文件管理控制程序1
|编制人： |评审人： |批准人： |发放日期： | | | | | | 1. 目的： 为了保证所有与质量/环境体系运行有关的场所都使用相应文件的有效版本并防止 失效/作废文件的误用，特制定本程序。 2. 范围： 本程序适应于与质量/环境体系运行有关的所有文件、资料的控制。 3. 职责： 3．1总经理负责体系的第一层次文件质量手册/环境手册的批准发布，管理者代表负责 第二层次文件标准各要素的程序文件的批准和发布，各职能部门的主管经理负责 第三层次文件作业指导书的批准发布。 3．2认证部门负责质量/环境体系文件、技术文件的统一管理。 3．3各职能部门负责相关文件的实施及本部门涉及到的文件、资料和记录的日常管理 。 4. 程 序 内 容 |流程图 |程序描述 |涉及部门 | | | | | | |1．第一层次：质量手册/环境手册 | | | |（描述质量/环境管理体系的纲领性文件） | | | |2．第二层次：程序文件 | | | |（描述为实施质量/环境体系要素所涉及到的各部| | | |门活动的文件） |认 证 | | |3．第三层次：作业指导文件 | | | |（详细的作业文件、操作规程、规范、技术标准 | | | |等） | | | |第四层次：质量/环境记录 | | | |（证实质量/环境体系有效运行的客观证据） | | | | | | | | | | | |1．质量/环境手册、程序文件、作业指导书及记 | | | |录的编号方法如下： | | | |SHY（）□ -- □□ -- □□ | | | |企业代码 职能管理 文件顺序号 | | | |文件类别 部门代号 | | | |文件级别 | | | |2．文件的类别是指： | | | |（Q）为质量管理体系文件 | | | |（E）为环境管理体系文件 |认 证 | | |3．文件级别即文件的层次分类； | | | |4．管理部门代号： | | | |01—市场管理部 02—资材部 03—生产部 | | | |04—品质管理部 05—物流部 06—信息部 | | | |07—财务部 08—人力资源部 09—认证 | | | |10—技术部 11—营养咨询部 12—行政部 | | | |质量手册、程序文件不分部门；例如：《文件控制| | | |和管理程序》的编号应为：SHY（Q+E）2-04 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |各职能部 | | | |门 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |认 证 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |认 证 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |认 证 | | | | | | | |各相关部 | | | |门 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |认 证 | | | | | | | |各相关部 | | | |门 | | | | | | | | | | |1．质量/环境手册由认证部门组织编写，管理者 | | | |代表审核，总经理批准发布； | | | |2．程序文件由各职能部门编制，认证部门审核，| | | |管理者代表批准发布； | | | |3．作业指导书与技术文件由各职能部门编制，经| | | |主管经理批准发布，但须报认证部门统一管理； | | | |4．质量/环境记录由产生部门自行设计格式，交 | | | |认证部门审查并统一编号，各部门统一管理。 | | | |1、文件的控制状态分为“受控”和“非受控”两类，| | | |受控文件是指文件的审批、发放、使用、更改、 | | | |作废等均纳入体系且按规定进行管理的文件； | | | |2、加盖红色“受控”章的文件为受控文件，无红色| | | |“受控”章的文件为非受控文件，加盖“存档” 章 | | | |的文件是认证部门的存档文件；受控文件不允许 | | | |随意复印。 | | | | | | | |1、体系文件的发放，由认证部门按照质量体系《 | | | |文件发放范围一览表》所规定的范围发放，第三层| | | |次文件的发放范围由原文件制定部门确定、经认 | | | |证认可后按其范围下发。 | | | |2、发放时由认证部门填写《文件发放登记表》，收| | | |文人签字确认。 | | | |3、已下发的受控文件，使用部门不得随意复印，| | | |如有需要则上报认证部，由认证加印并盖“受控” | | | |章后按文件发放流程下发。 | | | |4、已失效的受控文件由认证部按原发放范围统一| | | |收回，并填写《文件回收登记表》，具体处置办法 | | | |按有关规定执行。 | | | | | | | |文件评审指的是对受控文件的充分性、合理性、 | | | |有效性及可操作性进行审核与评价。 | | | |1、评审时机的确定： | | | |● 正常情况下，每年1月份对体系文件进行一次 | | | |评审。如遇换版审核、组织机构发生重大调整、 | | | |国家法律法规或行业标准发生变化、文件缺乏可 | | | |操作性和适用性等特殊情况时，应视具体情况适 | | | |当增加文件评审的次数。 | | | | | | | |● | | | |各部门作业指导书及技术文件，由该程序的主要 | | | |负责部门根据下列情况随时组织文件评审： | | | |当组织机构发生重大调整时；国家法律法规或行 | | | |业标准发生变动时；开发了新工艺或设备更新时 | | | |；按原文件操作已无法满足实际要求时。 | | | |2、文件评审的实施： | | | |文件的评审由认证组织实施，主要负责部门主持 | | | |评审会议，该程序涉及的所有职能部门共同参与 | | | |讨论并提出建议、确定流程，主管部门负...
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