六、文字沟通技能训练
文字沟通技能训练 目的 一、 通过对目前的和期望的文字沟通效果，确认改善的领域。 二、通过掌握有效的文字沟通技能，获取更好的结果。 三、培养和发展文字沟通技能。 文字沟通分析单 阅读下面的各项内容和要求，完成后面的分析表。 1． 在分析表的第一栏，根据你的工作填写那些你经常要写给他们文字材料的人（或一类人 ）的姓名（或职务）。 2． 我们将文字沟通材料分为三类： "肯定"的文字沟通； "否定"的文字沟通； 指示做什么的文字沟通。 在分析中，我们要把精力集中在最常用的文字沟通材料上-- 信件，包括备忘录，便条和各种类型的信。现在，开始填写第一栏，然后确定写给每个 人的文字沟通材料类型（即"肯定"型、"否定"型和指示做什么类型），并把它们填写在 第二栏里。 3． 在第三栏中确定这些信件属于下面两种情况的哪一种： 由你直接写给他们的； 对他们的文字沟通材料的回复。 4． 在第四栏，根据对你工作的重要程度，将第一栏填写的受信人进行排序。 5． 在第五栏，根据你写给第一栏人的困难程度进行程序。如果需要，可做补充说明。 6． 检视已填写的所有内容，确定应对哪类文字沟通材料加以重视，并把你的决定记在第六 栏中。 分析表 | 主要受信 |“肯定” |直接回复|受信人的 |写给受信人|是否应 |备 注 | |人 |“否定” | |重要程度 |的困难程度|加以注意| | | |“指示” | | | | | | |　　 |　 |　 |　 | | | | 文字沟通 一、 有效的文字沟通 1． 传达必要的、精确的信息。 2． 发信者的表述对特定的情境应是恰如其分的。 二、提高文字沟通水平应注意三个阶段 1． 写作准备阶段： 思考： 写给谁？ 写什么？ 为什么？ 提纲： 主要点 使用索引卡 整理： 按逻辑排列各要点的位置 去掉无关的和重复的内容 2． 写作过程 文字沟通有三种主要类型： ① 肯定型 ② 否定型 ③ 指示型 ① 写肯定型： 直接给出好的消息 解释好消息 用好的祝愿结束 ② 写否定型： 用"缓冲"式的自然叙述开头 在给出坏消息之前加以解释 告诉坏消息 如果可能，建议某些可能的选择 用好的祝愿结尾 ③ 写指示型： 以一种具有吸引受信人注意力的叙述开始 表述建议或要求，及可能的利益 清楚地指示受信者应如何去做 鼓励克服困难，尽早完成工作。 3． 检查 ① 是否表述准确。 ② 是否有不适当的描述。 ③ 有否文法、文字上的错误。 文字沟通技法概要 要想通过文字的沟通达到预期的结果，表达的准确性是至关重要的。在工作中，人们经 常要用文书的形式来转达信息；因而文字沟通的有效性是管理者必须熟练掌握的一种基 本管理技能。 文字沟通的内容千差万别，但其写作可归结为三个阶段： 1． 写作前的准备阶段； 2． 写作过程阶段； 3． 写作后的检查阶段。 1． 写作前的准备 ① 思考： a) 写给谁--你是写给谁看的。 b) 写什么-- 确认你所要发送出去的信息。如果你是回复一个信函，就要分析交弄清回复的关键点。 c) 为什么--为什么需要写？达到的目的是什么？ ② 提纲 把你准备写的关键全都列出来，这对尔后的写作及修改都有帮助。 ③ 整理 根据提纲，把你所要表达的要点按逻辑编排顺序，去掉那些无关的和重复的内容。 完成上述三步，就可以着手写了。 2． 写作过程 有人曾经说过：在写作过程中，写作的目的要绝对清楚地牢记心中。在信件写作方面， 虽然内容千差万别，但大致可以分为三类： （1） 转达肯定的信息； （2） 转达否定的信息； （3） 转达指示的信息； （1） 转达肯定信息信件的写作方式。 这类信件可能是同意某种请示，提供一个机会，或者是一些好的消息。在写这类信件的 时候，可按下列格式进行： a) 直接了当地给受信者好消息，使之高兴。 b) 然后解释这个好消息，目的是解除受信者可能产生的一些疑问。 c) 用好祝愿来结束信件，目的是使受信人知道，你在与他分享愉快的感觉。 （2） 转达否定信息信件的写作方式。 这种信件可能是对要求的一种否定，或者是一个坏消息。下面几点是写这类信件时的格 式： a)信的开始以一种自然的、渐进的方式叙述，为受信者接受坏消息先行辅垫。 b)在给出坏消息之前给出一些背景方面的信息，对受信者进行暗示，使之有进一步的思 想准备。 c)给出坏的消息，要清楚、准确。不能使受信者产生误解。 d)如果有可能的话，建议选择其他方式，这样做减缓受信人的心理压力，使之易于接近 现实。 e)用良好的祝愿结束信件。不要为坏消息辩解，以免引起反感。 （3） 转达指示的信件写作方式。 这类信件一般是指示他人进行某项工作，开展某些活动、同意你的见解或提供你的信息 等。下列几点是写作这类信件应注意的： a) 信件的开头对受信人应具有吸引力，使其有兴趣读下去。吸引受信人的方法可以用直接 的提问（例：你想获得……），也可以是直接的叙述（例：这是你……），或者是一种命令 式的口气。 