也许不久的将来，沟通部会出现在各大企业

　　无论从事什么职业，会计师、工程师、培训师，还是投资顾问，员工多半要在沟通上花掉大部分的时间。沟通做得比较好的员工一般会被委以重任，会不断升职，会获得事业上的成功。而那些沟通得不够好的员工就得不到这些。因此，对企业来说，当务之急是要确保员工掌握有效沟通的方式与方法。

　　不幸的是，信息沟通渠道越来越多，员工对于如何有效沟通却越来越茫然。根据一项研究，普通知识型员工每天需要管理200多条信息；39%的知识型员工平均每天有六次或六次以上要被信息打扰；27%的员工必须分心去处理大量信息；而有19%的员工表示，他们收到的信息太多，已经难以招架。

　　建立沟通部门

　　谁应该负责建立并指导员工在公司内部的信息沟通方式呢？是人力资源部门，IT部门，还是邮件收发室？在很多公司，可能的结果是，没有人对此负责。

　　今天，公司对沟通缺乏统一管理的唯一可能的解释就是：管理层认为这不值得去管理。他们认为，员工之间采取什么方式传递信息属于鸡毛蒜皮的小事，帮助员工有效沟通是非生产性的活动，投入时间、资金或人力等资源又不会提高利润。

　　大错特错！许多公司最关键的成功要素，无论是生产率还是创新，其核心就是沟通。沟通才是创新的基础！

　　话虽如此，重要的还是要成立沟通部门，让其负责公司的信息沟通任务。公司希望所有员工能够分享共同的理念、目标、信仰、知识和信息，而沟通部门就是这一任务的正式执行机构。这是沟通人员的工作，这是他们的专长，在帮助公司其他人掌握沟通技巧方面，没有人比他们更有资格了。

　　沟通不属于IT部门的工作范畴。IT部门的任务是确保电缆连接正确，让那些二进制代码能够畅通无阻地传输。也不是人力资源部门的工作，人力资源部是要吸引和留住公司需要的人才。

　　实施四个步骤

　　将整个公司的沟通任务交给沟通部门绝不是一项简单的工作，必须认真进行规划。沟通部门可能会利用现有资源来处理大部分工作，但是你可能还需要增加人手和预算以做好这项新工作。

　　向沟通部门委以负责沟通工作的任务，包括四个重要步骤：

　　1、确立目标。这一目标与沟通计划中的目标非常类似，是你所追求的总体的、最终的目标。下面列举一些例子。

　　● 解决电子邮件问题。改善电子邮件的使用现状，使其成为提高工作效率的工具，而不是影响效率的绊脚石。

　　● 改进员工的沟通习惯。无论是对个人还是对公司的成就而言，沟通的影响都是巨大的。

　　● 解决总体沟通问题。提供沟通的工具，以及使用这些工具的方法，既能够满足公司的需求，也是公司创新和提高效率的基础。

　　2、制定战略。先来看看第一个目标，也就是改进公司内部电子邮件的使用情况。当然，各家公司都要根据自己独特的环境、能力和文化来制定不同的战略，所以切勿拘泥于所举的这些例子。但这些例子可以帮助你了解如何阐述战略。这些战略将是下一步设立可衡量的分目标的基础。

　　● 对最佳实践进行认可和奖励。

　　● 鼓励和强化期望的行为模式。

　　● 采用能解决问题的技术手段。

　　● 制定政策以缓解最严重的问题。

　　3、细化目标。分目标是指执行各条战略所能得到的可衡量的结果。拿上述“鼓励和强化期望的行为模式”这一条来说，你可能会为它设立以下具体目标。

　　● 对所有员工进行沟通方面的培训。

　　● 在每一期的员工刊物中介绍有关沟通方面的小窍门。

　　● 发起一次增强沟通意识的活动。

　　4、设计方案。这一步是任何战略性的沟通计划中沟通者最乐意做的事情，也是他们将沟通工作落到实处的一步。具体方案就是实际要做的事，例如，以下是增强沟通意识的一些活动。

　　● 在公司公告板或是在摆放于食堂和休息室桌上的卡片上宣传相关内容。

　　● 开发一种在线有奖游戏，并在公司内部网上传播。

　　● 举办一次评选员工的最佳沟通实践的活动。

　　● 整合所有的沟通工具，帮助经理人推行沟通计划。

　　完成两大任务

　　沟通者最熟悉的工作是制作正式的沟通材料。虽然这项工作很有趣，能看到结果，也很重要，但是不要以为信息传递出去了，大家就会消化吸收并依照执行。 要记住重要的一点，和员工沟通的惟一原则是要最终影响他们。这样，就需要把这一环节的工作放到整个沟通管理工作这一大环境中去考虑。

　　这样说并不意味着沟通材料的重要性就降低了。这些材料能够突出公司在沟通方面所下的功夫，向员工传达沟通的重要意义，并起着一种强化意识和行为的作用。认识到这一点后，再来看看你都可以运用哪些沟通工具在公司推行有效的沟通举措。

　　沟通计划需要将下面的两个任务结合在一起。

　　其一，要改变沟通文化。企业文化无外乎是指事物的存在方式以及行事方法，而变革文化意味着要改变行为模式、道德准则以及对成功与失败的界定。这种变革在本质上通常是循序渐进的，很少因推行某项计划就能一蹴而就。

　　其二，要让员工把注意力放在问题以及解决方案上。若想激励员工改变自己的行为方式，就需要把问题讲清楚，同时提出解决问题的办法，还要告诉员工他们为此应该做哪些努力。要把这一行动看作是变革企业文化的漫漫征程的起点。虽然进展到某一阶段后，当初的宣传口号和标语可能会消失，但是变革沟通文化必将持续地进行下去。

　　现行的一些沟通渠道，比如时事通讯、视频杂志、电子邮件公告、季度会议，以及企业内部网上的新闻报道等，都是变革沟通文化的最有力的工具。既然这些工具已经做了足够的宣传，再继续向员工强调养成良好沟通习惯的重要性就有点老生常谈了。因此在运用这些工具大力宣扬变革的同时，也要开始倡导企业期望的行为方式，力争改变现状。

　　联手其他部门

　　尽管沟通工作是由沟通部门负责，但是仅靠一个部门的努力是做不好的，还必须要有其他部门的参与和努力，包括：培训和发展部门、人力资源部门、管理层，以及信息技术部门。

　　如果员工没有好的方法，就掌握不了好的沟通行为。这就是培训和发展部门的作用所在。根据企业在沟通问题上的轻重程度，可以同培训部门一起制定一个要求所有员工必须参加的培训计划，也可以开设沟通方面的课程，让员工自愿参加（或者经理人可以选送某些员工参加）。这类课程不宜过长，内容应该包括：问题是什么；这些问题是如何影响公司和员工的；良好的沟通习惯应该是怎样的（这应该占课程70%的内容）；遵循新措施有什么奖励；以及达不到要求有什么惩罚。

　　对员工的奖励和认可则由人力资源部门来负责。除了大多数认可工作之外，颁发多少奖金，增加多少功绩，如何进行绩效评估，以及其他的奖励方案，都是由人力资源部门来定夺的。 要和人力资源部门一起弄清楚，奖励和认可的关键因素是什么，哪些因素对员工的行为影响最大。要想办法将信息沟通方法纳入这些计划当中。

　　公司领导在沟通项目上不能只说不做，而应该不遗余力地给予支持。从现有沟通渠道到全体员工大会，他们可以通过多种途径提供支持。而最重要的一点是，沟通项目一旦确立，领导就得让大家知道必须全力以赴。

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