九、会议组织技能训练
会议组织技能训练 目的 1. 确认哪些因素使会议有效或无效 二、确认有效组织会议的行为类型和观念 三、掌握如何使会议更有效的技能 会议工作调查表 在这部分，要求你回忆你及组织的其他人如何组织会议，并把结果记录在下面两个项目 下： 一、 你是如何组织会议的。 二、其他人是如何组织会议的。 什么原因致使会议无效 一、 没有搞清会议的真正目的 二、使简单的问题复杂化 三、持续时间太长 四、 发言者过于健谈 五、 拖延决定和行动] 使会议成为有效的因素 一、 预先清楚会议的目的 二、与会者做好会议准备 三、问题、议程和时间不因情景而变 四、 限制集思广议的范围是必要的 五、 根据要讨论的问题限制出席的人数 六、 手头要掌握全部有关信息 七、 掌握会议的精髓 八、 决策的制定和行动方案的制定要恰如其分 有效的会议需要 一、 群体的沟通 二、提高讨论的质量 三、为讨论提供一个结构性清单 四、 建立团队意识 组织会议的工作 在许多组织中，会议受挫是件很普通的事。通常，人们花费许多时间空谈，而不是讨论 应如何做。 在会议中，你的角色是变化的。有时你是作为会议的组织者、召集人或会议主席；也有 时你作为一个别人主持会议的参加者。然而，不管是哪种情况，你对会议的有效性都负 有责任，而不应浪费自己和别人的时间。 管理者经常这样指责会议： 1． 没有真正的目标。 2． 使简单的问题复杂化。 3． 持续的时间过长。 4． 发言者过于健谈。 5． 拖延决定和行动。 这些指责并非没有道理。如果我们能考虑以下几个方面，会议是能取得成功的。 1． 预先弄清会议的目的。 2． 与会者事先作好会议准备。 3． 议题、议程和时间不因情景而变。 4． 有必要对"集思广议"给予一定的限制。 5． 根据要讨论的问题对与会人员做一定的限制。 6． 与会者手上要掌握全部有关信息。 7． 把握会议的精髓。 8． 决策和行动方案的制定要恰如其分。 要使会议变得有效，应注意： 1． 群体的沟通。 2． 提高讨论的质量。 3． 为讨论提供一个结构性的清单。 4． 建立团队意识。 会议工作评价表 这部分训练的目的在于给你一个评价的机会，即依据你所参加有效会议的经验，考虑哪 些因素致使会议有效，而又有哪些因素致使会议无效。同时，你还要根据你作为一个会 议的组织者、主持者或会议主席时，对会议所起的作用，或是仅仅作为一个参加者时对 会议所做的贡献。 在这张表的第一部分，你需要评价两个会议，一个是你认为有效的，一个是无效的。你 要考虑两类问题，一类是什么因素影响了这两个会议有效或无效，第二类是在这两次会 议中，你和其他的人对会议的有效或无效扮演了什么样的角色。 在这张表的第二部分，你要与小组的其他成员分享你在会议工作中的经验和感受。 第一部分 独立地考虑并完成表中的每个项目，并写下你的分析结果。你所写的应当是真实可信的 ，而且也是在第二部分讨论中希望与你同伴所分享的。 1． 回忆你最近所参加的会议，选择一个你认为是有效的会议。在评价表中第一栏，简要描 述该会议的目的。 2． 在评价表的第二栏中，你要列出你觉得致使会议成功的因素。 3． 在评价表的第三栏中，你简要描述为使该会议成功，你和你的同事做了哪些贡献。 4． 在评价表的第四栏中，描述该会议的结果。这一结果可能是一项决策、解决争议或开始 一个行动等。 5． 现在你回忆一个特别不成功的会议。在评价表第一栏中简要描述你或其他人所确认的会 议目的。 6． 在评价表的第二栏中，列举出你认为致使会议无效的因素。 7． 在评价表的第三栏中，说说你和你的同事在这一不成功的会议中所做的贡献。 8． 在评价的最后一栏里，记述会议的结果（如果有的话）。 