工作文件的编写
|文 件 名 |工作文件的编写 | |电子文件编码 |ZLWB005 |页 码 |4-1 | |●工作文件的概念 | |工作文件是针对岗位、工序或具体过程环节规定具体操作步骤、内容和方 | |法的文件。它主要 | |是指工作细则(规程)和作业指导书。工作文件涉及到组织的各个部门及方 | |方面面，其中工作 | |细则(规程)主要是提供给科室和管理部门人员使用，如部门岗位职责、供 | |应商评估工作细则 | |、库房物料管理规程等等；作业指导书主要对现场工作人员的操作步骤和 | |要求提出具体的指 导，如工序作业指导书、检验或试验指导书等等。 | |工作文件和程序文件是有差别的，程序文件一般用于管理层和各部门、科 | |室，而工作文件是 | |具体操作者使用的文件。程序文件主要是对一项活动的职责、工作范围、 | |工作步骤作了规定 | |，对具体工作细节通常都没有进行规定。工作文件是针对某一具体工作做 | |的详细规定，并提 | |出了允许做和不允许做等注意事项。一般情况下程序文件涉及到部门，而 | |工作文件只针对其 | |具体的工作或作业，只针对某一具体岗位而制订。它是在现场应用较广泛 | |的文件。 | |工作文件的编写既要总结、吸取以往工作的经验和教训，又要采纳先进的 | |技术和方法，它是 | |对怎样工作或作业的科学描述。工作人员在现场工作过程中，如果确实按 | |照工作文件的要求 | |去操作，就可以避免出现差错。工作文件对工作细节的正确描述，保证了 | |现场工作各个环节 准确无误地进行，可以使现场处于受控状态。 | |由于工作文件是质量管理体系文件的基础性文件，是程序文件的支持性文 | |件，是以标准为依 | |据、以现场受控为目的的基础性文件，因此，建立和实施作业指导书，有 | |利于现场工作的标 准化和科学化。 | |文 件 名 |工作文件的编写 | |电子文件编码 |ZLWB005 |页 码 |4-2 | |●工作文件的作用 | |(1)提高工作质量 | |工作文件对工作细节作了详细的规定，特别是对于那些科研开发、作业复 | |杂的工作，对其提 | |高工作质量很有成效。它可以帮助工作人员一步一步地按照工作要求去完 | |成作业。然后通过 质量记录，对工作过程进行必要的控制和鉴证。 | |(2)为管理层提供必要的质量信息 | |现代管理已经进入到信息管理时代，利用信息进行管理最为迅速、经济、 | |有效，而工作文件 | |明确地规定了完成某项工作或作业所必须填写的质量记录。这样，就可以 | |通过工作文件去检 | |查原始记录，为管理层提供必要的质量信息，以便及时地发现存在的问题 | |，采取有效的纠正 措施。 | |(3)有利于对组织职员开展培训，提高职员素质 | |工作文件为职员培训提供了素材。由于工作文件是现场工作过程中应用的 | |文件，它具有很强 | |的针对性，所以利用工作文件对在岗的职员进行培训，常会取得良好的效 | |果。尤其对新上岗 | |的职员培训，可以尽快地帮助他们熟悉工作，提高其素质。 | | | |●工作文件的编制原则及其注意事项 | |(1)工作文件的编制原则 | |①适宜性原则 | |在组织里，并不是每一项工作、每一个工作岗位都需要工作文件，一般是 | |在较复杂的、技术 | |要求高、容易出现问题的工作环节上使用。一般情况下确定是否使用工作 | |文件，以如果没有 工作文件就不能保证服务质量为原则。 | |文 件 名 |工作文件的编写 | |电子文件编码 |ZLWB005 |页 码 |4-3 | |②指导性原则 | |工作文件详细而准确地描述工作或作业，对指导操作起着重要作用。如作 | |业指导书中规定了 | |作业目的、作业前的准备工作、需确认的事项、作业的顺序、作业时应注 | |意的事项等方面， 使从事该项作业的人对作业有清楚而准确的了解。 | |③可操作性原则 | |工作文件的目的就是为了给操作者以足够的指导，以便帮助他们高质量地 | |完成所规定的工作 | |，所以应具有很强的可操作性。应能使从事该项工作的人员，即使是一名 | |新手，经过短时间 | |的培训和学习，也能够利用工作文件准确无误地按照其要求把工作做好。 | |可操作性是编写工 作文件的一个非常重要的原则。 | |(2)编写工作文件应注意的事项 | |①语言准确、简练 | |编写工作文件所用的语言要尽量精练，意思要清楚，用词要准确，无需用 | |任何华丽的词句，只要按要求写清楚即可。 | |②注意总结经验教训 | |工作文件不仅要把工作中成功的经验叙述清楚，写出：“应该怎么做”，而 | |且要把教训总结 | |出来，如在作业指导书中往往还要写出：“不应该怎么样”。要写好工作中 | |的注意点及注意 事项，以避免作业者出错。 | |●作业指导书的基本内容及格式 | |一般作业指导书需要统一格式，其内容顺序如下: | |(1)作业目的 | |文 件 名 |工作文件的编写 | |电子文件编码 |ZLWB005 |页 码 |4-4 | |作业目的是指完成此项工作所应达到的目标和结果,也就是为什么要进行此| |项作业,完成此作 业要达到的技术指标等。 | |(2)作业前的准备和确认事项 | |作业前的准备和确认工作一般包括:设备的状态确认、作业图纸和工作指令| |的确认、各种基 准的确认和作业前应准备的工具、作业台的整理等。 | |(3)作业流程 | |作业流程是指导完成该项作业标准化的作业顺序及步骤。作业流程规定了 | |每一步骤的具体操 作要求和操作内容等等。 | |(4)作业注意事项 | |作业注意事项是指完成每作业步骤应注意的问题,并且要写上由于不注意以| |上的要求可能发 生的不良现象。 | |(5)其他注意事项及特殊事项 | |主要是写处理异常的程序以及对于关键问题、特殊需求确认的规定。 | |(6)工作图 | |如有必要可以附上工作图,在作业指导书中的正文部分,适当地穿插必要的 | |图示加以说明。 |
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