四、盘点作业
四、盘点作业 货品因不断的进出库，在长期的累积下库存资料容易与实№数量产生不符的现象。或者有 些产品因存放过久、不恰当，致使品质机能受影响，难以满足客户的　求。为了有效的 控制货品数量，而对各储存场所进行数量清点的作业，谓之盘点作业。盘点结果的盈亏 往往差异很大，若公司未能多加注意且适时、确实施行，对公司的损益将有重大影响。 1. 盘点作业的目的 (1) 为了确定现存量，并修正料帐不符产生的误差。通常物料在一段时间不断接收与发 放後，容易产生误差，这些误差的形成主因有： (a) 库存资料记录不确实，如多记、误记、漏记等。 (b) 库存数量有误，如损坏、遗失、验收与出货清点有误。 (c) 盘点方法选择不恰当，如误盘、重盘、漏盘等。 这些差异必须在盘点後察觉错误的起因，并予以更正。 (2) 为了计算企业之损益。企业的损益与总库存金额有相当密切的关系，而库存金额又 与库存量及其单¤成正比。因此为了能准确地计算出企业实№的损益，就必　针对现 有数量加以盘点。一旦发觉库存太多，即表示企业的经营受到压迫。 (3) 为了稽核货品管理的绩效，使出入库的管理方法和保管状态变得清晰。如呆、废品 的处理状况，存货周转率、物料的保养维修，均可藉盘点发觉问题，以谋改善之策 。 [pic] 2. 盘点作业的步骤 　一般盘点必须依循下列步骤逐步实施，如图4-1。 [pic] 图4-1 盘点作业的步骤 (1) 事先准备 盘点作业的事先准备工作是否充份，攸关盘点作业进行的顺利程度，为了使 盘点得在短促的时间内，利用有限的人力达到迅速确实的目标，事先的准备 工作内容如下： (a) 明确建立盘点的程序方法 (b) 配合会计决算进行盘点 (c) 盘点、复盘、监盘人员必须经过训练 (d) 经过训练的人员必须熟悉盘点用的表单 (e) 盘点用的表格必须事先印制完成 (f) 库存资料必须确实结清 　 (2) 盘点时间的决定 一般性货 品就货帐相符的目标而言盘点次数愈多愈好，但因每次实施盘点必须投入人 力、物力、财力这些成本耗资不眦，故也很难经常为之。事实上，导致盘点 误差的关键主因是在於出入库的过程，可能是因出入库作业传票的输入，检 查点数的错误，或是出入库搬运造成的损失，因此一旦出入库作业次数多时 ，误差也会随之增加。所以，以一般生产厂而言，因其货品流动速度不快， 半年至一年实施一次盘点即可。但以物流中心货品流动速度狻快的情况下， 我们既要防止过久盘点对公司造成的损失，但又碍於可用资源的限制，因而 最好能视物流中心各货品的性质制定不同的盘点时间，例如，在有建立商品 别ABC管理的公司，我们建议： ·A类主要货品：每天或每周盘点一次 ·B类货品：每二、三周盘点一次 ·C类较不重要货品：每月盘点一次即可 而未实施商品别ABC管理的业者，至少也应对较容易损耗毁坏及高单¤之货品 增加其盘点次数。另外　注意的，当实施盘点作业时，时程应尽可能缩短， 以2￣3日内完成较佳。至於选择的日期一般会选择在： (a) 财务决算前夕──因便利决算损益以及表达财务状况。 (b) 淡季进行──因淡季储货量少盘点容易，人力的损失相对降低，且调动 人力较为便利。 　 (3) 决定盘点方法 因盘点场合、　求的不同，盘点的方法亦有差异，为符合不同状况的产生， 盘点方法的决定必须明确以利盘点时不致混淆，至於其细节於下节中加以叙 述。 (4) 盘点人员之组训 为使盘点工作得以顺利进行，盘点时必须增派人员协助进行，至於由各部门 增援的人员必须组织化并且施以短期训练，使每位参与盘点的人员能适切发 挥其功能。而人员的组训必须分为两部份： (a) 针对所有人员进行盘点方法训练。其中对盘点的精神程序、表格的填 写必须充份　解，工作才能得心应手。 (b) 针对复盘与监盘人员进行认识货品之训练。