文件管理
文件管理 |文件编号： |生效日期： |受控编号： | |NP602100 |2000.3.20 | | |密级：秘密 |版次：Ver2.1 |修改状态： | |总页数 |9 |正文 |6 |附录 |3 | |编制：李民 |审核：孟莉 |批准：孟莉 | 沈阳东大阿尔派软件股份有限公司 (版权所有，翻版必究) 文件修改控制 |修改记录编号 |修改 |修改页码及条款 |修改人|审核人|批准人|修改日期 | | |状态 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 目录 1. 目的 2. 适用范围 3. 职责 4. 术语和缩略语 5. 工作程序 5.1 文件控制范围 5.2 文件的编号 5.3 质量体系文件的控制 5.4 其它文件的控制 5.5 文件的保管 5.6 文件的网上发布 6. 引用文件 6.1 NP602200《信息管理》 6.2 NW602101《文件编写导则》 6.3 NW602102《文件编号规定》 7. 质量记录 7.1 NR602100A“文件发行审批表” 7.2 NR602100B“文件修改申请与记录单” 7.3 NR602100C“文件发行控制表” 目的 通过规定文档的编制、审查、发布、更改和收回废除必须遵守的过程，确保相关部门 得到有效的文件。 适用范围 本程序适用于质量体系文件，以及软件开发产品和/或服务的过程中产生的文档管理 。 注：质量体系文件、软件开发产品和/或服务过程中产生的文档，以下统称文件。 职责 3.1 质量保证部门：负责组织质量体系文件的编制、发放和更改控制。 2. 项目管理部门：负责技术文档发行及更改控制。 3. 相关部门：负责各自部门的专用文档及资料的编写、更改。 术语和缩略语 本程序采用NQ402100《质量手册》中的术语和缩略语及其定义。 工作程序 5.1 文件控制范围 1. 质量体系文件，其分类为： 1. 质量手册 2. 程序文件 3. 支持性文件：包括作业指导文件、技术规范及有关资料。其中：作业指导文 件指在执行程序文件时参考的具体作业文件；技术规范指在软件产品开发 过程中应遵守的技术准则及规定。 2. 所有本公司质量活动的计划和进展及与客户相互配合的计划性文档。 3. 描述一个具体软件产品或软件项目的技术文档和用户文档，包括 ——开发阶段输入/输出； ——验证和确认的计划和结果； ——提供给客户的文档； ——维护文档。 5.2 文件的编号 文件的编号按照NW602102《文件编号规定》执行。 5.3 质量体系文件的控制 5.3.1 编写 5.3.1.1 质量手册及程序文件由管理者代表负责，并责成质量保证部门组织相关人员进 行编写。 5.3.1.2 技术规范及作业指导书由技术总监负责，并责成质量保证部门组织相关人员进 行编写。 5.3.1.3 各类文件的格式按照NW602101《文件编写导则》及相应的规范要求编写。 5.3.2 审批 |文件种类 |审核 |批准 | |质量手册 |管理者代表 |总经理 | |程序文件 |相关部门负责人 |管理者代表 | |技术规范 |相关部门负责人 |技术总监 | |作业指导书 |相关部门负责人 |管理者代表 | |其他文件 |按相应程序文件规定执行审批 | 5.3.3 质量体系文件的复制和发行 5.3.3.1 质量体系发行，由质量保证部门编制“文件发行控制表”，经管理者代表或总经 理批准后进行质量体系文件的发行，填写“文件发行审批表”，给出受控编号， 按文件指定发放的范围与方式进行发行。因特殊情况而超出发放范围发行文件 时，必须经文件原审批部门批准后发行，对外发行文件必须经过公司主管领导 批准，同时应填写“文件发行审批表”。 2. 当文件介质破损严重时，应到质量保证部门更换。新文件受控编号仍沿用原文 件受控编号，并将破损文件销毁。 3. 当文件使用人将文件丢失后，按5.3.3.2办理申请领用手续，但必须在领用申请 中 作出说明。质量保证部门在补发时应给予新的受控编号，并在“文件发行审批 表”的备注项注明丢失，其受控编号作废。 5.3.4 质量体系文件的更改与作废 5.3.4.1 根据纠正和预防措施的要求或文件使用人员的意见可对文件进行更改。使用部门 申请更改文件时，须填写NR602100B“文件修改申请与记录单”。 2. 文件的修改由相应的文件编制部门实施。文件更改后，注明修改状态和更改生效 时间，并填写文件修改记录。文件更改的审核、批准应由原审批部门进行。 5.3.4.3 收回旧版失效文件。对于收回的旧版文件，需要保留作为档案资料的文件，在 文件介质加盖或注明“留存”标志后存档。需要作废的由质量保证部门在文件介 质加盖或注明“作废”标志后销毁。 5.4 其它文件的控制 5.4.1 与开发有关的技术文档的编制、审批与更改控制按相应的程序文件的规定执行 ，并由项目管理部门进行发行。 2. 与开发无直接关系的其它文件的编制审批按相应的程序文件的规定进行。 5.5 文件的保管 各类受控文件由文件的发行和领用部门分别保管，非受控文件由文件的使用部 门保管。用户文档以及与用户交往过程中使用的文档由开发部门负责保管。项 目结束后所有技术文档及来往文件交项目管理部门保管。 5.6 文件的网上发布 文件可在公司内部网上进行发布，保证各使用部门能够及时获取有效文件。文 件的网上使用安全管理依据程序文件NP602200《信息管理》的规定。 引用文件 6.1 NP602200《信息管理》 6.2 NW602101《文件编写导则》 6.3 NW602102《文件编号规定》 质量记录 7.1 NR602100A“文件发行审批表” 7.2 NR602100B“文件修改申请与记录单” 7.3 NR602100C“文件发行控制表” 文件发行审批表 记录编号：NR602100A- |序|文件编号|文件名称 |版本号 |受控 |发行 |发行 |发行人 |领用部门 |领用人/日期 |收回日期 | |号| | | |编号 |方式 |审批 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 1. 本表内容不足以记录时，可以在附页填写。 第 页/共 页 文件修改申请与记录单 记录编号：NR602100B- 日期： 年 月 日 |文件编号： |文件名称： |更改前版本： | |修改人： |申请修改部门： |更改后版本： | | 修改原因： | | 申请修改内容（申请人填写）： | 审批修改内容（文件修改人填写）： | |审核意见（业务主管审核） | | | | | |审核人/日期 | |批准意见（管理者代表批准） | | | | | |批准人/日期 | 1. “修改内容”需分别写出修改前后对应部分的内容。 2. 本表内容不足以记录时，可以在附页填写。 第 页/共 页 文件发行控制表 记录编号：NR602100C- |文件编号 |文件名称 |版本 |受控编 |发行方 |发行部门 | | | | |号 |式 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ...
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