erp实施手记
编者按：ERP的项目实施，对许多人而言，一直是很虚的东西。听别人谈的很多，但是究竟一步一步怎样走，还是云山雾罩。经过《IT经理世界》与汉普咨询公司一年的策划，并且在实达电脑公司的积极配合下，终于可以推出对实达电脑公司ERP项目实施过程进行跟踪式报道的ERP项目实施手记。
实施手记将以连载的方式刊登，全部为第一线的咨询顾问撰写。希望我们几家的努力能够像1998年世界杯期间一家报纸的广告那样--宛若直播。
---- 摆在面前的，是一份装订整齐的文件。
---- 甲方：福建实达电脑科技有限公司
---- 乙方：汉普管理咨询有限公司
---- 为了实施福建实达电脑科技有限公司（以下简称"实达电脑"）iPro计划，实达电脑计划在"业务流程重组"的基础上，实现公司内部资金流与物流全面计算机化管理，进一步实现向"电子商务"经营模式的转变。为此，甲方拟定在2000年首先完成以"业务流程重组"、ERP系统应用和"电子商务"经营模式为核心内容的建设项目，继之实现"客户关系管理"、"电子商务企业运营"等管理内容。鉴于汉普管理咨询有限公司在企业"业务流程重组"、ERP系统实施应用和"电子商务"应用模式等方面提供管理咨询服务的能力与经验，甲乙双方愿意本着相互信任、真诚合作、共同发展的原则建立长期友好合作关系，并由乙方为甲方的"业务流程重组"、ERP系统应用和"电子商务"经营模式提供咨询服务，双方达成以下合作协议……
---- 2000年2月21日，实达电脑项目正式启动，汉普顾问组进驻；项目计划完成时间：2000年12月。
问题：浮出水面
---- 实达电脑公司成立于1997年9月，PC销量一直稳步增长，1999年在国内市场推出的时尚家用电脑"世纪梦"系列，获得了CCW年度最佳产品奖。但是，在实达电脑公司管理层（组织机构图见下）看来，面对市场竞争永远是容不得丝毫懈怠的。实达虽身处国内PC时尚潮流之前列，但PC的技术核心掌握在国外厂商如Intel，Microsoft手中，国内厂商基本上处于组装的层次，行业门槛低，竞争态势始终是异常激烈的。
---- 公司业务的发展是把双刃剑，随之而来的管理机构日益复杂、工作流转的环节日趋增多、对外的响应速度以及对内的沟通效率等等方面的问题开始浮出水面。对此，实达电脑领导和管理层做出了比较敏锐的反应，2000年度一方面努力实现年销量再迈一个台阶，另一方面，则把如何提高管理水平、提升内部营运能力、通过"炼内功"来抵御无序竞争的冲击、为网络化发展夯实基础等问题，明文写进了公司本年度上上下下的重点工作计划。
人员：重中之重
---- "人"是任何一个项目成败的关键，对于期间长、难度大的项目则更是如此。在实达电脑，公司对一件事情的重视程度是通过每个人的绩效考核指标来体现的。实达电脑的项目总负责人蔡福平先生--实达电脑副总经理，同时任企划部总监，分管财务部、综合管理部、信息管理部--本年度考核结果的60%就来自于本项目的进展与成果，"考核不合格的结果就是部门重组、待岗处理"。于是，如何搭建合适的班子来进行这个指标的顺利分解就成了他首先关心的问题。而对于咨询公司来说，则同样关注能否通过建设性的协同工作，实现"外力推动"与"内力驱动"的有机结合，力图避免因组织不善、推动不力而造成的项目损失。
---- 经过协商讨论，互相听取意见，双方共同确定了如下的人员组织结构：
---- 1、 项目领导小组
---- 小组组长：贾红兵（总经理）
---- 小组成员：邓宗煌（常务副总经理，营销事业部总监）、高龙（副总经理，销售事业部总监）、陈文立（副总经理，生产制造事业部总监）、蔡福平（副总经理，企划部总监）、陈建（研发事业部总监）、张后启（汉普咨询首席顾问，实达项目总监）