有效会议评价表 | 会议的目的： | |致使会议成功的因素： | |你和你的同事在使会议成功中所做的贡献： | |会议的主要结果： | |其他想说明的问题： | 无效会议评价表 | 会议的目的： | |致使会议成功的因素： | |你和你的同事在使会议成功中所做的贡献： | |会议的主要结果： | |其他想说明的问题： | 　 第二部分 根据下面的要求进行小组讨论，与你的同伴分享你认为有确实根据的信息。 1. 翻阅评价表第二栏，看看所列出的影响因素，对于有效会议和无效会议哪些因素是相 同的。把它们写下来，并根据你的经验补充你认为应包括而在评价表中没有列出的 因素。 二、翻阅评价表第三栏，列出在有效会议和无效会议中有贡献的行为和态度类型。并根 据你的经验补充你认为致使会议有效或无效的行为和态度。 三、考虑第四栏（会议的结果），哪些结果象预期的那样获得成功，或者用其他的方法 更好些？ 如何组织会议工作 下面这些要点会帮助你主持的会议更为有效。 一、 会前准备 1． 确定会议是否必要。能否通过其他方式使会议准备解决的问题更有效地获得解决？ 2． 确定会议的目的。你试图达成什么样的结果？会议准备做出什么样的决定？准备取得什 么的行动方案？ 3． 准备议事日程。列出与会议目的有关的项目。依重要程度进行项目排序。把有关项目归 并为一组。限定每个项目的商议时间。 4． 收集所有与会议所议项目有关的信息。如果太长、太多，将其要点摘录出来。 5． 会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅。 6． 根据要讨论的问题限定与会人员。 7． 在正式开会之际，查看一下是否有新的信息。如果有，需简要告诉大家。 二、会议期间控制 1． 叙述会议的目的。 2． 核对并记录与会者。 3． 根据议事日程顺序提出每个项目，然后进行讨论，征求有关与会者的意见。 4． 给每一个人表述自己意见的机会。 5． 控制讨论过程。如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，应及时引导到议题本身 。 6． 如果讨论变得复杂，出现各种不同的见解时，你要根据自己的理解将各种观点加以概括 。 7． 坚持预定的时间，不要拖延。 8． 在每个项目讨论结束后加以概括，以便决策或达成结论。 9． 在会议结束时，对已取得的结果进行概括。如确有必要进一步讨论，可以推迟到下一次 会议。 10． 确定下次会议的议题和时间。 三、会后工作 1． 在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出 承担行动的责任人姓名、时间及标准。表明下次会议的日期和时间。 2． 根据会议，对执行进行监督和检查。 如何参加会议 下面这些要点能帮助你更有效地参加他人主持的会议。 一、 会前准备 1． 阅读议事日程和有关材料，确切掌握会议的目的，确认所列项目中哪些项目与自己有关 。 2． 根据确认的项目考虑自己应持什么观点，态度和如何表达。 3． 携带所有有关材料参加会议。 二、会议期间 1． 注意倾听，保持安静。仅当需要发表自己见解或被征询意见的时候，进行简洁明确的发 言。不要随意参加与自己无关项目的讨论。 2． 对涉及你工作的决策、行动计划做记录。 四、 会后 1． 阅读备忘录或会议记录，注意那些与你有关的决策和行动计划。 2． 记下与你有关的行动计划的具体细节，包括时间和标准。并对自己的执行加以控制。 会议改善计划 最后一部分的内容，要求你认真考虑前面所评价的最无效会议。根据前面所列出的要点 ，确定你应如何组织会议工作。 请独立完成下面内容 一、 你自己能通过什么方法改善参与（或组织）会议的方式。 二、如何使别人改善参与会议的方式。
九、会议组织技能训练