b) 表述事实、要求或建议。当这些与某种利益有关时，使受信者屈从。 c) 清楚地指示受信者如何去做。 d) 鼓励受信者克服困难，尽快完成任务。 3． 写毕后的检查。 信件完成以后，应检查： a) 是否有不准确的地方，如错误的描述、夸大的事实、忽略的问题或错误的数字、日期等 。 b) 有否文法、文字上的错误。 文字沟通练习 第一部分 写一封信或便条，应清楚地、简明扼要地表达你要说明的问题。下面是一项练习，要求 每个学员写一封信，然后分成两至三人一组，互相传阅你们所写的信，并根据各自对信 的不同见解进行讨论。 信的背景材料。 1． 这是一封复信，信中你要拒绝来信者的请求。 2． 来信者是一位骨干员工，他提出脱产进修的要求。 3． 在写信前，先新闻记者一下你手中的有关材料，然后独立完成它，写在下面的空白处。 第二部分 下面分组，相互传阅信件，就下面几个项目完成对信的评价： 1． 是否清楚地表达了自己的目的。 2． 信的结构是否符合前面所讲的要求。 3． 换种方式表达是否效果更好。 4． 对文字进行评价，评价的内容如下： （1） 信中有否使用不常用的词句？如有，请把它们记下来，考虑用什么词句来替代； （2） 信中有没有容易引起受信人误解的地方，如果有是哪些，应如何修正这些表达。 （3） 信中写了多少句话，数一下记下来。 （4） 数一下每句话的字数各为多少，画出一张分类表，例如10个字以下的句子有3个，10至1 5个字的句子有2个等。 5． 讨论信件能否更简洁些。 6． 重新写过这封信，并谈谈有什么感受。 文字沟通能力训练 （之二） 一、 目的 1． 在前面训练的基础上，进一步提高文字沟通技能。 2． 此训练为提高群体间的文字沟通能力。 3． 培养沟通文字的准确性。 二、训练内容安排 1． 管理游戏 2． 小组讨论 三、时间安排 大约三个小时。 教师指导概要 | 序号 |内 容 |时 间 | |1 |讲述课程安排 |5分钟 | |2 |向学员讲清游戏规则和注意事项 |5分钟 | |3 |将学员分组，每组人数不少于两人，共四组，发放材料，进|50分钟 | |　 |行拼装，材料为一张拼成的图形、拼图规则和拼块 |　 | |4 |老师给出答案和信息统计结果，分发分析及讨论提纲进行小|40分钟 | |5 |组讨论 |20分钟 | |6 |每组派一名代表，发表本小组的讨论结果，并组织课堂讨论|25分钟 | |7 |小组讨论，总结收获 |30分钟 | |8 |再拼一组图型，用总结的方法 |5分钟 | | |教师做简要总结 | | |备注 |　 | 游戏规则 一、 将学员分为四个小组，每组至少两人。 二、游戏需要四个相邻的小房间。如果没有条件，可选大礼堂、或户外场地，各组彼此 不能影响。 三、每组桌子上只准有纸和笔。 四、 发给每组一张拼图结果图形和一组硬纸拼图片。 五、 每组选一名传送员，他不能说话，也不能指导如何拼图，只负责传递书面信息和硬纸片 ，并观察沟通效果、沟通障碍，以便讨论时用。 六、 每个小组应用最大的创造力和最有效的方法努力实现小组的目标-- 寻找出拼出大希腊十字的方法。 七、 当哪个小组找出实际拼出十字的办法并有证明的根据时，通知指导老题。 八、 组内沟通可以自由口头交流，小组间沟通时，只能通过联络卡。 九、 拼块转移应遵循两条规则：第一，每小组均可根据其他小组的要求转递任何拼块，也可 向其他小组申请任何拼块；第二，每小组桌上至少保留三块。 十、 不得将拼块向一个小组转移，因为在日常工作中，不可能由一个群体承担全部任务。 拼图结束后，每小组根据老师所给的答案，进行分析和讨论。 组间沟通联络卡 送： 小组 自： 小组 一、 拼块转移要求： 二、有关拼图结果的见解： 三、其他建议 信息分析表 逐一分析每张收到的联络卡，将所有沟通内容分为三类：有效的信息、无效的信息和引 起混乱的信息，并分析和推论原因，填入表中。 |有效的信息摘要 |有效的原因 | |1 |　 | |2 | | |3 | | |4 | | |5 | | |6 | | |7 | | |8 | | |9 | | |10 | | |无效的信息摘要 |无效的原因 | |1 |　 | |2 | | |3 | | |4 | | |5 | | |6 | | |7 | | |8 | | |9 | | |10 | | |引起混乱的信息摘要 |产生混乱的原因 | |1 |　 | |2 | | |3 | | |4 | | |5 | | |6 | | |7 | | |8 | | |9 | | |10 | | 讨论提纲 讨论的目的在于认清如何避免出现文字沟通中的错误。 一、 文字沟通的障碍是什么？ 二、应该如何进行有效的文字沟通？ 三、应改善哪方面的沟通技巧？ 四、总结本组的经验、见解和建议，并选一人代表本组发言。 要点记录
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