---- 项目领导小组的主要工作有：
• 制定方针策略，指导项目推进小组；
• 审定项目目标、范围及评价考核标准；
• 批准项目计划，监控项目进程；
• 解决项目推进小组不能解决的问题；
• 研究确定企业业务流程与组织机构的优化与重组事宜；
• 审批新系统的工作准则与工作规程，保证项目能够正常进行。
---- 其中，咨询公司项目总监的职责有：对项目中各种意外、困难情况提出咨询意见，避免项目方向发生大的偏差，帮助项目得以顺利、高效地运行。
---- 项目领导小组的例会制度为：每阶段举行一次例会，听取项目推进小组的工作汇报；项目领导小组组长还需经常关心、参与和指导项目工作，及时处理各种问题；日常的协调工作由蔡福平负责；领导小组应持续关注以下重点问题：人的协调、流程优化与信息化建设的必要性与紧迫性、投入与效益的关系。
---- 2、 项目推进小组
---- 小组组长：蔡福平
---- 小组成员：王齐勤（销售事业部副总监）、苏初文（生产制造事业部副总监）、林新（营销事业部副总监）、陈世丹（销售事业部总监助理）、陈沈明（研发事业部总监助理）、杨庆銮（财务部经理）、陈威（商务部经理）、戴志坚（采购部经理）、傅莉萍（综合管理部经理）、林朝（综合管理部副经理，全程负责业务流程重组阶段的具体协调工作）、谢豫川（信息管理部经理，全程负责ERP实施阶段的具体协调工作、ERP实施硬件环境的建设）、王玉荣（汉普咨询实达项目组组长）
---- 项目推进小组的主要工作有：
• 制定项目计划，保证计划的实现；
• 指导、组织和推动各职能组的工作；
• 组织和开展调查分析工作，对流程优化的问题提出解决方案和建议；
• 组织和开展企业各级人员的管理培训、技术培训，担负起教员的工作；
• 主持制定新的工作准则与工作规程；
• 提交各阶段的工作成果报告，向领导小组负责并汇报工作。
---- 项目推进小组的例会制度为：至少每半月开一次例会；为了保证项目实施，项目推进小组组长与成员必须事前有所安排，保证有足够的时间与精力投入到项目工作中；日常的协调工作由谢豫川负责。
---- 3、 项目职能小组
---- 各个项目职能小组--包括财务组、销售组、生产组、采购组和管理组，由各个职能部门的经理担任组长，而组员则由相应职能的关键岗位职员组成。
---- 项目职能小组的主要工作有：
• 研究本部门或领域流程优化与重组的方法和步骤；
• 明确本部门或领域业务对软件功能与性能的需求，提出本部门或领域与其它部门或领域相关联业务对软件的需求；
• 掌握与本部门或领域业务有关的软件功能，准备并录入数据；
• 培训本部门或领域的相关人员；
• 参加制定工作准则与工作规程；
• 做好系统切换，运行新系统。
---- 4、咨询顾问职能组
---- 组长：王玉荣
---- 成员：彭政策（BPR咨询顾问）、吴宝成（ERP实施顾问）、卫晓东（ERP实施顾问）、董蕊（ERP实施顾问）、于筱静（ERP实施顾问）
---- 咨询顾问职能组的主要工作有：
• 主持项目的管理与培训工作；
• 负责流程调查分析与优化重组工作；
• 负责ERP系统的分步实施工作；
• 对项目推进小组、项目职能小组与IT职能组的工作进展给出咨询意见。
5、IT职能组
---- 组长：谢豫川。
---- 成员：信息管理部业务骨干。
---- IT职能组的主要工作有：
• 配合流程调查分析、优化重组、ERP分步实施的工作；
• 推动培训工作；
• 负责数据准备，保证导入数据的准确、及时和完整；