因为复盘与监盘人员对货 品大多数并不熟悉，故而应加强货品的认识，以利盘点工作之进行。 (5) 储存场所之清理 (a) 在盘点前，对厂商交来的物料必须明确其所有数，如已验收完成属本 中心，应即时整理归库，若尚未完成验收程序属厂商，应划分清楚避 免混淆。 (b) 储存场所在关闭前应通知各　求部门预　所　之物项。 (c) 储存场所整理整顿完成，以便计数盘点。 (d) 预先鉴定呆料、废品、不良品，以便盘点时之鉴定。 (e) 帐卡、单据、资料均应整理後加以结清。 (f) 储存场所的管理人员在盘点前应自行预盘，以便提早发现问题并加以 预防。 (6) 盘点工作 盘点时，因工作单调琐碎，人员较难以持之以恒，为确保盘点的正确性，除 人员组训时加强宣导外，工作进行期间应加强　导与监督。 (7) 差异因素追查 当盘点结束後，发现所得数据与帐簿资料不符时，应追查差异的主因。其著 手的方向有： (a) 是否因记帐员素质不足，致使货品数目无法表达。 (b) 是否因料帐处理制度的缺点，导致货品数目无法表达。 (c) 是否因盘点制度的缺点导致货帐不符。 (d) 盘点所得的数据与帐簿的资料，差异是否在容许误差内。 (e) 盘点人员是否尽责，产生盈亏时应由谁负责， (f) 是否产生漏盘、重盘、错盘等状况。 (g) 盘点的差异是否可事先预防，是否可以降低料帐差异的程度。 (8) 盘盈、盘亏之处理 差异原因追查後，应针对主因适切的调整与处理，至於呆废品、不良品减¤ 的部份　与盘亏一并处理。 物品除了盘点时产生数量的盈亏外，有些货品在¤格上会产生增减，这些变 迁在经主管审核後必须利用货品盘点盈亏及¤目增减更正表(表4-1)修改。 　 表4-1 货品盘点数量盈亏¤目增减更正表 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　年　月　日 |货 | |品 | |编 | |号 | |请购点： 　　　　　　　　　　　　　　　经济订购量： | |日期 |订 购 |入 库 |出 库 |现 存 |附 注 | |月 | |日期 | |盘存单号码 | |品项号码 | |存放位置 | |数量 | |查核人 | (b) 循环盘点法 循环盘点既是将每天或每周当作一周期来盘点，其目的除了减 少过多的损失外，对於不同货品施以不同管理亦是主要原因， 就如同前述商品别ABC管理的作法，¤格愈高或愈重要的货品， 盘点次数愈多，¤格愈低愈不重要的货品，就尽量减少盘点次数 。循环盘点因一次只进行少量盘点，因而只　专门人员负责即 可，不　动用全体人员。 循环盘点法最常用的单据为「现品卡」，形式如表4- 4，其使用方式为：每次出入库一面查看出入库传票，一面把出 入库年月、出入库数量、传票编号、库存量登记在现品卡上， 主要目的在於： 1.使作业者对出入库数量及库存量有具体的数字认知。 2.可协调进行出入库的分配管理，并在错误发生时能立即调查 。 3.随时掌握库存品的流动性及库存量控制的情况。 　 表 4-4 现品卡 |货品编号 |001 | |货品名称 |肥皂 |交 货 单 位 |　 | |存放位置 |A1 |包 装 单 位 |箱 | |月日 |出入库地点 |传票编号 |入库数 |出库数 |库存数 | |6/1 |转 入 |N123 |100 |　 |200 | |6/5 |转 出 |N200 |　 |50 |150 | |　 |　 |　 |　 |　 |　 | |　 |　 |　 |　 |　 |　 | |　 |　 |　 |　 |　 |　 | |　 |　 |　 |　 |　 |　 | |　 |　 |　 |　 |　 |　 | |　 |　 |　 |　 |　 |　 | |　 |　 |　 |　 |　 |　 | 然而现品卡的必要与否见仁见智，一般若不采用现品卡，只以单纯点 数核对的方式进行循环盘点，其步骤如下： 步骤 1：决定当天欲盘之货品。 