董事会秘书的职业风险及有效防范
董事会秘书的职业风险及有效防范 |　　随着中国证券市场的发展，董事会秘书职业队伍也得到了迅速的 | |发展，董事会秘书的职能及作用在证券市场规范化发展中越来越显示 | |出它独特的专业作用。与此同时，董事会秘书的职业风险及如何防范 | |的问题也随之摆在我们面前。 | | | |董事会秘书的职业风险 | | | |　　董事会秘书的职业风险主要来自于以下两个方面： | | | |　　首先，董事会秘书的职业风险来自于公司的外部。董事会秘书在 | |中国有关法律、法规上的认同，最早起源于国务院根据《公司法》第85 | |条及155条颁布的《关于股份有限公司境外募集股份及上市的特别规定》| |，该规定第15条明确了董事会秘书为公司的高级管理人员。而后国务 | |院证券委、国家体改委颁布的《到境外上市公司章程必备条款》以及中 | |国证监会颁布的《上市公司章程指引》，特别是上海和深圳证券交易所 | |的《股票上市规则》中有关章节都确定了董事会秘书这一职位，并规定 | |相应的职责和作用。 | |　　董事会秘书是公司的高级管理人员，承担法律、法规及公司章程 | |对公司高级管理人员所要求的义务，享有相应的工作职权，并获取相 | |应的报酬。 | |　　事实上，由于上市公司的规模、领导层的认识、企业文化的不同 | |及董事会秘书本身素质的差异，往往造成董事会秘书执行有关职责时 | |，在承担责任、工作标准、工作职权及相应报酬等方面存在较大的差 | |异。造成这种现象的主要原因，是由于在有关规定中对董事会秘书有 | |严格的任职资格及任免程序，有较明确的职权范围，但对董事会秘书 | |承担什么样的责任界定不够清晰，对如何保证董事会秘书行使其职权 | |，则表述较少，由此造成了董事会秘书在行使职权时的不确定性。 | |　　从另一个方面考虑，董事会秘书的职权主要反映在与交易所的联 | |络、协调和组织上市公司信息披露事宜、与投资者及新闻媒体的联络 | |、董事会内部的管理等方面。是处在公司与外界的交汇点，也是公司 | |与外界矛盾的交汇点。目前我国证券市场处在发展时期，有关法律、 | |法规还在不断地建立和健全，由此也造成董事会秘书在行使职权中的 | |困惑。而一旦出现问题，董事会秘书首当其中，必然要负有关责任。 | |　　第二，董事会秘书的职业风险来自于公司内部。由于中国证券市 | |场的特殊性，上市公司中大部分是由国有企业改制而成的。而这些公 | |司在完成上市筹集资金之后，很多管理思路及管理办法还没有真正适 | |应证券市场的要求，也就是说改制滞后。 | |　　可以想像，如果上市公司的董事会对上市公司的规范化运作没有 | |足够的认识，对董事会秘书的作用也不会有充分的认同。可能出现两 | |个方面的问题：一方面，将公司上市之后的多出来的工作交给董事会 | |秘书去做，但是并没有在机构设置、工作人员配备、管理制度方面给 | |予配合。而当董事会秘书对公司董事会的一些做法提出疑义时，往往 | |得不到理解；另一方面，公司对董事会秘书寄予较大的期望，由于董 | |事会秘书自身素质等原因造成不胜任董事会秘书工作，而产生公司董 | |事会对董事会秘书工作的不信任感。无论出现哪一种情况，董事会秘 | |书的工作都处于一种被动的尴尬局面。 | |　　董事会秘书的职业风险最终将反映在承担有关法律责任，受到董 | |事会的解聘等处罚上。 | | | |董事会秘书职业风险的防范 | | | |　　从个人角度来说，董事会秘书职业风险可以从以下几个方面防范 | |： | | | |　　1、具备专业知识，提供专业意见。 | |　　董事会秘书应该具备一定的专业知识，这是董事会秘书的职业所 | |必须的。不仅要掌握公司法、证券法、上市规则等有关法律法规，还 | |要熟悉公司章程、信息披露规则，掌握财务及行政管理方面的有关知 | |识。只有这样，才能有效的行使董事会秘书的职责，对董事会提供全 | |面的专业意见，保障公司规范化运作，从而确立董事会秘书在公司的 | |地位及作用。 | | | |　　2、遵守职业操守，履行专业职能。 | |　　董事会秘书应当遵守公司章程，承担高级管理人员的有关法律责 | |任，对公司负有诚信和勤勉义务，不得利用职权为自己或他人谋取利 | |益。董事会秘书作为专业人士，遵守职业操守，保持个人的品格和地 | |位是履行专业职能的首要条件。 | |　　董事会秘书作为公司的高级管理人员，知道很多公司在决策与投 | |资方面的安排，保守公司的秘密，避免公司对股价有影响的消息通过 | |非正常的渠道传播。当得知公司作出或者可能作出违反有关法律、法 | |规的决议时，应及时提醒公司有关人员，并拿出解决问题的办法。这 | |样做一方面可以提升公司董事会对董事会秘书的信任程度，另一方面 | |也能有效的防范风险。 | |　　董事会秘书也有权行使如下职责： | |　　协助董事会依法行使职权，在董事会违反法律法规、公司章程及 | |证券交易所有关规定作出决议时，及时提出异议，如董事会坚持作出 | |上述决议，应当把情况记载在会议纪要上，并将会议纪要马上提交上 | |市公司全体董事和监事。 | |协助董事及经理在行使职权时切实履行境内外法律、法规、公司章程 | |及其他有关规定。在知悉公司作出或可能作出违反有关规定的决议时 | |，有义务及时提醒，并有权如实向中国证监会及其他监管机构反映情 | |况。 | | | |3、 积累工作经验，提高工作质量。 | |　　董事会秘书在工作实践中，积累出了不少好的经验，这些经验都 | |有利于董事会秘书有效的防范风险。 | |　　注重工作方法，对董事一视同仁，提供同等专业意见，与董事保 | |持良好的关系，提高董事对董事会秘书的信任程度。争取董事会成员 | |对董事会秘书工作的理解和支持，建立良好的工作环境。 | |　　提高工作技巧，对董事会的议案要事先提出专业意见，在有可能 | |违反有关法律、法规时，在会前要表明自己的观点，协助董事会在不 | |违反有关法律、法规的前提下，提出解决问题的方案。不要等到董事 | |会议上提出反对意见，避免在董事会议上引起争议。如需要请专业会 | |计师或专业律师提供意见时，应在会前安排专业人士到场。 | | | |董事会秘书应向职业化、专业化方向发展 | | | |　　中国的董事会秘书专业队伍经过近十年的发展，目前已有二千多 | |专业人员，从1999年11月起，上海、大连、湖南、青岛、山东、海南 | |等地相继成立了董事会秘书协会，这些协会主要起到了自律及为会员 | |服务的作用。 | |　　与国际上公司秘书专业人士相比，中国的董事会秘书任职资格的 | |标准上已基本上与国际接轨，但在就业程序上有所不同。一般来讲， | |国际上先是取得了公司秘书的资格，才可去应聘公司秘书的职位，而 | |在中国，一般是先由董事会聘任，有了职位，再经过两个交易所培训 | |取得任职资格。 | |　　从中国董事会秘书的现状来分析，有效的防止职业风险应该从根 | |本上解决。我认为，推动董事会秘书向职业化、专业化方向发展应该 | |是一条有效的途径，而目前中国已经具备了这种客观条件。 | | | |　　1、促进成立全国性的董事会秘书专业协会。成立全国性的董事会| |秘书专业协会，有利于统一全国董事会秘书的专业管理，加快各地区 | |董事会秘书的合作及交流，促进发挥董事会秘书专业人士的作用，保 | |护董事会秘书的权益。有利于开展与国际间同业的交流和合作，与国 | |际标准接轨，使董事会秘书作为专业人士可以走向世界。 | |　　2、强调董事会秘书是一个专业人士，发挥其在公司治理中的作用| |。在目前讨论的有关公司治理中，董事会秘书应作为一个专业人士发 | |挥作用。在董事会秘书现有的职责中，很多都是保障公司治理准则的 | |实施。如董事会秘书的职责包括：帮助上市公司董事、监事、高级管 | |理人员了解法律法规、公司章程、股票上市规则及股票上市协议对其 | |设定的责任。 | |　　为强化公司董事会的战略决策和导向功能，董事会秘书应确保公 | |司董事会决策的重大事项严格按规定的程序进行。根据董事会要求， | |参加组织董事会决策事项的咨询、分析，提出相应的意见和建议。受 | |委托承办董事会及其有关委员会的日常工作。 | |　　3、建立董事会秘书人才库，只有将董事会秘书作为专业人士，通| |过考试、工作经验及个人品格的标准，培养一支符合国际水准的专业 | |队伍，促进董事会秘书专业人才的正常流动与竞争。 | |董事会秘书向职业化、专业化发展，成立全国性的专业团体，在加强 | |专业素质、强化职业道德、提高董事会秘书的地位、提供为会员服务 | |的同时，可以更有效的防范职业风险，并发挥其应有的作用。 | | | |　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 | |　　　　　　　 文/东方姑弥 |
董事会秘书的职业风险及有效防范