天纵知识管理系统简介
天纵知识管理系统简介 ==开发背景== o 无论是企业单位，还是事业单位，都有大量的文件需要管理，特别是通过了ISO认证 的企业，文件量更大。可以说，文件管理是企业规范化管理的基础工作。传统方式 通过手工和纸张来存放、管理、审批、发布文件必然存在许多的缺点。如：文件耗 用纸张量大，成本高；文件传递速度慢，传送范围有限；人工传递劳神伤财，传送 质量不高；文件多杂，人工管理工作量大，占用空间大，查找不便且容易丢失；文 件控制困难等等。 o 管理成本高 传统纸张方法管理文件，要复印发行，对纸张、油墨等消耗大，同时人工收发文需 要投入大量人力，如果远程传递，这种投入更大。一般中型企业，如果采取人工管 理文件，每个部门要设置一个文件管理员。 o 文件查找困难 纸张文件一旦量大时，查找就显得非常不便，如果管理不善，极易丢失，对工作造 成影响。可时查找文件需要投入大量人力。 o 远程发送不便 纸张文件要远程发送，必须通过邮寄，速度慢且成本大，对那些时间紧迫的文件来 说根本无法及时送达，对工作造成严重影响。 o 文件控制困难 纸张文件往往被很多人复印，这样控制起来十分困难，一旦发生文件改版，还有旧 版本在流通，这是明显不符合ISO标准的，同时也影响工作。 o 要解决上述的问题，除了提高文件管理规范化程度以外，还要引进计算机技术，利用 计算机信息管理系统和互联网，实现电子化办公及网络办公的目标，从而节省管理 成本，提高工作效率。 ==系统介绍== 天纵知识管理系统”立足“天纵企业管理开发平台”，基于国际先进的KM思想及微软成 熟的.NET平台技术开发的一套拥有B/S（浏览器/服务器）和C/S（客户端/服务器）两种 访问方式的知识管理产品。 本系统以ISO文件管理为核心，充分贯彻ISO质量体系的管理思想，利用先进的计算 机软件技术，有效地控制各种文档的产生，管理文档的存取访问，控制文档的分发，监 控文档的流转过程，确保各文件版本一致性，确保最新文件的执行。本系统同时支持传 统手工纸张文件管理和电子文件网络流转两种方式，既可用于企业文件控制与管理，也 可用于政府事业单位公文流转及管理。正确运用，能实现无纸化办公的目的。 本系统旨在通过计算机技术推动知识管理，帮助企业建立先进的知识管理模式，使 企业知识管理平台成为短期营运与长期成长战略结合的资讯平台，极大化企业最有价值 的资产- 员工与知识。让员工快速获取个人成长所需的工具及信息，达成员工高度的成就感，加 速协同作业，通过知识管理平台实现实时信息的共享，为企业更有品质的营运决策提供 支持。运用高效率的作业流程降低管理成本。 本系统采用了大量成熟组件，提供统一的界面方案和丰富的数据管理分析功能。所 有界面信息、数据结构、功能模块及数据处理算法均可随意修改，用户可根据自身实际 情况自行组装、修改模块，甚至可开发新的应用系统。是目前市场上少见的一款务实、 经济、高效、灵活的企业管理系统。 主要功能模块：日常事务管理系统、文件流转管理系统、文件处理系统、印章管理 系统、图纸资料管理系统、企业互动平台管理系统。 ==模块介绍== 【日常事务管理】 o 文件管理之日常事务性工作是指文件管理过程中一些基础工作和事务性工作，其中文 件柜管理和电子文件夹管理是重点。 o 公司文件柜和电子文件夹要认真规划，这样对文件存放有很大帮助，可以令您查找、 管理文件方便快捷。从系统中点击文件柜或文件夹名称可查看此文件柜中或文件夹 存放的所有文件。 o 耗材领用登记、文件印制管理、传真收发登记、信函收发登记对控制文件进出及管理 成本有重要意义。 o 日常事务管理系统包括文件柜管理、文件夹管理、耗材领用登记、文件印制管理、传 真收发登记、信函收发登记六个模块。 【文件流转】 o 文件流转件管理系统对文件生命用期进行全面管理，是文件管理系统的核心模块，正 确使用，可实现无纸化办公。 o 本系统支持电子文件网络传送及纸张文件手工传阅双重功能。文件网络流转流程：文 件管理员在WORD、EXCEL或其他文字编辑工具中编辑好文件后，上传到设置好的文 件夹中，通知审核人、批准人审批后，发送给相关人员。相关人员收到来文通知后 ，即可打开文件阅读器阅读此文件。文件管理员可通过“文件阅读跟踪”模块查看文 件阅读情况。手工传阅文件流程：文件管理将纸张文件登记后，发送给相关人员， 同时打印“文件传阅单”，交由阅读者签名，阅读者读完后，可以下传给下一个阅读 者，文件管理员可通过“文件阅读跟踪”模块查看传文件目前传阅位置。 o 文件流转管理系统包括文件登记、文件发送、文件阅读、文件传阅、文件归档、文件 借阅、文件阅读跟踪七个模块。 【文件处理】 o 文件处理系统对文件进行处理，如文件办理、修改、销毁、档案移交等，是文件流转 后之管理工作。有些文件（如工作计划）需要有关人员做某些工作，因此涉及工作 办理，工作办理过程可通过系统进行跟踪。文件修改、销毁要先行申请，批准后才 能进行，修改痕迹可查。文件回收则效地控制了旧版本文件的流转。 o 文件处理系统包括文件办理、文件回收、档案移交、文件修改管理、文件销毁管理五 个模块。 