文件和資料控制程序
文件和资料控制程序 | 1目的和范围 | | | |规范质量体系文件的编制、审核、批准、编号、备案、标识、发放、存档、更改| |修订以及作废的控制要求，使质量体系文件处于受控状态。 | |本程序适用于公司质量体系有关的所有文件和资料的控制。 | |2 术语 | | | |本程序引用ISO/TS16949：2002标准相关术语； | |3 职责 | | | |3.1公司办公室是本程序的归口管理部门，负责质量体系文件和资料的总体控制 | |。 | |3.2技术质量部负责技术文件的编制、更改、存档和管理。 | |3.3各部门负责相关文件的编制、发放、归档、更改控制和使用控制。 | |4 程序内容 | |4.1体系文件范围 | |4.1.1体系文件按管理形式分为非技术类质量体系文件（简称管理类体系文件） | |和技术类质量体系文件（简称技术文件）。 | |4.1.2管理类体系文件包括质量手册、程序文件、支撑性文件、质量计划和适用 | |的管理类外来文件等。 | |4.1.3技术文件包括设计图纸、工艺规范、施工规范、检验指导书、工装图纸、 | |技术标准及技术软件和外来技术文件等。 | |4.2管理类体系文件的编制、审查、审核与批准。 | |4.2.1质量手册由公司办公室负责编制，管理者代表审核，总经理批准。 | |4.2.2程序文件由公司办公室组织编写，各归口部门负责人审查，管理者代表审 | |核、总经理批准。 | |4.2.3各职能部门编制的支撑性文件，由编制部门负责人审核，管理者代表批准 | |。 | |4.3 文件编号 | |4.3.1 | |文件编制时应进行统一编号，质量手册由大写英文字母和阿拉伯数字组成，其格| |式为： | | | | | | | |Q/DM ZS X | | | |版 号 | |质量手册代号 | |公司企业标准代码 | | | |4.3.2 程序文件编号格式为: | |Q/DM CX ＆#215; ＆#215;＆#215; | | | | | | | | | | | | | | | | | |4.3.3 第三层次作业指导书编号格式为： | |Q/DM ＆#215; ＆#215;＆#215; | | | |发布流水号 | |发文部门代码 | |公司企业标准代码 | | | |发文部门代码如下： | |部门 技术质量部 公司办公室 生产采购部 计划财务部 销售部 | |发文部门代码 Q O M T S | | | |4.3.4 | |公司编制的产品技术文件的编号由大写英文字母和阿拉伯数字组成。编号方法为| |： | | | |J / DM ＆#215;＆#215; ＆#215;＆#215;＆#215; — ＆#215; | | | | | | | | | | | | | |4.4 备案 | |4.4.1 办公室对公司质量管理文件进行登记备案，并编制《质量管理体系文件清 | |单》进行控制。 | |4.4.2 | |技术文件由技术质量部统一进行登记备案，并填写《技术文件受控清单》进行控制| |。 | |4.4.3 | |外来产品图纸、技术标准等技术文件，由技术质量部统一进行登记备案，并填写| |《外来技术文件受控清单》进行控制。 | |4.5 文件发放 | |4.5.1 | |文件的发放范围由文件编制部门确定，质量手册、程序文件由公司办公室统一组| |织印制和发放，其他文件由文件编制部门组织印制和发放。 | |4.5.2文件在发放前，发放部门应加盖“受控”标记，编制《文件发放和回收登记表| |》，并由领用部门在《文件发放和回收登记表》上登记，属换版的文件应同时收回 | |作废的文件；无“受控”标记的体系文件为无效版本。 | |4.5.3发放的文件由文件接收部门负责管理，并正确使用。 | |4.6 文件的复印 | |文件的复印由文件编制部门负责，并根据发放范围确定份数；复印后均需盖“受 | |控”章，并进行文件发放和回收的登记。其他任何部门或人员不得擅自复印文件 | |。 | |4.7文件的更改 | |4.7.1 文件的更改由文件编制部门提出申请，填写《文件更改通知单》或《技术文 | |件更改通知单》，确定更改生效日期，审核批准按本文件4.2条执行。 | |4.7.2 | |文件的更改采用刮改、换页、划线、重编等方式，经换页方式更改的文件应换版| |（由Ⅰ版变为Ⅱ版、Ⅲ版……），同时旧版作废。 | |4.7.3更改后的文件发放依据原《文件发放和回收登记表》，备案按本文件4.4条执| |行。 | |4.7.4当接到顾客工程图样、标准/规范更改通知时，如以更改通知单的方式传达| |至公司，由技术质量部组织对进行评审, | |需分发和实施的盖“已评审”章，进行受控管理，并应转化为《技术文件更改通知 | |单》，同时应保存该更改在生产中实施日期的记录。 | |4.8 回收 | |发放新文件时，应回收旧文件，在旧文件上加盖“作废”标识，并在新文件《文件 | |发放和回收登记表》上作好回收登记。 | |4.9 销毁 | |作废的文件，必要时除由编制部门在存档的文件原件和一份正式文本上注明“作 | |废”标记当资料保存外，其他文件由文件编制部门负责销毁，填写“文件销毁申请| |表”经负责人批准后销毁。 | |4.10 借阅 | |借阅文件时，应征得文件管理部门负责人的同意。 | |4.11 外来文件的控制 | |4.11.1 外来管理类体系文件的控制 | |4.11.1.1 外来的质量体系标准、引用标准、参考手册、作业标准等书面文件、 | |电子文本，由办公室负责人评审通过后，在其封面或次页盖“已评审”章，并纳入| |《质量管理体系文件清单》，对其进行受控管理。 | |4.11.1.2 外来文件需复印发放相关部门使用时，按4.6条执行； | |4.11.1.3办公室每年核实外来文件版本的有效性，及时更新《质量管理体系文件 | |清单》。 | |4.11.2 外来技术文件的控制 | |4.11.2.1外来的顾客工程图样标准/规范及其更改文件，由技术质量部负责在五 | |天内进行评审，需分发和实施的盖“已评审”章，填写《外来技术文件受控清单》进| |行受控管理，如评审不需分发时不纳入受控和盖章。 | |4.11.2.2 外来技术标准和顾客提供的技术标准及图样由技术质量部负责收集， | |经部门负责人批准后登记《外来技术文件受控清单》，发放相关部门和班组执行。| |技术质量部应关注外来标准、法规的更新状态，及时更新《外来技术文件受控清 | |单》，保证外来文件的适时有效性。 | |4.13文件的使用和保管 | |4.13.1 各部门的文件和资料需由专人负责保管，必须保证文件的正确使用，并 | |做到文件易于查找。 | |4.13.2 文件的存放必须注意防水、防潮，任何人不得在受控文件上进行涂改或 | |擅加标记。 ...
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