公务员管理效率和成本

 作者:汪中求    234

现在一些政府部门工作存在的问题,有两个问题非常突出,第一个是效率比较低,第二个是成本意识比较差。从工作效率的角度来讲,我们跟一些管理到位的老牌的资本主义国家的机关管理有很大差异,我们更多的是靠个人智慧、个人魅力以及个人的自我修养来做事情。事实上,我们的一些政府部门由于对规则的认识不够,管理相对粗糙。 先说说香港市政府,他们公务员的桌上是不允许放茶杯的,因为他们要加快工作节奏,不允许你去品茶,而且确实也没工夫品茶。他们的信息化非常到位,早晨一上班,你的工作有多少必须报到你的相关系统里去,别人要做的事相关系统会安排进行配合。每个人的电脑桌面上当天的工作30-40件,而且每一个时间段的事情都必然要和别人联系起来,否则你就耽误了别人。如果公务员上班口渴怎么办,到走廊上去喝,走廊上有水杯,有饮用水,不过水杯是锥形的,杯底是尖的,根本放不住,拿了就喝,喝完就扔。从这些细小的做法上,可以看出人家对效率的追求。德国的政府机关,如果上司找下属要一份材料,你不允许超过三分钟,如果我找你要一份材料,你说下午给,是绝对不可能的,现在要就必须现在给,超过三分钟,说明你的管理太差了。我们曾经对72家机构的一部分办公室做过调查,人们每天平均要花一个半小时找东西,当然包括不断的整理文件,把文件分类等琐碎的事情,天天找东西,找文件,找资料。还有,每天经常有很多人打扰。我们曾在一个市的政府部门调查过67个人,结果一般人每八分钟受到一次打扰,每天就有50-60次被人打断(包括电话、手机、串门等),各种各样的打扰一天50次,平均每次前后5分钟,那么一天被打扰所占用的时间就达到4小时。我们工作有一半时间被别人拖得团团转,根本没有自己的计划和安排。当然还包括很多无谓的开会、无谓的汇报、无谓的写材料,还有很多迎来送往的接待。

就从会议来讲,会议管理其实是很有讲究的。会议的成本分三类:直接成本、时间成本、机会成本。所谓直接成本就是设施的租用费用、场地费用、布置费用、旅差费用、文件费用,还有为会议服务的人员工资等。所谓时间成本就是参会的人数、会议时长(会议准备的时间、会议本身的时间,还有会议消化时间,这样一来就是开会本身时间的3倍)、与会者平均每小时薪水的乘积,这个就是你真正的会议时间成本。所谓机会成本就是你因为开会而耽误工作的效益,乘上你这个工作成功的可能性。因为你今天不来开会,你会做别的事情,你会创造多大的效益,这就是开会的机会成本。当然,企业的机会成本比较容易算清楚,而我们的干部就很难算,但有一点是肯定的,就是你不干这个干别的会有收益,这个收益就是你开这个会的机会成本。所以,西方的公式是:会议成本?直接成本+时间成本+机会成本。

因此,我在各地作讲座或做培训,虽然讲得不很好,但有一点我很注意,就是少讲废话。这就是一个对成本的认识问题,耽误大家时间,成本就太高了。会议成本有个评估办法叫“伍德法”,这在西方国家流传已经很多年了,就是会议成员的年薪总额加薪水总额的25-40%作为其他费用,再将费用换算到每一分钟,以一年260个工作日来算,每天工作8小时,全年就是124800分钟来计算,这样来算,会议的一分钟是多少钱的成本啊?西方还有一本书《议事规则》,是一位叫罗伯特的退役军人在1905年写的专门谈怎么开会的书。

铁岭的市委书记李文柱曾跟我说,党政机关的干部需要从五个方面解脱出来:从文山会海中解脱出来,从迎来送往中解脱出来,从推杯换盏中解脱出来,从麻将桌上解脱出来,从揣摩领导意图中解脱出来。我很赞同。同时,我认为首先是要减少公务员的人数、职数和机构数量。

中国在90年代的中期曾经有很多企业在学习“满负荷工作法”,这说明绝大部分企业当时是不满负荷的,当然很多政府部门更是如此。我一直认为政府的效率低于企业,不仅满负荷做不到,还有很多人浮于事的现象。有一家地级市的工商联,本来就没多少事,办公室主任说他必须的工作累计时间一天半,最近又安排了一位专职副书记。我总觉得不能从根本上改变人浮于事问题,不能有效的促成绝大部分岗位工作满负荷,那么,我们的政府部门就没办法管好。忙闲不均,越有能力的越忙,越没能力的越闲,谁愿意干呢?收入差距很大,暂时又不太可能,机制上不允许。所以说,成本的核算、管理成本,如不能认真思考,想提高效率就不太现实。 汪中求
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