• 逐渐熟悉新的系统，为将来的辅助维护工作做准备。
---- 各职能组应随时研究工作，对项目推进小组负责并汇报工作。
---- 值得注意的是，实达项目的一线人员不是来自IT部门。项目启动一段时间之后，我们会听到一些业务部门的经理这样问："咦，怎么今天ERP不开会了？"整个项目在这里被统称为了"ERP"，虽不确切，倒也简单明了。从一开始，整个项目的人员组织结构就把各业务部门"界定"在了项目的一线，IT部门重在技术实现与协调维护工作，难怪他们自觉或不自觉地已经把项目工作当作了份内的一项长期任务。就我们咨询顾问的经验来看，这与其他企业当中普遍存在的以IT部门主导的做法相比，是有很大不同的，要做到这一点当然需要在领导层和管理干部的时间投入方面确实下一番功夫。这种"明星阵容"，实质上是从一开始就宣布了"本项目只能成功、不能失败"。
---- 下一步，我们知道，应该是根据工作计划，"按部就班"地投入工作了。

项目管理和计划结构
一、两组数据
---- 关于项目管理，有这样两组研究数据：
---- 1． 资料来源：Garden Research Group 1997。
---- 研究结论：在美国，90% 的高科技项目未能在规定的时间和预算内完成。
---- 图表数据：（美国高科技项目完成情况统计）。

---- 2． 资料来源：KPMG 1997。
---- 研究结论：项目计划的质量很大程度上决定了项目的成功或者失败。
---- 图表数据：（项目失败的主要原因及其存在概率统计。Y轴：项目失败的主要原因。X轴：原因的存在概率统计值） 。

---- 对于实达电脑管理咨询项目来说，项目计划自然也应当成为“众矢之的”。现实情况是：项目时间跨度较长，来自人员、观念、软件、硬件等方面的影响都客观存在，那么，如何使项目计划兼有指导性和灵活性呢？这个问题引起了项目双方的关注。
二、 计划结构
---- 实达电脑项目采取“三级计划、两级滚动”的计划体系。三级计划，指项目计划、阶段计划、周工作计划。两级滚动，指阶段计划根据项目计划滚动、周工作计划根据阶段计划滚动。即形成了这样的计划结构：

---- 具体来说，
• 项目计划：以合同为依据而制定，应明确项目各阶段的名称、工作起止时间、工作内容、预期目标等等。该计划于项目正式启动前经双方确认，传送至项目推进小组成员（由于实达电脑高度应用了Outlook办公环境，所以可以做到确认后随即传送与接收）。在整个项目期间，对该计划的变更采取极谨慎的态度。
• 阶段计划：具体对应于实达电脑项目的三个大的阶段，即业务流程重组、ERP系统实施、电子商务方案应用。应明确各阶段工作内容、各阶段任务分解与详细任务描述、各任务起止时间、相关工作报告、实达协同人员及协同工作内容（落实到部门或岗位）、具体咨询顾问、计划工作日或工作小时。该计划于各阶段工作正式启动前经双方确认，传达到项目推进小组、职能小组。对于各阶段的工作关键路线上的任务起止时间、涉及多方的协同工作以及工作报告，变更也应谨慎。
• 周工作计划：根据阶段计划的实际执行进度而制定，于每周四确认下一周的各项任务、详细时间与地点、任务目的与预期效果的进一步说明、实达协同人员及协同工作内容（落实到具体人）、具体咨询顾问、计划工作小时。周五前，将计划传送至项目推进小组、职能小组，要求接收人每周五保证接收，以合理安排各自在下周的业务工作时间，避免日常业务与项目工作的相互冲突。
---- 这些计划，其实是给出了整个项目的坐标系，X轴是未来的时间，Y轴是未来应完成的工作成果。整个项目期间，每个相关人员都应该关注：按照计划，我“应该”在什么位置？我“实际”才走到什么位置？如果存在差异，我可以使用哪些资源来弥补进度直至赶上？

