有效降低辦公費用管理襔定
|编 号 | |共 13 页　 | | | |第 1 页　 | | |办 公 费 用 节 省 办 法 | | | | | | | | |第一条 购买消耗品要克制再克制 　 | |从橡皮擦、铅笔等细小的事务用品下手，大部分的人都认为公司的消耗品, 随时都可 | |以购买而且价格低廉。这种观念首先要改正，养成克制购买消耗品的习惯。尤其是才 | |领用没多久就要再申领就大有问题。合理的做法，例如，某些文具领用后最少六个月 | |禁止再申领。虽然金额很小，也要订出基准，依照申请制度领用，禁止随便购买。 | |　 | |第二条 消耗品的所有标准要制定领用明细 　 | |对每人橡皮擦半块、铅笔、原子笔一支，制定领用明细标准。然后每六个月一次，定 | |期点查个人抽屉时，多余的事务用品先回收。钉书机、剪刀、胶带等，全员每天使用 | |频繁的东西，划为共用。橡皮擦、原子笔、签字笔等用到不能用才更换。因本人不注 | |意而遗失时，严格执行由本人负责赔偿。 　 | |第三条 公司的物品、不要私自使用 　 | |在公司内事务用品等，能变为私用的东西很多。例如电话费是其中一部分。交际费的 | |一部分也可占为私用。样品、促销用的商品，带回家使用的案件也有。公私不分,不只| |增加费用支出,亦是不正当的第一步。首先干部要谨慎以身作则。在节省费用的运动中| |要严禁这种公私不分的举动。 　 | |第四条 不要使用铅笔与电动削铅笔机 　 | |铅笔购买一支削后才可使用。削铅笔要花时间，使用电动削铅笔很容易削过头。又要 | |花钱购置电动削铅笔机而且还要付电费。积存的铅笔屑也要清除。购买自动铅笔价格 | |不贵，铅笔芯可换装，换装铅笔芯时多少会有损失，笔芯三支抵算铅笔一支计算，节 | |省下来的金额很可观。 　 | |第五条 抽屉内要空出来 　 | |人都有占有的坏习惯。在企业内看员工每人的抽屉，从笔记用具、传票、用纸等都有 | |浪费行为。倒不如，抽屉全部不要使用。做一个壁柜可放置一切事务用品及统计资料 | |。这样做，消耗品、事务用品、统计资料等的数量可以减少，节省开支。又可防止不 | |正当使用, 没有机会发生不正当使用就可防止费用的浪费。 | |第六条 在公司内部联络要尽量简化 　 | |联络用的文书，尽可能利用使用过的纸张反面，或广告废纸。不需要考虑对上司的不 | |礼貌，需要装入信封的文件，可以自外面寄来的旧封套即可。不是特别怕被人看到的 | |文件不需要装入封套内。二张以上的文件， | | | |编 号 | |共 13 页　 | | | |第 2 页　 | | |办 公 费 用 节 省 办 法 | | | | | | | 　 | |使用回纹针也是一种浪费，用钉书机钉上或用胶带贴上就可以。用回纹针邮寄时，常 | |因曲别针的重量，而超重增加邮费的支出。 | |第七条 考虑信纸的折叠方式 　 | |信纸通常都把写字的一面反折向内，是不合理的。收件人的名称如露在外面在公司内 | |就不需用信封，收件人马上就知道内容比较合理。又有折成四折的习惯，张数多时折 | |为三折，比较好处理。为了收件人与内容一目了然，利用三折方式为宜。 | |　 | |第八条 收件人名称要简化 　 | |Ｈ公司以一个字代表厂长级，吴厂长就用吴代表即可。科长级用两个字，陈科长只用 | |陈科。这种订制胸前挂牌开始使用，在公司内的往来文件亦用简称, 这样制作名牌时 | |也因小而节省费用。写文件时吴只写1个字，有3秒钟就写好, | |如要写成“深圳厂长吴某先生”要写8个字，每字用3秒，写8个字要花24 秒。所以文件 | |的收件人名称要尽量的简单化。 | |第九条 标示事务用品的价格 　 | |由公司提供的物品，往往没有成本观念，容易造成浪费使用。所以需要把信纸1张多少| |钱，信封大的多少钱、回纹针1支多少钱等，所有用品全部标示价格。对每种用品的成| |本要花多少，让每人有数字观念是节省费用的第一步。每月最少在开会时，突然发出 | |质问“某小姐橡皮圈一个是多少钱”让大家记得物品成本价格。 | |　 | |第十条 贴出电话费用表 　 | |为了要让全部员工对电话费都有成本概念，编制电话费用表，贴在电话机前。