项目管理中沟通的作用
项目管理中沟通的作用 　　在项目管理的进行过程中，经常用到的一种能力是沟通。沟通有很多种方式，包括 一对一的沟通、一对多的沟通、多人之间的相互讨论，从沟通的载体而言，有口头、书 面、肢体语言，包括面对面的、电话、通过网络、电视、广播等各种途径。 　　但是所有这些沟通方式，无论多复杂，实际上都可以简化成一对一的沟通一种形式 ，最终沟通都只是两个人之间的事情。沟通可以是相互的，但是具体到沟通的"一招一式 "，都是一个信息发出者，一个信息的接受者。 　　沟通的目的是为了两个人之间的交流，对于交换信息、拓宽思路和统一认识，沟通 的作用巨大，而且很多时候是必不可少的。但是同时，沟通也比如需要付出一定的成本 。最主要的成本是两方面的：一是沟通所花费的时间和精力，二是沟通过程中信息的失 真和损失。 　　信息在一个人的头脑里处理的时候，信息传递不需要时间和精力，而且没有失真和 损失，这两种成本为零； 　　当信息被两个人相互传递的时候，将花费时间和精力的成本S和信息的失真和损失成 本X，成本的具体大小取决于两个人的表达能力、理解能力、观点和思维的一致性以及达 成一致的意愿强烈程度等多种因素。 　　值得注意的是：在很多情况下，即使是两个同样具有很强的表达和理解能力的人， 他们进行沟通要达成一致所需要花费的沟通成本是巨大的，而且很可能是沉没成本。 　　聪明而执着对于沟通而言，有时候是相当危险的。很多人渴望说服别人而且不愿意 被别人说服，事实上沟通的目的本身也并不是为了说服别人。管理咨询讨论的课题经常 是社会科学而不是自然科学的范畴，它往往并没有一个绝对的标准或答案，在这种情况 下，两个人如果在沟通时过分执着而忽视了沟通的最终目的，那么就可能是一场灾难。 　　管理咨询师发现他们的沟通成本经常是如此之高，以至于难以承受。到目前为止没 有一个办法可以完全消除这种成本，但是有一些基本的原则可以帮助我们有意识地进行 一些控制。 　　首先是沟通之前对沟通的基本概念和目标进行清晰的界定； 　　其次是不能沉溺于沟通本身，而必须时刻清楚沟通的目的；意识到沟通是有成本的 ，沟通的时间就是成本，客户在为这些成本买单。 　　第三是一些规则，包括时间和回合的限制、耐心听完对方的话，进行"集中"决策， 由最终必须对此负责的人决定。特别需要注意的是：不能折中和调和。 　　[案例] 　　我所经历过的一个项目组，在项目经理A和顾问B之间有一次争论，其实是很简单的 一件事情， 　　1，客户方的一个事业部经理说存在一个问题，但是这个问题实际上并不存在，A认 为不能客户说是什么就是什么，而B坚持。两个人为这个问题争论了半个小时。其实很简 单，两个人都没有错，但是关键是究竟要在报告是表现什么，是要表现一种正确的管理 咨询公司的看法，还是要表现一个客户存在的问题，即使是错误的看法，毕竟是客户的 观点。 　　很多时候，在讨论问题的时候，应该注意首先就基本前提和概念达成共识别，并且 明确一个讨论的一致的目标。 　　管理咨询顾问常常是执着而聪明的人，对他们而言，永不言败、渴望挑战是一个优 点，从讨论中学习和提高也是他们的目的。 　　但是，客户付款是希望能得到一定的成果，有相当强的目的性。很多时候，管理咨 询顾问最容易犯的一个错误是不愿意被人说服，而以说服别人本身作为一个胜利。殊不 知，浪费了自己和别人的时间，本身是最大的失败。 　　前面已经说过，无论怎样的沟通，其基本单元都是两个人之间的沟通，平均而言， 这种沟通的成本是既定的。在管理咨询的项目组中，如果由一个人来做一件事情，比如 做一个访谈或者完成一个报告，他很可能会有思维的盲点，所以需要和人来沟通，或者 和别人共同完成。如果两个人进行沟通来完成的时候，沟通的效果可能提高一倍成为2， 而沟通的成本是1；如果三个人进行沟通时，不管采用什么样的手段来进行沟通，实际上 ，沟通的效果变成3，而沟通成本也变成3…… 　　简单地讲，就是说沟通的效果是算术级数增加的，而沟通成本是几何级数递增的， 因此在管理咨询实践中，一般最小的业务单元都是一个人或者两个人，很少有两个人以 上的。 　　一般而言，管理咨询的业务单元有如下四种基本类型： 　　1， 项目经理负责，适用较小的项目，三个人以下，项目经理对事件负责，其他人提供辅助 性支持； 　　2， 一个顾问负责各自的一部分；项目经理进行管理和统筹； 　　3， 划分成很多小的部分，部分由两个顾问承担，两个顾问是平等的，没有主从之分； 　　4， 每部分由两个顾问承担，但是有明显的主从，或者都是由项目经理指导一个人，讨论和 决策时，以一个人的意见为主。 　　为了做好事件，必须事先进行明确，进行充分的授权。 　　虽然整个项目是项目经理负责，但是在决定这个业务单元由某个或者某两个人完成 后，项目经理只能起管理上的控制、建议和指导的角色，不能对具体的内容进行过多的 干预。 　　从沟通的效果和效率角度出发，一般就只有上面四种模式，很多时候，顾问在进行 决策时需要获取大量信息和思路，需要广泛的讨论，包括项目组内部讨论、头脑风暴会 甚至进行上百人的问卷调查，这些都是辅助性的信息支持，最终的承担和负责的单元就 是一个人或者两个。 作者：北大纵横管理咨询公司 何操　　本文选自：赛迪网
项目管理中沟通的作用