文件和资料控制程序
有限公司企业标准 Q/6DG13.401-2003 文件和资料控制程序 2003-04-20发布 2003-05-01实施 有限公司 发 布 |文件和资料控制程序 | |1 目的 | |确保公司所有内部文件、外部文件、图样与技术资料的准确性和统一性，使公司| |所有与质量管理体系有关的文件、图样与技术资料之流通、应用、处理等得到有| |效控制，以控制与本质量管理体系要求有关的所有文件与资料，使所有持有文件| |、图样与技术资料的相关部门、生产场所能及时获得有效的最新版本的文件、图| |样与技术资料。 | |2 范围 | |本程序适用于本公司质量管理体系所涉及到的有关产品和原/辅材料的采购、制 | |造（包括设计/开发、样件生产、试生产、批量生产等）、检验和试验及校准、 | |仓储、包装到交付各阶段作业的所有文件、图样与技术资料和顾客、供应商提供| |的相关文件、图样与技术资料及与国际/国家政府、安全和环保法规有关的相关 | |外部文件与资料之控制。 | |引用文件 | |Q/6DG05.01 《企业标准编号管理制度》 | |Q/6DG13.706 《设计和开发控制程序》 | |Q/6DG07.28 《工艺文件更改细则》 | |Q/6DG13.402 《记录控制管理程序》 | |Q/6DG13.701 《产品质量先期策划程序》 | |Q/6DG13.702 《项目策划管理程序》 | |Q/6DG15.0402.01 《产品设计资料审签制度》 | |Q/6DG05.20 《基本产品图样管理制度补充规定》 | |Q/6DG15.0402.01 《产品设计资料审签制度》 | |Q/6DG02.30 《电子文件和电子档案管理规定》 | |Q/6DG02.18 《标准资料管理细则》 | |Q/6DG02.21 《档案资料借阅制度》 | |4 术语和定义 | |体系管理文件：一阶文件、二阶文件、三阶文件和四阶文件之操作说明书、检验| |标准/检验规程、操作标准/操作规程等。 | |一阶文件：质量手册； | |二阶文件：程序文件； | |三阶文件：作业指导书（包括：操作说明书、检验标准/检验规程、操作标准/操| |作规程、在过程中所需使用的工艺文件、工序卡片、图样与技术资料等）； | |四阶文件：表单/表格、记录； | |外部文件：顾客或公司外所输入的图样与资料或书籍文件（政府、安全与环保法| |规及国际/国家标准）等； | |技术文件：指本公司内部编制的工程规范、工程标准、工作规范、作业标准、检| |查基准、图样、包装标准、工艺技术文件等和/或顾客提供的图样、工程规范、 | |工程标准/技术标准、技术条件/协议、质量规范、检验规范、检验标准、电脑数| |据软盘/软件、样品等和/或本公司与供应商签订的协议等。 | |5 职责 | |5.1 文件制作、修订、补发、废止之申请：相关部门。 | |5.2 文件之拟定、审查、批准： | |5.2.1 一阶文件：质量保证部主管拟定，管理者代表审查，总经理核准； | |5.2.2 二阶文件：各相关单位拟定，各部门主管审查，管理者代表核准； | |5.2.3 三阶文件：各相关单位拟定，各部门主管审查、核准； | |5.2.4 四阶文件：随二、三阶文件一并审核； | |5.3 文件发行、回收、销毁、列管：档案管理部门； | |5.4 | |外部文件与资料由档案管理部门接收并登录，然后将其分发到所需要的相关部门| |，原稿由档案管理部门存档保管；如需将其转换为公司内部文件时，其制、修、| |补、废等作业由相关使用部门依一、二、三、四阶文件之拟定、审查、核准的规| |定进行。 | |5.5 | |外部文件与资料由档案馆接收并登录（顾客、供应商的图样与技术资料之接收和| |登录由技术部门负责），然后将其分发到所需要的相关部门，原稿交档案部门存| |档保存；如需将其转换为公司内部文件时，其修、补、废等作业由相关使用部门| |依一、二、三、四阶文件之拟定、审查、核准的规定进行。 | |6工作流程和内容 | |工 作 流 程 |工 作 内 容 说 明 |使用表单 | | |6.1 体系管理文件 | | | |6.1.1 |更改单 | | |体系管理文件的编制、修订/废止| | | |申请： | | | |质量手册由质量保证部组织编制 | | | |；程序文件由质量保证部组织， | | | |与质量体系要素有关的各职能部 | | | |门分别负责编写；作业指导书由 | | | |各业务部门结合作业活动的特点 | | | |和程序文件的控制要求，负责组 | | | |织人员编制。 | | | |质量手册和程序文件的修订/废止| | | |由质量保证部负责，作业指导书 | | | |的修订/废止由编写单位负责。 | | | |6.1.2 体系管理文件的审查： | | |NO |质量手册由管理者代表审核； | | | |程序文件由职能部门领导审核； | | |YES |作业指导书由单位领导审核。 | | | |6.1.3 体系管理文件的编号： | | | |体系管理文件文号的编制按Q/6DG| | | |05.01《企业标准编号管理制度》执| | | |行；发行编号由档案部门顺序编 | | | |写。 | | | |6.1.4 | | |NO |体系管理文件的批准、颁布： | | | |质量手册由总经理批准； | | | |程序文件由管理者代表批准； | | |YES |作业指导书由单位领导批准。 | | | |体系管理文件批准后颁布。 | | | |注：四阶文件随一、二、三阶文 | | | |件审批、颁布。文件的修订重复6| | | |.1.1。 | | | |6.1.5 |资料分发帐、卡 | | |体系管理文件分发、回收和销毁 |资料回收帐 | | |A．分发：质量手册和程序文件按| | | |质量保证部批准的发放清单建帐 | | | |签发；作业指导书按文件编制部 | | | |门批准的分发单位建帐签发，以 | | | |确保文件的更改和现行修订状态 | | | |得到识别；并在所发放的文件上 | | | |加盖“受控文件”印章，档案部门 | | | |应确保在使用处可获得适用文件 | | | |的最新有效版本，同时相关部门 | | | |应确保所发放的所有文件保持清 | | | |新和易于识别。 | | | |　B．回收：将作废的体系管理文| | | |件建帐签收，并在所回收的文件 | | | |上加盖“作废”印章。 | | | |C．销毁：将签收的作废体系管理| | | |文件销毁。 | | |工 作 流 程 |工 作 内 容 说 明 |使用表单 | | |　6.1.6　体系管理文件的存档保| | | |管： | | | |　体系管理文件一份作为档案保 | | | |存，两份作为资料保存供借阅； | | | |对已作废尚有查考作用的文件需 | | | |加盖“生产停用归档备查”章保存 | | | |。 | | | |6.2技术文件 | | | |6.2.1 技术文件的编制、修订、 | | | |废止： | | | |技术文件由主管技术人员编写。 | | | |技术文件的修订和废止由技术人 |1.发出单 | | |员提出修订/更改和废止申请；设|2.更改单、更改申请3.| | |计文件和工艺文件的更改分别按Q|表设计和开发评审记录| | |/6DG13.706《设计和开发控制程序|表 | | |》和Q/6DG07.28《工艺文件更改细 | | | |则》执行。当影响顾客的装配、成| | | |型、功能、耐久性或性能的要求 | | | |时，要办理顾客批准手续，必要 | | | |时进行生产件批准。 | | | |为确保能按顾客要求的时间表对 | | | |其所有的工程规范得到有效管制 | | | |，公司技术部门和相关部门必须 | | | |在二周内对顾客所有的工程...
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