费用要 | |详列，市区每通1次多少钱,长途电话每3分钟、每10分钟、每1秒钟为单位连1秒钟花多| |少钱也要有概念。 　 | |第十一条 电话通话定时 　 | |有一本书“一分钟经理”很畅销。经理指导属下工作，已达到在1分钟内的时代。电话的| |通话最长在3分钟内讲完。我们1分钟可说50句话，3分钟就150句。除了例外，全公司 | |可展开“电话以3分钟内完成”的运动。如指导得当,与外面的通话也可以缩短时间。 | | | |第十二条 利用电话自动记录机 　 | |电话费用自动记录机约几千元就可以购入。为了对每次打电话花多少电话费做到心中 | |有数。对每台电话每个月编立预算遵守费用很有效。 | |几千元的投资，长远计算很快就可以回收。许多公司使用自动记录机 | |编 号 | |共 13 页　 | | | |第 3 页　 | | |办 公 费 用 节 省 办 法 | | | | | | |　 | |后 ，节省30％以上话费。 | |第十三条 长途电话要经由总机 　 | |Ｆ公司为了提高成本概念，长途电话都由总机发出。电话机前放置记录用纸，填写通 | |话结果。这样可以做笔录，同时可防止无谓的长途电话使用。也不会打错电话，在等 | |对方通话时可以再确认联络内容。直拨电话很方便，所以挂接长途电话亦很容易，像 | |使用市区电话的轻易感觉。 | |经由总机可防止以上情况，同时也是培养成本观念的一种方法。 | |　 | |第十四条 建立电话传真机系统 　 | |总、分公司之间的电话费用，在做记录后，可考虑建立传真机系统。不只可节省电话 | |费用，还可以用作文书联络之用，消除传达上的错误。用电话如本人不在时，就造成 | |电话费的浪费，用传真机可以电送就没有这个情况。与电报机不同的是，用电话传真 | |机时，不必另请打字员打字，谁都轻易会使用。Ｔ公司改用传真机后，电话费省下约 | |三分之一。 　 | |第十五条 总、分公司之间，联络制定标准化 　 | |员工不要用随意的方法联络，需要制定标准的方法。方法可分为１、普通信件，２、 | |限时专送，３、电话传真，４、电话等，这些方法，制定一览表彻底执行。有的公司 | |禁止使用总、分公司之间的电话，改用电话传真机，及活用电脑连线等，而达到节省 | |费用。时代在进步，头脑也要转得快，信息的传达亦要符合时代需要。 | |　 | |第十六条 用一个字的单位简化公司内的电话 　 | |我在南部打电话回公司联络时，“喂，林，好”就问候完，通常的方法,“ | |喂，喂，我是林某，您好吗？”要这么说，这个字数的差异，前者三字,后者九字，差 | |异很大。前者可节省时间与电话费。公司内的联络电话简略用一个字来传达。季节的 | |问候、久未见面、互相问候近况都要免除。 　 | |第十七条 打电话要考虑区域 　 | |业务员为了联络，从公司打电话与客户联络时，要考虑打电话的地点。因为业务员程 | |度不一，有时和客户中的异性一聊，往往忘了费用一秒一秒的增加, | |公司应编制详细电话费用表，给每位业务员，这样的考虑可达到节省电话费用。 | |编 号 | |共 13 页　 | | | |第 4 页　 | | |办 公 费 用 节 省 办 法 | | | | | | | | |第十八条 利用５Ｗ２Ｈ表格 　 | |为了节省电话费用，打电话前先作成５Ｗ２Ｈ的表格，整理后再打电话。这个表格不 | |只是打电话前使用，接听电话或其他“转言记录”也要广为利用。 | |１、ＷＨＥＮ 何时 　 | |２、ＷＨＯ 谁 　 | |３、ＷＨＡＴ 何事 | |４、ＷＨＹ 理由 | |５、ＷＨＥＲＥ 场所 　 | |６、ＨＯＷ 方法 　 | |７、ＨＯＷ ＭＵＣＨ 数量、金额 　 | |第十九条 对方讲话中则改时再打 　 | |从这边打的电话，常常会碰到对方在另一线电话讲话中。这个时候不要用“我等待”而 | |问“是不是要些时间”如果还要一点时间的话,告诉对方“待一会再打来”先挂断电话。这| |样可以节省电话费用，同时两边的电话机都可以空出来。　 | |第二十条 要求对方打过来 　 | |向厂部订货的电话尽量避免。让对方每天固定时间打电话来，...
有效降低辦公費用管理襔定