四、标准采购作业程序
四、标准采购作业程序 采购作业内容包括从收到“请购案件”开始的进行分发采购案件，由采购经办人员先核 对请购内容，查阅“厂商资料”、“采购记录”及其他有关资料后，开始办理询价，在报价 后，整理报价资料，拟订议价方式及各种有利条件，进行议价，办妥后，依核决权限， 呈核订购。详细作业程序及要点如： 1. 采购作业程序及要点 表12-3采购作业程序及要点表 |程 序 |要 点 | |接件分发 |1．请购单各栏填写是否清楚 | | |2．按分配原则分派请购案件 | | |3．急件优先分派办理 | | |4．无法在需用日期办妥者利用“交货期联络单”通知请购 | | |部门 | | |5．撤销请购单应先送办理 | |询 价 |1．交货期无法配合需用日期时联络请购部门 | | |2．充分了解请购材料的品名、规格 | | |3．急件或需用日期接近者应优先办理 | | |4．向厂商详细说明品名、规格、质量要求、数量、扣款 | | |规定、交货期、地点、付款办法 | | |5．同规格产品有几家供应商均应询价 | | |6．有否其他较有利的代用品或对抗品 | | |7．应对同规格，不同厂牌做比较 | | |8．是否有必要办理售后服务及保修年限 | | |9．新厂商产品，是否需经检验试用 | |比价议价 |1．厂商的供应能力是否能按期交货、质量确认 | | |2．是否殷实可靠的生产厂或直接进口商 | | |3．其他经销商价格是否较低 | | |4．经成本分析后，设定议价目标 | | |5．是否必要向厂商索取型录比较 | | |6．价格上涨下跌有何因素 | | |7．是否必要开发其他厂商或转外购 | | |8．规定几万元以上的案件呈副经理议价或设定议价目标 | |呈 核 |1．请购单上应详细注明与厂商议定的买价条件 | | |2．买卖惯例需超交者应注明 | | |3．现场选用较贵材料时，联络请购部门述明原因 | | |4．按核决权限呈核 | |订 购 |1．需预付定金，内外销价需办退税或规定多少金额以上 | | |或有附带条件等应制订买卖合同 | | |2．再向厂商确认价格、交货期、质量条件 | | |3．分批交货者在请购单上盖分批交货单 | | |4．订购单（采用联络函式传真机）寄交厂商，无法按需 | | |用日 期交货的案件联络请购部门 | |催 交 |1．约交日期前应再确认交货期 | | |2．无法在约交日期前交货时联络请购部门并列入交货期 | | |异常控制表内催办 | | |3．已逾约交货日期尚未到货应加紧催交 | |整理付款 |1．发票抬头及内容是否相符 | | |2．发票金额与请购单价格是否相等 | | |3．是否有预付款或暂借款应处理 | | |4．是否需要扣款 | | |5．需要办退税的请购单转告退税部门 | | |6．以内销价采购供外销用材料，应先收齐退税同意书方 | | |可办理付款 | |收件、分发、核 |1．收件 | |对 |2．按分配原则指派经办人 | | |3．核对品名 | | |4．核对规格 | | |5．核对数量 | | |6．核对需要日期 | |询 价 |1．选择询价对象及地区 | | |2．询价 | | |3．整理报价资料 | | |4．确认请讲内容 | | |5．寻找对抗品 | | |6．选择开发对象 | | |7．询价索样 | | |8．整理对抗品资料及样品送样 | | |9．整理检验结果 | |议价、比价、呈 |1．调查市场行情 | |核 |2．核对资金预算 | | |3．选择议价对象 | | |4．研拟底价 | | |5．研议采购条件 | | |6．议价（或公开比价） | | |7．填写上次报价记录 | | |8．估算海（空）运费 | | |9．估算保险费 | | |10．核对付款条件 | | |11．比较交货期限 | | |12．检查卸货条件 | | |13．估算关税 | | |14．按核决权限呈核 | |进口、签证、结 |1．缮打输入许可证申请书 | |汇 |2．缮写用途说明书 | | |3．备妥签证必要文件 | | |4．提案申请签证 | | |5．签证专案申请作业 | | |缮造申请书及附件度量衡器无线电器材 | | |整理必要文件 | | |提案申请 | | |6．申请结汇 | | |7．整理结汇文件 | | |8．核对签证结汇文件 | | |9．修改输入许可证或信用证作业 | |投保、船务 |1．洽订保率 | | |2．投保缴交保险费 | | |3．洽订特约船公司及运费 | | |4．指定船舶公司 | | |5．交涉货柜使用期限 | | |6．核算运费 | | |7．缴交运费 | | |8．处理大宗材料船务 | |装 运 |1．督促预定装船期 | | |2．申请“工业用”证明 | | |3．申请分期缴税 | | |4．申请预保火险及动产抵押 | | |5．督促装运文件 | | |6．确认船期 | | |7．整理装运文件 | | |8．申请管理品放行证 | | |9．联络及安排卸货 | | |10．确认船代理 | | |11．确认公证处（所） | | |12．联络交货期异常修改I/L，L/C | |报关提货 |1．银行背书 | | |2．办理担保提货 | | |3．整理文件报关 | | |4．缴税提货 | | |5．收料 | |索 赔 |1．核对材料检验报告 | | |2．填写索赔记录单 | | |3．向保险公司、船公司索赔 | | |4．向供料厂商索赔 | | |5．办理退货掉换作业 | |跟 催 |1．督促收料单 | | |2．控制长期合同的交货 | | |3．控制外购资金 | | |4．整理采购案件 | | |5．计算卸货延滞费及奖金 | | |6．办理退汇 |
四、标准采购作业程序