申请单”后，对“文件发放登记| | |部门 |表”中的所有文件实施更改。 | | |文件分发 |6.5.3文件的更改方式采用划红线、换页和换版 | | |部门 | | | | |划改：部分更改采用“划改”的方法，在原有文件相应条款处进行| | | |修改。即在原有文字上划两道横线，并在原有文字的适当位置写| | | |出更改后的内容。 | | | |换页：为保持文件的严肃性和便于阅读，文件累计更改面积不得| | | |大于该页有效面积的1/4或划改次数不得超过4次，否则必须作换| | | |页处理。文件使用人员负责进行换页处理，作废页按本程序6.4.| | | |3条款的规定统一销毁。 | | | |换版：文件有重大更改或重新排版时需要换版，换版工作按本程| | | |序6.2条款的有关规定执行。新版文件生效时，原版文件同时作 | | | |废。换版的作废文件由文件分发部门负责收回，按本程序6.4.3 | | | |和6.4.4条款的规定统一销毁。 | | | |以电子媒体分发的文件更改由文件分发部门直接在DFCP综合信息| | | |网上...
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