人力资源管理的数字化应用

 作者:周凤妮    216

这是一个信息时代,信息的可贵及价值是在于分享,不是在于拥有、不是在于哪个角度是最好的,而是在于哪样的角度有哪样的想法是适合的。今天课程大纲如下:

  1. 网际网络的沿革与发展。
  2. 教育训练与发展的变化趋势。
  3. e-Learning在新时代扮演的角色。
  4. e-Learning 之优势与限制。
  5. 如何建构企业电子化学习系统。

  而网络时代在e-HR之影响:网络对企业的影响是全球化竞争。例如:在我们人在台湾要找一位上海的人才在过去是派人到上海找,以e-HR来说:要让所有人知道这讯息,我们往往藉由网站-在台湾及大陆等网站发布讯息。

  网络历史:
  公元1964年-最早源于美国最初为军事使用。
  公元1990年-商业用途之始。
  公元1996年-台湾网络元年。
  公元1998年-e-Commerce/ e-Business之始。

  网络改变我们的生活,网络族特性:
  1. 一周上网10小时以上。
  2. 每天会收发e-Mail。
  3. 藉e-Mail处理公事。
  4. 信息增加导致信息焦虑症的出现。

  网络产生
  网络产生新社会新文化,例如:所谓蝙蝠族产生,意谓把自己挂在网络上,而且是昼伏夜出;另外在美国把网络当成媒体商业工具的指针,像是(1)以可下载(Down Load)次数,说明网络具媒体影响力之指针。(2)网络购物指针。

  在公元1995年有一个重要接口出现,就是计算机产生图像,也因此而商业化。例如:像我们使用的Windows拉曳动作、硬盘空间变大,又如:由以往以MB为单位变成以GB为单位。这些造成信息产业科技化,超乎我们的想象力,以前世界的人认为:我看到所以我相信,但是未来世界的人认为:在做改变,所有商业服务行为都在改变而且是加速的,例如:行动办公室、虚拟办公室,总言之网络对企业言是一个国际化全球竞争之优势。

  网络发展的趋势
  (1)由于网络之使用导致传统通路和虚拟通路一起使用的状况产生,因而有网络经济成立说形成,  (2)演变成线上劳动力掌权时代,以服务为导向之产业,谁握有经济谁就有权,劳工要马上付出成为服务。
  (3)开放企业成型-例如:求职者过去选择到外商公司上班,转变选择有股票发行的公司。
  (4)消费者资料化-集中搜集消费者习性,以深入了解客户需求。

  网络后新现象:
  (1)人口结构中台湾劳力引进了外劳。(2)支配所得分配中发现贫富差距落差大了。(3)绩效的定义改变,不再没功劳论苦劳,相当注重员工的表现。(4)在全球性竞争方面,因国际化,使世界各地劳动人口之年龄、地区、性别无差别, 企业界HR人员将面对组织的未来成长及面对全球竞争,尤以2005年为关键年。
  毕竟请问HR是谁的HR?这是一种信念,在企业环境内产生大的相关变化像是有重要的里程碑-如网络的发展,例如:柏克莱书店最大股东是7-11,所以藉由网络跟柏克莱书店购书并在7-11取货,这就是将虚拟与实际整合在一起去突显,所以以HR从业人员来说,企业寻找下一核心人力结构时,你会不会安排结构全部在联网的想象中思考安排,所以网络经济成为主流,以传统和虚空间造成新的通路产生,而有巨大结构变化。再来是线上劳动力来源,由于时空背景的变迁造成以服务为导向的商品结构,因而在任何工作对好的人选需求是很大的。

  网际网络带来的改变
  (1)企划成为HR最主要的责任,例如:过去企业中人资系统导入失败是因为人资从业人员没有Power。(2)最难的不是用计算机,而是文化的改变。(3)网际网络带来的改变最大部分是开放的体系-其中这是政策上的考量,是最难的。(4)因网络开放导致系统跟着开放,所以基层民众的力量加强,像发生内部员工可直接不须经过层层关卡,上呈书信(e-Mail)给最高经营者的现象,当然使过去企业封闭文化,因网络因素使之沟通文化改变了。