步骤 2：由专门人员负责，利用空档至现场清点这些货品之实№库存 数。 步骤 3：核对盘点货品之电脑库存数。 步骤 4：对照的结果，如发现两库存数没有差异，则维持原状，若发 现有差异，则调查原因，并马上作修正。 而若使用现品卡者，其除了在每一次货品出入库都要予以记载外，对 於在盘点时的点数核对工作亦较详细，虽作法上较麻烦，但对於盘点 差异原因的追溯却较为快速、正确。以下为使用现品卡的循环盘点方 式：[15] R：实№库存量 r：现品卡上的库存量 K：上月底的电脑库存量 k：上月底的现品卡库存量 步骤 1：决定将要进行循环盘点的品项，并把上月底的电脑库存数K 记录下来(记录於表4-5之循环盘点单)。 步骤 2：前往盘点货品的位置，记录现品卡中的上月底库存数k(记录 於表4-5之循环盘点单)。 步骤 3：清点盘点货品，将实№库存数R 以及现品卡中的库存数r记录下来。(记录於表4- 5之循环盘点单)。 步骤 4：进行R－r的运算。当R－r＝0→步骤 6　R－r≠0→步骤 5 步骤 5：检查现品卡的出入库及库存数的记录中是否有计算错误： (Ⅰ)若有错误，则修改。 (Ⅱ)若无错误，再次计算实№库存R。 步骤 6：计算上月底的电脑库存数K与同为上月底的现品卡库存数k间 的差(K－k)： 当K－k＝0→步骤 8 K－k≠0→步骤 7 步骤 7：调查上月底现品的出库是否转入次月，假如是，以F表示其 数量。 步骤 8：利用以上步骤对照下式： (Ⅰ)(R－r)－(K－k)－F＝0 →盘点无误差 (Ⅱ)(R－r)－(K－k)－F≠0 →盘点有误差，应实施误差原因再调查 步骤 9：作修正记录 　 表4-5 循环盘点单(异常出入库单) 循环盘点单 No. 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　年　　 月　　 日 |　 |项 目 |记 号|初 次|再检查 |误差理由 | | |实№库存数 |R |　 |　 |　 | |当日库存 |现品卡库存数 |r |　 |　 | | | |差 |R-r |　 |　 | | | |电脑库存数 |K |　 |　 | | |上月末 |现品卡库存数 |k |　 |　 | | |库存 | | | | | | | |差 |K-k |　 |　 | | | |上月未作出库指示，但 |F |　 |　 | | | |在次月才出库数 | | | | | |对照公式 |(R-r)-(K-k)-F |　 |　 | | |判 定 |＝0 无误差，不　调查 |　 |　 | | | |≠0 有误差，　调查 | | | | |异常 |过 剩 数 |不 足 数 |发现部门 |理 由 | |出入库 | | | | | | |　 |　 |　 |　 | 我们将采用「期末盘点」及「循环盘点」的差异整理於下表(表4- 6)。公司以本身情况选择较适用的盘点方式,但大体而言，循环盘点较能针 对各货品须要作适时管理，且易收盘点成效。事实上，有些公司是将两种盘 点同时并用，平时针对重要货品作循环盘点，而至期末再将所有货品作一期 末大盘点，如此不仅循环盘点的误差能渐渐减少，就算是期末的大盘点，其 误差率也因循环盘点的配合进行而有所大幅降低，同时期末盘点的所　时间 也会因平时循环盘点的整理与管理改善而缩短许多。 　 表4-6 期末盘点与循环盘点之差异比较 |盘点方式 |期末盘点 |循环盘点 | |比较内容 | | | |时 间 |期末、每年仅数次 |平常、每天或每...
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