文件控制程序JFQ.P-O.01
|青岛扶桑精制加工有限公司 —— 程序文件 | |文 件 编 号 |JFQ.P-O.01 |修 改 状 态 |0 | |文 件 控 制 程 序 |页 数 |1 / 5 | 1 目的 为对公司的文件进行控制，确保其适用性、系统性、协调性和完整性，公司制定并 执行《文件控制程序》 2 范围： 2.1 本程序规定了管理体系文件的控制原则和方法。 2.2 本程序适用于与质量/环境/职业健康安全有关的所有文件，其中有公司自 己制定的，也有引用的国家或行业标准，以及顾客提供的各种资料。 3 职责 3.1 ISO小组是文件控制的主管部门。 3.2 秘书科对文件进行管理。 3.3 三层文件由各主管部门进行控制。 4 程序要求 4.1 文件的分类：本公司文件分为5类 4.1.1 手册 文件类别代号：M（质量手册QM，环境手册EM，职业健康安全手册HM） 4.1.2 程序文件 文件类别代号：P（共用程序P，质量程序QP，环境程序EP，职业健康安全程序HP） 4.1.3 作业性文件 文件类别代号：O 4.1.4 记录 文件类别代号：R 4.1.5 技术标准 文件类别代号：S 4.2 文件的编号规定 公司的文件进行统一编号，由4部分组成：公司代号；文件类别 代号；发布部门代号；部门流水号。 编号形式： JFQ.×（×）—×.×× a b c d |青岛扶桑精制加工有限公司 —— 程序文件 | |文 件 编 号 |JFQ.P-O.01 |修 改 状 态 |0 | |文 件 控 制 程 序 |页 数 | 2 / 5 | a. 公司代号：JFQ b. 文件类别代号：见4.1.1 ~ 4.1.5 c. 部门代号：总务部A；营业部B；生产部C；工程部D；品质保证部E；薄片部F；技术 协作部G；ISO小组O。 d. 部门流水号：由各部门经理将编号分配给各科室，流水号自01起，各类文件（5 类）分别编号。流水号允许不连续。 例：质量手册： JFQ.QM-O.01 文件控制程序： JFQ.P-O.01 合同评审控制程序： JFQ.QP-O.01 文件控制程序： JFQ.P-O.01 化验室管理规定： JFQ.O-E.02 4.3 文件的编写格式及内容要点 4.3.1 针对公司内部的文件以中文编写，对外发布的文件可根据需要以中文、英文或日文 编写。 4.3.2 一般地，文件发布时采用书面形式，留档保存的文件可采用磁盘硬拷贝。 4.3.3 同类文件采用统一格式。 4.3.4 程序文件应包括以下内容：封面、正文页眉、目的、范围、职责、程序要求、相关 文件和记录。 4.3.5 作业文件、记录可以包括以下内容：封面、正文文件名称、文件编号、范围、正 文、相关文件和记录。 4.4 文件的编制、审批 4.4.1 手册由管理者代表编写审核，总经理批准。 4.4.2 程序文件由ISO小组组织各有关部门编制，由管理者代表审核、总经理批准。 4.4.3 三层文件由各部门主管负责组织有关人员编制，由部门主管审核，部门经理批准。 4.5 文件的发放 |青岛扶桑精制加工有限公司 —— 程序文件 | |文 件 编 号 |JFQ.P-O.01 |修 改 状 态 |0 | |文 件 控 制 程 序 |页 数 | 3 / 5 | 4.5.1 手册和程序文件的发放范围由管理者代表批准；其它文件的发放范围由各发布部门 主管批准。 2. 文件必须按确定的《文件发放范围》发放，发放前进行标识、编号，并建立《文件发放 记录》。 3. 文件的发放必须在文件实施日期前进行。 5. 文件的控制 1. 公司的文件分“受控”和“非受控”两类，分别在其封面加盖印章。受控文件受更改控 制。 2. 文件的持有者应妥善保管。受控文件不允许复制、外借、涂改，不得遗失、破损。 3. 受控文件如遗失、破损，应及时向文件的管理部门说明情况，填写《文件领用申 请单》后给予补发。同时应将破损不全的文件交回，由文件的管理部门销毁，并填 写《文件销毁记录》。 4. 非受控的文件允许复制，不受更改控制。对外发放的非受控文件须经发放范围批准 人批准，并填写发放记录。 5. 文件一经修改，文件管理部门应立即将受控的作废文件向所有文件持有者收回，所 使用的文件和资料必须是有效版本。作废的文件由文件管理部门集中销毁，并填写 《文件销毁记录》。 6. 文件的管理部门应将作废文件的每一版本、每一次修改都保留一份，并加盖“作废” 印章后存档。 7. 文件的管理部门应建立文件管理档案，内容包括：文件的每一版本（包括作废版本 ）、文件更改申请单、文件更改状况一览表、文件销毁记录、文件发放范围、文件 发放记录等。文件管理档案由专人负责管理。 8. 如需要借阅时，应向文件的管理部门办理借阅手续，填写《借阅记录》。 4.7 文件的更改 4.7.1 文件更改及换版时应填写《文件更改申请单》，由原批准岗位批准后，由原编制部 |青岛扶桑精制加工有限公司 —— 程序文件 | |文 件 编 号 |JFQ.P-O.01 |修 改 状 态 |0 | |文 件 控 制 程 序 |页 数 | 4 / 5 | 门进行，如由其它部门进行时，该部门必须获得原批准时所依据的所有资料。更改 后的文件由原文件审核岗位审核，原批准岗位批准后才能发布。 2. 文件更改后仍须执行4.5和4.6条款。 3. 文件更改采用手写划改及换页更改两种方式： a、改内容较少时，可采用手写划改，将原文划掉，在行间填写更改内容并签名。应 保证更改内容有足够的空间填写。 b. 同一页上手写更改达3处以上或更改内容较多，不能保证清楚明了时，应采用换页方 式。 4. 当出现下列情形之一时，应进行换版 a、一次性修改过多或更改次数过多，影响使用。 B、体系发生重大变化或编制依据发生重大变化。 5. 手写更改时应将发放范围内的所有原文件都进行更改；换页更改或换版后的新文件 仍按原发放范围发放，同时收回作废页或作废文件，保证所使用的文件为有效版本 。 6. 文件的每次更改情况均应记入《文件更改状况一览表》，注明有关内容。 4.8 外来文件的控制 4.8.1 公司使用的外来文件，由各使用部门进行控制，同时建立《外来文件及更新状况明 细表》。 4.8.2 外来文件应由其控制部门设专人每年进行检索，并在新版文件发布后及时进行更新 。外来文件的更换情况应在《外来文件及更新状况明细表》进行记录。 4.8.3 对于适用的法律法规、行业标准、地方标准等，各部门应按照《法律、法规及其他 要求控制程序》予以控制。 4.9 文件在控制过程中产生的记录，由其控制部门整理，归档，保存。具体参 见《记录控制程序》。 5 相关文件 |青岛扶桑精制加工有限公司 —— 程序文件 | |文 件 编 号 |JFQ.P-O.01 |修 改 状 态 |0 | |文 件 控 制 程 序 |页 数 | 5 / 5 | 5.1 《记录控制程序》 6 记录 6.1 《文件发放范围》 6.2 《文件发放记录》 6.3 《文件领用申请单》 6.4 《文件销毁记录》 6.5 《借阅记录》 6.6 《文件更改申请单》 6.7 《文件更改状况一览表》 6.8 《外来文件及更新状况明细表》
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