  网际网络带来给E-HR最大的困难是什么?
  想想看若对HR的结构、系统都不清楚,先问企划书的价值是什么?如果大家都能正视去思考就知,HRIS系统是信息部门的责任还是HR的责任,HR要提出发展的第一、第二、第三…阶段给IT部门,而过去会失败是因为HR没有Power,没写出规则要求的期待及版本要用多久。而网际网络带来的最难不是计算机的使用而是文化,因文化的改变是越来越快,像是用网络越来越多因而变成了开放的体系-这是政策非系统功能。所以企业网络开放,也就是系统出现,例如:在网络放消息马上就有人处理、回复,所以过去企业封闭文化对网络最大难度是全面改变,像工作习惯改变;难的地方是:要把原先金字塔架构内层层信息封闭信息保有成为才有信息才有Power的习惯改变,是e-HR和e-Learning中最难解决,因为这是Culture,例如:组织运作习惯成为上听下达分享的环境是最难的。对HR来说,若将整个训练、人力发展的理念都当成一件事,就是从处理现在的事,变成处理未来的事,HR变成策略、规划专家,了解经营者未来人才的结构,与人才Shock这部分,知道企业会成长到哪?会做什么?所以每年做人才储备工作是未来HR工作的挑战,Support企业内部所有行政流程以e-HR来处理,让HR人员有心力放眼未来。

  网络科技带来哪些?
  (1)学习,例如:学习网络、(2)获致信息、(3)沟通面、(4)指导远程部属对工作要求。信息与e-Learning大问题是对网际网络和计算机不习惯。HR人员要了解经营者期待的是什么,跟他多一些未来愿景的期待对话,因此,行政专家要转变成策略伙伴,员工代言人提升为变革的策划者,惟创造跟经营者对话,你才有机会为他做储备的事,在能力和时间有限情况下,行政工作由信息系统取代,而信息系统之取代是由HR负责规划。

  前面所说没做好是因为缺乏Interface帮助沟通,由谁扮演Interface接口呢?故HR朋友对信息化策略多参与,以提高自己相对价值,若HR不懂财务、行销、信息,HR就一直无法跟高阶主管对谈的原因,因为不了解各部门运作及协调状况,变成组织关系状况外、不够清楚,例如:在招募方面有很多系统可成立人才库,总不能说缺人才开始找人,要有一群人去挑,或将事情外包出去了;而绩效考核、找人、生涯更是策略性的HR,不再是行政工作,HR行政作业是采外包;总言之,该好好寻找哪些可被取代?哪些不可被取代?这是企业营运绩效与人才储备,是HR人员要扮演好的相关角色。而在规划系统时是不是该做同行产值分析报告及搜集内部人力成本?这HR工作就是无人可替代。

  在企业内要超越、要关心伙伴。另外我们必须有成本观念,像三年计划、五年计划,宛如一个国家有正式的安排和规划,使自己成为同行的标竿学习,针对企业内整个目标和管理方式,加以协助各部门主管落实目标。此时最重要的就是绩效考核,了解顾客、员工对我们的满意度部分。这也是HR未来不可能被别人取代。

  而所有系统中以HR系统最难做,我们所要的是须经由雇主的认定,而非像会计系统要经政府认可,是固定的,要寻找企业所符合的状况这是一个很大的差别。所以整个HRIS系统考虑到人力成本、培育体系、绩效考核、人员异动系统,去做企业核心能力中的职务说明书、个人资料建文件…。这几年大家都谈企业的Performance,这都是企业所思考潜在之系统。人是什么呢?把人找进来就能进入状况吗?例如:这几年企业有派驻国外员工,像外派所产生相关组织和制度去支持这竞争文化,这一切都是HR人员未来不断研发的工作。

  知识管理
  以前的知识管理就是图书馆,以前没有学习吗?有了"e化"后呢?"e化"改变了效率,本质对错仍是不变,只是效率变好了。科技化后本质不变速度变快,只要有想象、规划和想清楚,所以HR角色位置如何扮演?要多做些。因此企业建立智库时我们有这么多资料,企业知识领域分布图到底在哪里?而这分布图对我企业未来是否还叫分布?还是和人不同而改变呢?如果这部分不清楚该如何做?怎做知识管理?只是资料放在网站里,消费者觉得好找还是不好找?所以知识管理在于企业是留下什么资料,例如:台积电就挑重要的20%,而知识管理信息化有没有痛苦?没有。必须能运用,不是摆着,本质上只是帮助提升效率。