【印章管理系统】 o 公司印章（如公司章、文件控制章、资格人私章等）是公司权限标记，要加以管理， 如果加管理不当，会导致文件审批控制失败，造成不良影响甚至严重后果。 o 对公司印章的管理包括两方面内容，一是对印章进行编号登记，集中管理，以便于查 找；一是对印章借用过程进行控制跟踪，防止丢失。 o 文件处理系统包括印章档案管理、印章借用管理二个模块。 【图纸资料管理系统】 o 公司图纸资料（如设计图纸、设备说明书、技术标准、工具书等）是公司重要资源， 如果不加以管理，会丢失或因存放混乱不易查找，对公司工作造成影响。 o 对公司图纸资料件的管理包括两方面内容，一是对资料图纸进行编号登记，集中管理 ，以便于查找；一是对借用过程进行控制跟踪，防止丢失。 o 文件处理系统包括图纸资料档案、图纸资料借用二个模块。 【互动平台】 o 互动平台管理系统是建立在公司门户网站上的一个模块，员工和社会公众通过公司门 户网站进行交流互动，在客户、供应商、公司员工、公众之间建起一个全面沟通平 台，以提高自身素质。 o 员工可通过WEB方式登录知识管理互动平台，查看公司通知、公告；向企业管理专家 提问；在知识交流论坛发起论题等。 o 互动平台分为两部分，一是WEB端；一端为服务器端。一般用户通过IE进行互动交流 ，文件管理员通过后台进行数据管理。 ==系统特色== o 天纵知识管理系统相比其他文件管理系统、OA系统有其独具个性的特色，主要表现在 以ISO文件管理为核心，同时兼顾OA的许多功能，为企业搭建知识交流、知识共享 及全面沟通平台。具体如下： o 可自行定义的流程和模块 所有界面信息、数据结构、功能模块及数据处理算法均可随意修改，用户可根据自 身实际情况自行组装、修改模块，甚至可开发新的应用系统。 o 全面文档生命周期管理 任何一个文档都包括创建、修改、审批、发布、归档、修改、销毁的过程。该系统 对每个阶段都提供了有效的管理手段。 o 强大的文件检索功能 用户可自由设置查找条件，快速找到想要的文档。文件管理分门别类，层次清楚。 在“文件柜”或“文件夹”系统中可快速查看文件清单。 o 强大的统计分析功能 系统提供了大量的文件统计方式。如果用户还有其他统计需求，可自行设定。所有 查询、统计、分析逻辑均可自行修改。 o 支持多种短信息通知 系统支持手机短消息、邮件、网络短消息的应用，待审批、待签收、待发布等所有 的信息传递可以直接发送到相关人手机上，令工作轻松高效。 o 同时满足手工纸张文件和电子文件流转 系统支持手工纸张文件流转和电子文件流转两种方式，以满足某些企业或单位无法 完全实现电子化文件流转的需求。 o 协同工作的互动平台 员工可通过WEB方式登录位于企业门户网站的知识管理互动平台，查看公司通知、 公告；向企业管理专家提问；在知识交流论坛发起论题等。 o B/S、C/S均可登录系统 本系统拥有B/S、C/S两种操作方式，用户可选择自己方便的方式登录及操作系统。 ==效益分析== o 借助计算机技术规范化文件管理，提升管理水平和公司形象。 o 文件查找方便快捷，同时避免公司重要文件流失或丢失。 o 远程办公及各种流程自动化技术提高工作效率，降低管理成本。 o 有效管制企业 ISO文件的进出，确保各文件版本一致性，确保最新文件的执行。 o 协作的加强：加强企业内部沟通与合作，提升工作效率。 o 改善企业知识管理环境，确保知识有效积累和共享，提高员工素质，在企业内营造良 好的学习风气，将企业建成学习型企业和知识型企业。 o 无纸化办公，减少直接成本，如纸张、复印耗材等。同时符合环保精神。 o 本系统还兼有许多办公自动化功能，如工作计划、日程安排、工作日记、短信息管理 等，让员工工作更加轻松愉快。 o 文件发送通过计算机网络进行，不再由人工传递，节省时间和人工成本，提高工作效 率。 o 员工可通过WEB方式登录位于企业门户网站的知识管理互动平台，查看公司通知、公 告；向企业管理专家提问；在知识交流论坛发起论题等。相比直接沟通管理成本要 低得多，而且及时、效率高。 o 同拥有B/S、C/S两种操作方式，用户可选择自己方便的方式登录及操作系统。使用远 程办公，提高工作效率及及时性。 ==服务与价格== 一、软件报价 根据用户购买之站点数及要求提供之服务协商价格。 二、服务项目 o 负责咨询答疑(建议采用电子邮件、MSN方式，以节省双方费用)。 o 远程维护（通过宽带互联网登录用户数据进行维护）。 o 现场技术支持。 o 终身免费升级。 o 提供以下资料： ■ 《实施指南》 ■ 《用户手册》 ■ 软件操作教学片 ----------------------- 地址：湖南省汩罗市友谊河南路11排四层 邮编：414400 电话：0730-5241006,5240398 传真：0730-5241006 EMAIL:sales@tinzoom.com 联系人：易小姐
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