文书归档工作程序
文书归档工作程序 ----------------------- 根据本部门的业务情况及上年形成文件情况，准备好本部门平时归卷的类目卷夹。 1、熟悉公司的机构设置及职能、归档文件的范围。 2、购置必要的装具。 3、拟制当年归卷类目表。 1、字迹清晰、准确无误。 2、卷内目录、备考表各栏填写齐全。 3、卷内目录与文件相符无误。 调整后的案卷符合质量要求(详见质量标准)。 1. 归卷准确及时。 2. 每季有检查。 3. 发文正件与底稿齐全。 每年一月份完成当年文件材料归卷的准备工作，类目齐全。 工 作 标 准 拟写案卷题名 1、计算机打印卷内目录。 2、填写备考表（填写方法参见“案卷质量要求” ）。 3、将整理好的案卷装盒。 填 写 目 录 和 备 考 表 装 盒 1. 案卷目录清晰无误。 2. 移交手续完备。 文件材料的整理 1. 按公司档案分类原则和整理方法，对平时归卷的文件进行检查和调整。 2. 剔除不需归档的文件和重份文件。 3. 排列卷内文件，对卷内文件太多的卷，进行适当分卷(每卷在150页以内)。 4. 按卷内文件排列顺序编写件号和每件的页号。 5、、拆除文件上的金属物。 6、对无装订线的窄边文件进行加宽。 7、修复破损文件。 8、取齐文件右侧和下沿，按单份文件进行装订。 填写案卷标题。 5. 平时归卷 1. 文件管理员将本部门的各类文件分类归入相应的类目卷盒。 2. 合同、协议签完一周内向总裁办归档。 3. 指导本部门做好账外文件的平时归卷工作。 1. 将审批完的呈批件及时退各部门文件管理员。 2. 将以股份公司名义的发文分类归入卷盒。 3. 上级文件分类归卷 平时归卷准备 各 业 务 部 门 总 裁 办 公 室 工作程序 工 作 内 容 1. 按档号编制案卷目录 。 2. 在公司保存一年后，向首信集团总部移交归档。 3. 交接双方清点无误后，履行签字手续，各保存一份案卷目录。 编制案卷目录移交归档 填写案卷封皮 1. 按规定逐项填写封面栏目。 2、填写卷内文件的案卷号、目录号。 根据卷内文件内容拟写案卷题名，题名包括文件的制发机关、主题内容、文种。 封面各栏及卷内文件的案卷号、目录号填写准确无误、无漏。 1. 排列案卷与编号 1、按《邮电工业企业档案实体分类办法》进行排列案卷。 2、编制档号。 1案卷排列符合规定。 2、档号编制准确无误。 移交归档 1、填写移交清单一式两份，向总裁办移交。 2．双方履行签字手续，各保存一份。 按时移交，清点无误，手续完备。 标题结构完整，概括全面、简明扼要，能充分揭示卷内文件的主题内容，便于查阅。
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