管理性文件控制程序
集团公司程序文件 QG/ZT0102—1997 管理性文件控制程序 1997-05-25发布 1997-06-01实施 集团公司发布 集团公司管理性文件控制程序 1 目的和适用范围 为了便于对质量体系中管理性文件进行控制,确保体系良好的运行;使各单位使用的 管理性文件都是有效版本,特制定本程序。 本程序适用于集团公司质量体系运行中受控的各种管理性文件。 2 相公文件 QG/ZT0103-1997《管理性文件编写规定》 QG/ZT0102-1997《管理性文件编号规定》 3 目标与原则 通过实施本程序,使体系更加完善,保证文件处于受控,使公司管理规范化、制度化。 文件控制的原则:有效,运用。 4 职责 4.1企管办负责对管理性文件统一归口管理；包括对文件对文件的登记、编号、发放、回 收、存档。 4.2办公室负责协助企管办对文件的发放。 4.3各公司,各部门负责设立专门的资料员对文件的管理。 5 管理内容 5.1文件的编写与审批 5.1.1质量手册与程序文件由管理者代表组织编写；质量手册经管理者代表审核，由总裁 批准。程序文件由各职能部门负责人会审，由总裁批准。 5.1.2管理性其它文件由企管办组织编写，文件编写参照《管理标准编写规定》部门级工作 文件由各部门负责人批准；公司级管理性文件由企管办审核，由总裁批准。 5.2文件的发放 5.2.2文件的发放前，由资料员根据集团公司特点制订“文件发放规定 表”，具体规定发放部门、人员和数量，经部门负责人审批后，资料员严格按“发放规定 ”发放文件。 5.2.3文件发放时应在文件的在每页上加盖发放编号、是否受控印章；资料员将发放的文 件登记在“发放登记表”上，使用部门经手人签字。每件文件都应有不同的规定号，以便 于追溯。 5.2.4在下列三种情况之一时，文件使用单位（使用人）需填写“文件领用申请表”（表号 ：ZT质管11），经文件管理部门负责人审批后，资料员可按5.2.3条规定发放。使用单位 （人）不得随意借用他人文件复印。 a.在“发放规定”中没有要求发放的； b.发放的数量多于“发放规定”要标的； c.领取后遗失的。 5.2.5当文件使用人的文件破损严重影响使用时，应到文件管理部门办理更换手续，交回 破损文件，补发新文件。新文件的分发仍沿用原文件的分发号，资料员并此破损文件销 毁。 5.3文件的回收 5.3.1在上列情况之一时原文件应收回： a.原文件现已修订更加； b.生产性文件再次发行； c.使用单位合并撤消或使用人调离。 5.3.2资料员对收回的有效文件可按规定重新发放，无使用价值的文件应盖“作废”印章， 按5.5条规定及时销毁。 5.3.3回收的文件由资料员验收，并在“发放登记表”（表号：ZT质管12）上签字，写明回 收日期。 5.4文件的更改和挽版 5.4.1程序文件的更改时要由提出人或提出部门负责人填写“体系文件更改通知”注明更改 原因和更改情况；并在需更改的条文右边写上更改标记。更改标记用加圆的小写英文字 母表示，（例如：＠）经相关部门负责人审核，由总裁批准。 5.4.2当程序文件的同一条文更改多次或多次更改后阅读理解困难，可采用换页更改，换 页后该页修订码序号要递增，例如：“00”填至“01”。 5.4.3质量手册一般采用换页更改方法。 5.4.4管理性文件更改按5.4.1条执行。 5.4.5当质量体系文件更改后，使文件结构发生变化或集团经营环境、产品结构、管理体 制发生较大变化时，相应的文件应予以挽版，挽版后版本号要按英文字母顺序递增，例 如：“A”版改办“B”版。 5.5文件的销毁 5.5.1文件销毁的对象与条件 a.凡符合5.4.1条a、b两条规定的文件； b.经清理和鉴定，确属无法使用及无保管价值的文件； c.已超过保管期限的文件。 5.5.2文件的销毁程序 5.5.2.1符合销毁条件的文件由资料员填写“销毁清单”（表号：ZT质管13），经部门负责 人批准后方可销毁。 5.5.2.2资料员凭签字手续齐全的销毁清单负责执行销毁，销毁时应由部门负责人或部门 负责人指定一人参加监销，销毁后参加销毁的资料员和监销员应在“销毁清单”上签字， 并注明销毁日期。 5.5.2.3被销毁的文件应及时在接收登记册上注销。 5.6管理性文件的编号按QG/ZT0102-1997《管理标准编号规定》执行。 5.7文件的管理 5.7.1文件经拟制审核批准后，原版文件交由资料员填写“归档登记表”进行归档。 5.7.2需临时借阅文件的人员须经文件管理部门负责人批准方可借阅，对原版文件一律不 外借，防止文件丢失或损坏。 5.7.3资料员应经常对文件的有效性进行检查，对有问题的文件及时处理。 5.8外部文件的控制 5.8.1对外来文件需直接采用的须经文件管理部门负责人审批后，房客应用。 5.8.2对发放到成员企业的文件须经负责人审批后，才能发放，并予以按5.2.3条规定发 放。 5.9各公司（厂）各职能部都应使用相应的文件的有效版本。 6 质量记录 ①文件发放规定 ②文件发放记录 ③文件领用申请 ④文件销毁记录 ⑤文件更改记录 ----------------------- [pic]
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