  企业的本质问题是不是建构起来,是HR要关心了解,才能与时代契合,因而知识经营其实是重要关键,使之成为知识资本。企业追求几个重要组织规划有:(一)客户对你的忠诚信任、(二)员工间Learning和创新、(三)对公司有无财务以外的专业工作。

  信息科技来了以后要解决(一)决策时间能再缩短吗?(二)资源能不能集中少数人?(三)能不能善用员工本事或集思广益?(四)未能善用他人成功经验、(五)意见看法搜集不易且耗时、(六)庶务性问题无法立即获得解决。

  我们将组织变成一个圆圈,成为跨部门的沟通协调为专业组织,若开放组织产生平行互动,终将导致一言堂出现。
教育训练之益处由下图可知:

  其中主管的能力和任务是:
  1. 具备教育训练的能力。
  2. 知识管理和信息管理。
  3. 流程设计。
  4. 创智、处理问题。

  因此,建议教育训练经费放在谁身上?是主管。让他成为内部讲师,可以指导员工。当教育训练是HR工作时,则教育训练有问题。当教育训练是主管的责任,而HR负责把所有人中主管认为有多少统筹成多少人,再给予训练。所以主管没努力教员工这些时,这样不可能让员工有好的工作态度,主管强迫员工学习企业要员工具备的能力技巧,企业内要有一套方法去了解主管有没有扮演好这个角色。目前在国际教育训练分三项有:(1)Tools/ Technology、(2)Services/ Hosting、(3)Content,这三者其中以Content最难最重要。所以教育训练e化,要思考是程序e化?还是活动e化了呢?

  e-Learning
  较好的e-Learning课程是情境式教法,课程无标准答案只是教导你该如何分析,是用情境学习方式。e-Learning难在搜集情境,也就是当下工作所发生的情境,员工所具备可应付状况的能力。若只是资料电子化或将人置于网络中,那只是电子书和空中教学吧。所以主管要提供e-Learning情境是很重要,主管就是教师,而一个员工要努力、也要有自信,如此知识才能传递,而技巧是了解企业文化运作方式或方法及好的态度,提升员工技术及解决问题能力,这才是训练。

  e-Learning之系统建议不要买,尽量租用,因系统会不断Upgrade;而买系统容易,但是有好的使用习惯不容易,教材有没有常更新,这是更应该注意的。

  在学习知识网站中,老师是知识提供者,学生是知识吸收者。网站所具备之功能就是交流和物流,因而对网站要规划长远、执行要机动性,所以HR在e-Learning方面是未来的研发单位。

  学习目标为改变企业组织文化,因为学习最后的层次是改变行为,决策者的用心和使用者之行动也就是外在因素,是容易解决;而内部文化因素是较难解决,导入模式可分阶段:信息公开中心、课程辅助教材、自我学习、老师引导,若速度慢则按照阶段性安排,然后再加上:专家建议、独立的网络学院及认证或线上测验共计七段,至于导入成功要素是各层主管的支持及其本身愿不愿意当讲师,本质上与传统一样,只是藉由科技的工具提升效率。

  e-Learning最终成果、用最多是在销售,所以e-Learning用于e-Marketing都是对员工、对消费者的教育,都是传递编码,让人接受。所以e-Learning市场比e-Marketing还小了点,因企业会先投注在销售上,销售过程要先教,后再导入会较快,意思是能解决工作效率的话,企业会更愿意导入e-Learning。

  整体而言,发展在应用、技术会逐渐整合,如果我们对人力资源策略及未来发展都很清楚,我知道我未来导入的e-Learning、K.M.、Recruiting System、 Salary System都能符合我使用,此时所有工具Under在我个人掌控得以整个发展出结构性的信息科技工具或产物,进而成为组织标竿。
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