培训课堂现场
---- 根据“业务流程重组阶段工作计划”以及相关周工作计划，第一项任务开始执行：“业务流程重组（BPR）与企业资源计划（ERP）理念培训”，为期两天，汉普咨询张后启、王玉荣授课。作为周工作计划的附件，事前公布了如下的培训提要：
---- 这次培训的对象包括实达电脑全体中层以上干部以及关键岗位的业务骨干。对于大多数出席者来说，BPR、ERP都是新鲜事物，而且短时间内还看不见、摸不着，时不时响起的各种手机铃声确实也让人忍不住东张西望。如何让这些拗口的英文名词“动”起来？首先，还得让习惯于只用“耳朵”来听课的受众“动”起来： ----
• 请上台来，“看图说话”。借助一些形象的漫画来表达BPR的原则与思想，说错了漫画里的卡通动物是“青蛙”还是“牛蛙”不要紧，只要能说出这一句——这张漫画的意思在于，“企业的各种流程，不该为了改变而变，而要为了改进而变”。 ----
• 课堂游戏。培训教师只公布游戏的题目，发给课堂里每人一张小纸条，每张纸条上都写着一条信息，看上去好像是破解游戏题目的关键条件，其实有些纸条不过是“垃圾数据”和“干扰信息”。 怎样快速而准确地利用这些条件，找到游戏题目的答案呢？可以采取完全不同的游戏组织方法：或者，30个人都不忘强调自己手中的条件最重要，结果可能大家吵成一锅粥；或者，选一名“精英”来收拢所有的条件，全权代理，其他人去抽根烟提提神，“事不关己，高高挂起”。其实，游戏的答案本身是次要的，培训学员采取什么样的方法来找到答案才是关键。这里，强调的是：“根据一个目标（找到游戏题目的答案），采取适宜的组织方式，合理分解整个任务，各方协同工作，最终取得目标的实现”。
---- 培训最后的案例分析是“A公司某企业管理系统的失败”。案例详细资料后面附有两道分析题目：（I）为什么A公司企业管理系统走向失败？（II）如果要避免失败，可以采取哪些措施？
---- 项目一开始就讨论失败的话题，好像有点扫兴，可课堂里却热闹开了。讨论规则公布如下：
1. 参加者分为四个小组，每组选举组长、发言人、评论员、计时员各一名。
2. 分组讨论20分钟，确定组名、标识（对队歌、队旗不作要求）。
3. 第一组组长介绍组名、标识、组内成员。
4. 第一组发言人谈对案例后面提出的两个问题的观点，时间6分钟。第一组计时员注意计时。发言人回到座位，本组热烈鼓掌。
5. 第二组评论员对第一组发言人发表评论，时间3分钟，第二组计时员注意计时。
6. 依次类推，企业领导评述各组表现，总结此次培训。
---- 案例分析的白热化是在论证“哪个组的标识是最佳标识”这个问题上。经过认真比较，捧得桂冠的是第二组成员、实达电脑生产制造部经理谢金宝生创意的如图所示的标识， 取名：“梦想”。
---- 寓意：实达1999年率先推出的时尚家用电脑“世纪梦”系列获得CCW年度最佳产品奖，荣誉面前再接再厉，新的一年再创新高。
---- 在对案例的分析方面，第四组的全面深入的阐述给培训教师留下了深刻印象，发言人、评论员等多角色一人扮演的“精简”作风更是博得满场的掌声。一问，原来是项目领导组主要成员、实达电脑副总经理、生产制造事业部总监陈文立先生，他有着几十年的工作经验，并亲自领导了实达电脑ISO9000质量认证体系建设的顺利通过与深入贯彻。的确，ISO9000与BPR的关系，将是项目马上要面对和解决的一个问题。 （未完待续）

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