跨部门：跨部门沟通与项目协作—沙盘演练

课程背景：

典型的职能式组织结构划分的方式会带来职能划分清晰，责任明了的好处，它适合于确定性时代，如典型生产制造行业按大订单式的，销售接单---计划排单下单---采购物料---上线生产---按单出货。但经常或遇到的问题，就是我们常说的部门墙，在本职能部门沟通协调OK，往往在跨部门沟通协调时候，出于职责划分等往往就容易出问题，或不高效，比如：哪个部门先沟通哪个部门就对此事负责到底的现象，大多部门怕身上的事越拦的越多，麻烦会越来越多，受批评或惩罚的机率就越多; 有问题均不愿意跨部门沟通，甚至主动关上了部门间沟通的门。长此以往，往往会让组织：运作效率低下，得到其他部门的协助很难，增加内耗损失。

特别是在越来越不确定性的VUCA时代，很多工作，事情越来越需要跨职能协同作战，因此，项目管理在企业的生产经营中越来越发挥作用，项目管理，让企业管理者带着项目管理思维和方式，进行跨职能沟通，协作，项目化工作，在原有职能式组织架构的基础上，能有人跨职能推动事情，项目的进展，通过项目，拉通组织的价值链，提升资源利用，达到价值交付。

如何打破部门墙，克服部门间的协同障碍，如何突破沟通瓶颈，提升企业运作效率，增进企业的凝聚力，成为企业经营发展、管理增效的关键问题，本课程将围绕 “跨部门沟通与项目协作”，通过案例、工具、沙盘演练、促动、教练等方式让学员做中学、学中悟、悟中得。

课程收益：

● 统一认知：通过体验性学习让团队对跨部门协作建立统一认知

● 实用工具：全过程辅以实用工具，便于理解、应用

● 直面问题：运用教练技术，引导团队反馈实际问题，澄清本质

● 促进协同：通过共同目标的推演，提升团队对目标的认同度，促进后续协同

● 促进承诺：引导团队对跨部门协同中的自我任务进行承责

课程时间：1天（6小时）（可根据客户实际情况调整）

课程方式：理论讲解+小组讨论+沙盘演练+案例分析

课程模型：

课程大纲

上午：聚焦讲授《跨部门沟通与项目协作》的内容

一、跨部门沟通与项目协作

1、认知：跨部门问题的现状与根源

1. 不容忽视的“部门墙”
2. 客观存在的个体差异：人际关系之性格偏好

• DISC模型：性格偏好——相互匹配的通行证

小组体验与研讨：我的偏好与不喜欢的行为方式

1. 跨部门协作困难
2. 沟通的能力与技巧
3. 横向的沟通的机制不健全
4. 缺乏横向协同文化

2、总框：跨部门沟通协作解决之道

1）模糊地带：部门职能的模糊地带的处理

2）搞定文化：跨部门沟通协作文化的建立

3）组织设计：完善责任体系和矩阵式项目组织结构

4）高效会议：沟通的能力与技巧

5）横向沟通：搭建跨部门沟通的桥梁和项目管理者

6）全局思维：站在更高的高度看待跨部门问题

3、方法：跨部门目标协同法

1）设定：一页纸目标设定法

2）策略：制定措施与行动计划

3）执行：RACI法制作团队共担责任落实表

4）跟踪：跨部门项目推进

4、技巧：跨部门沟通与项目协作的沟通技巧

1. 营造良好的沟通氛围
2. 换个角度想一想（五种视角看世界）
3. 用数据说话
4. 借力使力不费力
5. 到位不错位，化解不误解
6. 部门间不同意见的正确处理
7. 沟通中要自我控制
8. 减少抱怨：小事多了就是大事

