沟通及信息交流控制程序
1.0 目的
为了规范信息沟通，确保体系的有效运行，特制定本程序。
2.0 适用范围
本程序适用于公司内部和外部信息的管理。
3.0 职责
3.1 各部门负责相应业务范围内的信息沟通。
3.2 办公室负责与公司领导的信息沟通及内部员工反映问题的处理反馈工作。
4.0 工作程序
4.1 总则
4.1.1信息沟通的途径可以是口头或书面文件，以及其他一切可以利用的通讯及宣传工具(品)。
4.1.2信息分为内部信息和外部信息。
4.1.3 信息内容应准确可靠。
4.1.4 各部门内审员负责信息记录。
4.2 内部信息沟通
4.2.1 内部信息包括以下内容：
(1)公司的方针、管理体系运行情况由管理者代表负责及时传达到公司的各部门及员工，相关方需要索取方针时，公司应满足其要求。
(2)管理体系运行中产生的信息由其产生单位及时传递到相关部门和人员，并记录其内容和处理结果。
(3)获取和更新法律及其他要求要及时地传递到相关部门。
4.2.2 内部信息沟通的实施
(1)方针以板报、小册子为宣传工具公诸于众。
(2)活动过程中产生的信息由产生单位及时传递到相关部门，要求答复的必须在三日之内予以答复。
(3)紧急状态下的信息按《应急准备与响应控制程序》规定进行信息沟通。
(4)不符合、纠正与预防措施实施单位必须在整改过程中将信息传递到相关部门。
(5)传递接收方必须做好记录。
4.3 外部信息
4.3.1 外部信息主要包括：
(1)上级主管部门的文件,应呈报公司相关领导后做出相关处理。
(2)外部检查、参观、访问由办公室接待安排，并将结果报管理者代表。
(3)公司的其他部门若收到有关的法律、法规和标准时，如质量、环境、资源、能源、消防等方面法规，应及时传递到相关部门。
(4)相关方的信息(包括：顾客、供方、安全部门、社区居民、顾客抱怨等)，由各部门分别接收。
(5)发生事故应逐级上报。
4.3.2外部信息处理
对外部相关方提出的有关意见或申诉，接收部门应会同相关的部门提出处理意见或建议，报管理者代表批准，形成处理决定后三日内答复。
信息提供者要求答复时，应在二天内给予答复，并作好记录。
5.0 引用文件
应急准备与响应管理程序
6.0 记录
6.1信息沟通记录表

沟通及信息交流控制程序