文书档案管理
一、文印室管理规定 第一条 为了加强公司的文件管理，特制定本规定。 第二条 公司的文件，有打印必要时方予打印。内部传递的简单请示报告或其他不需打印的文件 ，一般不予打印。 第三条 公司发文，需由起草人定稿抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文 件的打印、复印、传真，须经所在部门负责人签字同意后才予办理；部门经理不在时， 可经总裁办公室主任同意后办理。 第四条 私人资料，不得在公司打印、复印或用公司传真机传送，以免影响公司的正常工作。 第五条 文印室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。对收到的文件资料，应及时给有 关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室取回，不得延误。 第六条 文印室人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密 或公司管理中须保密的事项透露给他人，不得载留任何文件。 第七条 文印室对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登记，并在月终作统计核算。属业 务部门的，由各部门承担费用；属行政、管理部门的，统一列行政开支。 第八条 文印室工作人员初次违反上述规定的，给予批评或处50元以下罚款，屡教不改或给公司 造成不良的社会影响或较大经济损失，处50元以上罚款直至辞退。 第九条 本规定自××××年××月××日起执行。 表23-1 行文表 |保 |绝对机密| |另 |呈 | |受文 | |副 | |密 | | | | | |者 | |本 | |区 | | |文 | | | | |份 | |分 | | | | | | | |数 | | |普通 | | | | | | | | |传 |限时送 | |事 | | | | | | |递 | | | | | | | | | |法 | | |由 | | | | | | | |特快送 | | | | | | | | | |快件 | | | | | | | | | |普通 | | | | | | | | |保 | | | | | |存 | | | | | | | | | | | 二、文件收发规定 第一条 公司的文件由办公室负责起草和审核，公司总经理签发；公司本部各部门的文件由各部 门负责起草，办公室审核，总经理签发。 第二条 文件签发后，送办公室统一安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印盖 章。 第三条 文件和原稿，由办公室分类归档、保存备查。 第四条 属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定 ，由专人印制报送。 第五条 文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登 记清楚，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件由专人按核定的范围报送。 第六条 外来的文件由办公室专人负责签收，并分类登记。由办公室主任提出处理意见后，签收 人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误；属急件的，应在接件 后即时报送。 第七条 传阅文件由办公室专人负责收回，对领导指示的文件，办公室应及时组织传达和落实。 表23-2 往来信函记录表 |类 别 |日 期 | 函 内 容 |处 理 人 |回函日期 |回函内容 | |去 |来 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 三、公司报刊邮件函电收发制度 第一条 全公司公私报刊、外来邮件、外发公启、函电等由公司收发室负责收发。 第二条 外发函电要求。 1．各部门因公需外发函、电，经办人员应于每天下午××点以前将函件、电报底稿送到 收发室，另填写挂号、平信、电报外发登记表。 2．每天下午××点以前，公司收发室应将当日外发函、电清点，累计送交邮局寄发。 表23-3 信函寄发记录表 业务类 公共关系 采购类 总务类 |发函日期 |发函单位 |文 别|内 容 |寄发单位 |回函日期 |回函内容 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 第三条 外来邮件管理 1．外来邮件一律公司收发室签收分发。 2．凡挂号、纸包、包裹单、货运单等由收发室通知收件人到收发室当面签收。 3．一般公启函、电和公司内职工私人信件，由收发室开具清单分放到各单位信报箱内 。 4．私人不明平信一律放到（信架）信袋内，由个人自取。 5．不论公私邮件，收发室应随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置延误对；国外 来函应检查封口、邮戳，如发现被拆封或邮票被撕应拒绝签收，并向邮局反映查明原由 。 6．凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人，在收发室通知发出后，应随即到 收发室领取邮单，并及时去邮局取款取件。超期罚款收发室概不负责。 第四条 报刊订购与收发 1．报刊订购 （1）订购时间：上半年； 下半年。 （2）订购手续：不论单位和个人，均需先到收发室查阅报刊目录，再将需要订购的报 刊代号、名称、出版日期、单价、订购份数、期数填写清楚交收发员核对算价，确认无 误后，当面缴款开票。公费订购报刊由收发员持订单到财务部门办理付款托收手续。归 口管理报刊公费订购的单位除按上述要求填写预订单外，还须填写报刊分发清单，详细 写明各种报刊分发到哪些单位或个人。 2．报刊收发 （1）收发员每天对邮局送来的报刊应对照邮局分送清单分类清点，发现有差错应及时 登记并要求补缺退任。 （2）收发员收到邮局送来的报刊后应及时分发、不得耽搁延误。收发员清点分发报刊 时间为××小时，任何人不得进入收发室。 四、公司文件管理规定 （一）总则 第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用， 特制订本制度。 第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂上报下发的各种 文件、资料。 第三条 按照党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办（以下简称两办）归口 管理。 表23-4 送发公文登记簿 |日 期 |文 号 |收文单位 |文 别|事 由 |附 件 |附 本 |回涵内容 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 表23-5 表格档案处理工作一览表 |部门|表格档 |联数|负责 |表格性质 |完成 |审核 |审核 | | |案名称 | |职别 | |期限 |职别 |日期 | | | | | |日报 |月报 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 3．草拟文稿必须从全厂角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明 、文字简练、标点符号正确、书写工整，严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写； 4．文稿拟就后，拟稿人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷 份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级； 5．厂办应根据厂部的要求和上级有关指示精神、有关文件规定，对文稿进行审查和 修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟 稿； 6．经厂办审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）； 7．对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟稿部门重新誊写清楚； 8．需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签； 9．文稿审核会签后，按批准权限的规定呈送厂部领导审定批准签发； 10．经领导批准签发后的文稿交厂办机要秘书统一编号送打字室打印； 11．文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名； 12．文...
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