二、跨部门沟通与项目协作中的冲突管理

（有效处理冲突，提升项目和团队效能）

1、关于跨部门冲突管理的6大观点

2、跨部门冲突的7大来源与排序

3、冲突解决需考虑的2个维度

1）对人+对事：面向人际关系的和谐+面向问题的解决

2）临时的应对措施+永久的解决方案

4、冲突解决的5种策略

1）合作/解决：找到更好的第三解决方案

2）缓和/包容

3）妥协/协调

4）强迫/命令

5）撤退/回避

5、影响冲突方法选择的因素

小组演练：本组织跨部门沟通协作过程常见冲突和解决方案讨论

三、管理者通过影响力管控，提升跨部门项目效能（人的因素，以人为本，软技能）

（管理岗位是单位分配的，领导力\影响力是考自己赢得的）

1、跨部门项目管理者符合本单位和项目环境的恰当的领导风格

1）符合本单元、项目环境的工作风格

2）合理发挥组织中的权力来源：

3）跨部门项目中的沟通、通过沟通来协调、通过协调来整合

4）合理和有效的激励团队

（考虑团队团体和个体需求，考虑激励因素\保健因素的结合）

2、跨部门项目管理者先给予后获取的心态认知和施加影响

1）先给予后获取的心态认知

2）施加影响的10个步骤

3、跨部门项目管理者增强（积累）自身影响力

1）在团队中建立影响做法：

2）对上级、领导、发起人和干系人建立影响力：

4、跨部门项目管理者提升和维持人际管理

1）发现共同点

2）建立和维持人际管理

小结：关于影响力提升项目效能的主要观点

小组演练：本单位影响力管控常见问题和解决方案讨论

下午：沙盘演练：“海洋寻宝”--跨部门沟通与项目协作沙盘

设计妙趣横生的互动沙盘，让学员体验跨部门沟通与项目协作中的问题并寻找解决的方法，结合有趣的“海洋寻宝”项目，让临时组队的学员能够有一个共同的跨部门沟通与项目协作演练载体，以小组团队，模拟企业运营中的跨职能分工，如何协同作战，在互动游戏学习中一起完成工作目标，感悟跨部门沟通与项目协作的真谛。

一、破冰与团队建设

1.创建场域和课程说明

2.抽号、换位与团队组建

二、“海洋寻宝”跨部门沟通与项目协作项目背景介绍和项目前期准备

1.引导师播放视/音频，海洋寻宝这个跨部门沟通与项目协作项目的来源

2.“海洋寻宝”项目团队分工

1）引导师讲解各岗位职责：跨部门项目经理、生产部、财务部、采购部、信息部、仓储部、高层

2）团队讨论，进行团队角色分工

3）资源介绍：各角色所使用的项目资源

3. 跨部门沟通与项目协作：目标和规则介绍

1）引导师讲解航海行程获胜规则

2）跨部门沟通与项目协作规则介绍

——引导师讲解沙盘游戏中天气的规则

——引导师讲解沙盘游戏中各项资源的价格规则

——引导师讲解沙盘游戏中航线规则

——引导师讲解沙盘游戏中表单规则

4.获取跨部门沟通与项目协作项目资源

1）各小组领取启动资金

2）各小组领取所需前期资源

三、“海洋寻宝”跨部门沟通与项目协作项目规划

1.跨部门项目经理带领团队进行项目路线规划

2.结合路线规划评估风险和资金预估

3.项目启动前填写采购单和进行物资采购

四、“海洋寻宝”跨部门沟通与项目协作--项目执行和过程控制

1.扬帆起航，开启“28天”的航海项目行程

2.根据项目进展，项目团队各司其职，稳步推进

3.根据项目执行中的不确定情况，及时调整项目方案和过程控制应对

五、“海洋寻宝”跨部门沟通与项目协作--项目收尾

1.总结收尾：载誉归来，各小组完成跨部门沟通与项目协作项目

2.统计各队的航行时间、宝藏数量、剩余物资，确认最终赢家。

3.团队讨论:沙盘过程中的跨部门沟通与项目协作的收获和启示

1）个人思考：游戏中哪个环节能够让你想到和跨部门沟通与项目协作的工作有关的？

2）团队讨论环节：刚才的过程中，哪些是我们做的好的，哪些是我们做得不好的。如果推导到工作中，我们该如何应用？

3）同角色讨论环节：请所有的队长坐到一起；各角色坐到一起；按照各自的岗位，坐在一起，讨论总结。

4）讨论引导

跨部门沟通与项目协作--项目规划：路线是否有多种？我们在项目方案比选种最终是如何决策的？需要综合考虑哪些因素？决策的背后蕴含了哪些深层次，不易被察觉的点（比如风险偏好），对项目决策的启示？

跨部门沟通与项目协作--项目采购：资金预估表和采购单发回，各队逐一复盘数据差异；

跨部门沟通与项目协作--文档：提出航海日志填写的完整性问题；

跨部门沟通与项目协作--信息：占卜师的3个问题设置讨论如何能够做到更严密的设置。

跨部门沟通与项目协作--沟通：过程中存在哪些项目沟通问题；

跨部门沟通与项目协作--风险：项目中蕴含的显性风险和隐形风险：

跨部门沟通与项目协作--约束：项目中的范围、时间、成本设置和启发

课程总结与回顾

——回顾与总结课程知识点

——总结课程要点并制定课后行动计划

——自由问题解答Q&A

吴志德老师的其它课程