HR如何防止员工欺诈
作者:唐玉玲 335
盛南方:中国南方人才市场党委书记
彭玉冰:广东科龙集团人力资源总监
周庆丰:广东健力宝集团人力资源总监
开场白:
当企业还在为人才的流失而伤脑筋的时候,员工的不忠和职业道德的失缺正在侵蚀企业的机体。而且问题的发现往往在其离职之后。因而,这种为牟取个人利益而损害公司利益的员工欺诈成为了企业成长的隐形杀手。
日前,据美国人力资源协会刊发的一篇文章表示,每年全美职员盗用的企业资金高达数十亿美元,很多企业有过因难以负荷高额资金流失而使资金周转陷入困难的经历。拥有24万名专业人员专门调查内部员工欺诈行为的ACFE公司的马丁在"财富100"公司的调查中发现,这些公司中有超过800名的职员有着长达30年职业生涯的骗子。根据2002年ACFE的报告,有欺诈行为的雇员侵吞了公司6%的利润,这个数字意味着每年60亿美元。而自1996年起,每起事件涉及的金额从8万美元上升到了15万美元。
相关调查显示,员工对公司的欺诈行为几乎出现在国内国外的所有类型的企业中:小型的、中型的、大型的以及营利型和非营利型的公司都曾有过类似遭遇。这些公司员工的欺诈行为直接使公司财务蒙受损失,同时转移了公司管理的注意力、降低了员工的士气。而如果这种欺诈行为出现在银行、慈善机构以及金融机构的职员身上,那么他们所带来的灾难性后果是"整个企业在公众面前的信誉度的全面崩溃。"
那么,如何减少员工欺诈行为的发生,防止企业资金流失成为hr管理的必修课程。
员工欺诈:企业无法承受之重
主持人:作为管理者,国内企业是否也受到员工的这种欺诈行为的困扰?
盛南方:不久前我们就遇到过这样的一个案子,一个外聘的部门经理离职了。过后我们才发现他还留下了数十万元的帐没结。
周庆丰:不可否认的是,国内确实存在着这种欺诈行为,虽然所显现出的比例不大,而且浮出水面被众人所知的欺诈金额不如国外那样惊人,但这仍然算得上是困扰国内企业的一个重要因素。如果放任不诚信的员工钻了企业的空子,将会在生产成本、管理成本等各项成本之外加重企业的负担,企业会因此行为的存在而遭受巨大损失。健力宝集团就曾经发生过多起销售人员欺诈公司资产外逃的情况。
彭玉冰:目前国内企业员工离职率一般在10%左右,而人才诚信问题给企业尤其是企业带来损失的现象越来越普遍和突出。欺诈行为也只是人才诚信问题所表现的一个方面:借公司的钱不还、违规操作给企业带来损失、离职时卷走企业财物、或留下一堆烂账等等。2000年科龙做过一个统计,发现销售人员利用出差的机会借走公司的钱而一走了之的,总额竟然达到200万元;而科龙在对合肥美菱进行整合时发现,应收账款竟然达到几个亿,这些都是企业员工违规操作引起的。
产生原因:缺乏约束机制和环境
主持人:从企业管理者的角度来讲,出现这种现象的主要原因是什么?
盛南方:由于企业从事业务性质的不同,南方人才市场可能比一般企业接触的人才数量要大,范围也会更广泛,遇到的问题会更复杂一些。随着人才流动的加剧,由于人才职业操守缺失带来的各种问题也都凸显出来,比如说这种员工的欺诈行为,也是诚信问题的一种。从我的角度来讲原因主要有三个方面:
1、缺乏对人才的约束机制。当企业所需的关键人才比较稀缺的时候,企业对人才的要求往往是放任,同时,人事档案、户口等被很多人才抛弃以后,很多人才已经是"赤条条的来去无牵挂"。这一问题对于非公企业尤其突出,因为非公企业往往不解决这些问题,没有这样一些职能和约束,而一些民营企业中的人才更容易出现这样的问题。
2、职业信息、个人诚信信息的不透明、不对称。企业往往很难掌握个人的职业信息,缺乏这样的渠道和服务,要获取这样信息的成本很高。目前,一般企业还只是对一些高层次人员在引进时才会做背景调查,一般是通过猎头公司去做,相对成本较高。而对于普通人才则一般不会做背景调查。中国也缺少西方那样比较规范的推荐信规则,一般人才求职往往只提供一份简历,可信度非常难衡量。
3、职业道德观念、职业道德操守教育缺位。中国教育界往往重知识教育,忽视职业教育,尤其是职业道德、职业操守的教育。这也导致了中国人往往没有这方面的社会积淀。很多人离职说走就走,根本不交接,甚至做一些破坏工作,不会顾及公司利益。
周庆丰:从企业的管理者角度来讲,这种欺诈行为存在的原因主要是国内职业经理人的从业道德规范没有完全地建立起来,这也是社会的普遍状况,在国内的绝大多数企业中,赖以约束员工行为的仍旧是员工个人的道德观。对于企业来说,这种行为的影响十分恶劣,企业要树立对外的公众形象,一方面要求公司行为是诚信可靠的,这表现在"质量可靠"和"回馈社会";另一方面就是要求企业的员工有良好的社会形象。如果有欺诈的行为,对一个受人尊敬的企业来说,不仅损失了税后利润,同时也极大地影响了企业在公众中的形象,给企业带来了不良的社会影响。
彭玉冰:员工有机会进行欺诈,从企业自身的角度来讲就是你的制度不够健全,因为有漏洞,所以容易给一些人钻空子;另一方面也是员工的责任心不够,对公司对老板没有高度的责任感,这也就涉及到企业文化建设方面的问题。公司要想经营得好一定要每个员工敬业、忠诚,这就要塑造一种与现代企业发展相接轨的文化,要树立一个真正良性健康的企业文化。
防范:重在机制
主持人:做为企业的HR,如何防范这种欺诈行为的发生?
盛南方: 防止员工有机可乘,对员工的违规行为进行约束,首要是就是要建立健全的机制。外企的机制比较完善,用这个完善的机制来确保员工保持诚信。这个完善的机制会给员工一个明确的路径,教你怎么做,比如说公司派你去另一个分公司,你的福利待遇是在总部,你到分部去,你不能收受任何的福利,这里会写的很清楚。如果你收了,不管你位置有多高,不管你能力有多好,如果你犯了错误,一律会开除。
建立一个人才诚信档案,打造一个职场信息平台。南方人才市场在2001年的时候提出了电子档案和业绩档案的概念,企业越来越需要了解一个员工的业绩和诚信方面的资讯,整个社会都需要重建个人信用,财务方面的(是否有恶意透支),法律方面的(是否有犯罪记录),职业方面的(教育背景、过往工作表现)的,我们应该利用现代信息手段互联网,把个人的诚信和单位的诚信资料置于网络的监督,同时可以公布于社会,置于社会大众的监督,还应配以相应的处罚措施。用人单位对个人还可以利用劳动合同对一些具体离职问题做出规定,企业在薪酬方案的设计上可以有一些延后支付的方法,如期权等来防患于未然。
最后一个,全社会都要注重这样一个职业操守教育,我们呼吁全社会对这个问题的重视。从教育入手,尤其大学教育时开始对学生进行诚信教育。
周庆丰:为杜绝此类行为的发生,健力宝集团制定了一系列的相关制度,力争做到"好人仍然是好人,有不良倾向的人在制度的约束下也变成好人。"
1、 在招聘面试的时候严格把关。比如针对销售人员,我们规定在销售人员的招聘时,应聘人员的直系亲属需为之提供担保;
2、 针对特殊岗位的人员:特殊岗位的员工需同公司签订竞业限制协议,协议内容之一即要求该员工在离职前后都不得做损害公司利益的事情;
3、 健力宝集团同广东省多家大型企业建立了诚信联盟,联盟内企业的离职员工档案信息共享,以此来预防不诚信员工加盟。
4、 此外,针对这种行为,健力宝集团在人力资源管理方面,还有一个更为重要的手段,即强化员工培训,除了技能的培训外,集团定期举办企业文化方面的培训,使员工更好地融入我们的企业。很多场合下,我们的员工会唱起《健力宝之歌》,我们正是通过增强员工企业主人翁的自豪感,来使他们从心里热爱这个企业,深刻领悟做为我们企业的愿景与使命,杜绝不道德的行为的发生。我们要在强调员工对企业忠诚度的同时,更明确地倡导健力宝人是一群快乐的、正直的、充满活力的人。
彭玉冰:从人力资源这个角度讲如何防止这种欺诈行为的发生主要有三个方面。
第一,招人时把好关。我们在聘用员工的时候都要做一个背景调查,就是调查你过去工作的情况,比如说你的薪水是多少,职位做了多长时间等等,我们可以通过这个调查,了解你以往的职业行为是否有污点,有不光彩的地方。对于我们来讲,一个员工做了有损公司的行为,是绝对不可以容忍的,所以,从人才入口这,就要进行严格控制,降低日后员工违规操作对公司进行欺诈的发生机率。
另一方面,从2000年起,科龙即尝试建立关键岗位的员工诚信档案。员工诚信档案由人力资源部门负责记录,对员工任职期间的工作业绩、关键事件、所受奖惩等忠实记录,不作任何主观评价。员工离职时企业将其资信证明和相关资料上传到企业网站,每个建档的员工都有一个编号和密码,新的用人单位需要了解该员工过往的工作业绩及行为记录时,或者员工本人需要以自己过往的记录来证明本人的工作能力和道德品质时,可以由员工输入编号和密码,打开诚信档案的内容便可以查看。由于建立了员工诚信档案,几年来,科龙集团由于员?quot;诚信"出现问题而使公司蒙受损失的现象已经大大减少了。
同时,科龙在2001年搞了一个文化"整风"行动,所有员工都必须参与这个活动,要重新明晰新文化,90%的人会说对他们触动是非常大的。文化对企业来说是非常重要的。在公司里面,要反对官僚,反对人才亚健康,反对以权谋私……科龙集团建立员工的资信档案,等员工离职时将其资信证明和相关资料上传到企业网站,供离职人员查询、下载。这实际上是在企业中倡导了员工为简历负责的风气,也为员工的职业资历积累了难得的资料,同时对员工也是一种正面的约束,能减少企业员工中的一些破坏行为。但是,只有整个企业界都来参与这样一个行动,才能真正建立起社会都重视职业诚信、重视职业操守的良好风气。
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