中小企业信息化现状及问题分析

 作者:程光    2022-12-26     0

在日益激烈的市场竞争中,信息化是中小企业提高竞争能力、促进持续发展的必然选择。本文是一项对河南省部分中小企业信息化建设情况的调查分析报告的一部分,希望通过我们的分析,为中小企业的信息化建设提供一些思路。本次调查得到了有关厅局的大力支持和被调查企业的密切配合,通过召开座谈会、寄送调查表等方式发出调查表380份,收回有效调查表276份,回收率72.6%。由于受到调查范围、时间、业务能力等各方面的限制,本文的调查结果难免存在局限性,不足之处希望各位专家学者批评指出。


一、 信息化机构及管理模式调查分析


调查中我们发现:设立专门信息化机构的企业占所调查企业总数的16%;在信息化管理模式的选择上,分散式管理的比例大约是集中式管理的两倍。16%的比例说明中小企业对于信息化建设的重视程度还不够,没有从企业全局的高度考虑;而信息化管理模式的调查结果表明:当前企业对数据的综合利用率不高,信息的共享度较低。对于信息化层次的认识,大多数企业仍然停留在部门级信息化。部门级信息化与企业级信息化的区别在于:部门级信息化是针对某一个部门的信息化,主要工作是利用计算机等先进技术,模拟手工作业来提高本部门工作效率。而企业级信息化则是要打破原有的管理框架,将新的管理模式利用信息化的手段引入到企业全面管理中去,达到企业资源的最大整合和集中。从部门级信息化上升到企业级信息化,是企业信息化的必由之路。其中的最大难点,不是新系统的引进,而是新的管理观念和模式的实现,这是当前信息化建设一个重要突破点。


同时,通过座谈我们发现企业信息化管理模式也会影响信息化机构的设置:集中式管理的企业通常对于采集到的数据集中处理,设置类似与信息处理中心这样的专门信息化机构;而分散式管理的企业通常会将各部门采集到的数据分别在各部门进行数据处理,因此一般不设置信息处理中心。


二、 信息化应用领域调查分析


企业信息化的主要领域包括:会计电算化、进销存管理、人力资源管理、供应链管理、生产管理、客户关系管理、计算机辅助设计、办公自动化和电子商务等方面。


调查发现:中小企业现在应用较多的项目是办公自动化和会计电算化。实现计算机办公的企业约占95%,只有5%的企业尚未涉及办公自动化。可见计算机能够提高办公效率的意识已在中小企业中普及。但是调查中我们发现企业办公自动化的应用范围太窄,大多数企业仅局限于文件编辑、打印等工作,而在内部的信息管理方面如内部邮件、电子文件传递等尚未得到应用,办公自动化应用的范围需要进一步扩展。应用会计电算化的企业占被调查企业的67%,已经实现全面电算化的约占8%。这说明:(1)我省近几年来大力推进企业会计电算化的工作已经取得显著成果;(2)8%的全面实现电算化的比例,表明中小企业会计信息化工作还需要进一步的加强。


对于行业不同的中小企业,由于其业务处理流程不同,实现信息化的程度也各也不同。这表现为高新技术型的企业在计算机辅助设计方面应用比例较高;商业企业在进销存系统以及电子商务方面应用比例较高;生产型工业企业则在生产管理、计算机辅助设计等方面应用较多。但总体来说,中小企业在人力资源管理、供应链管理、客户关系管理等方面的应用较少,这是下一步中小企业需要注意的问题。


电子商务是我们此次调查的一个重点。众所周知,在工业经济时代,中小企业由于其资金、人才等自身的局限性,在与一些大型企业的竞争中处于劣势。在如今的这个超越时空、地点的互联网时代,中小企业第一次与大型企业在信息方面处于平等的竞争地位,电子商务建设势在必行!


企业的电子商务建设主要包括:企业局域网建设、互联网络接入、企业网站建设等方面。从调查结果看:已经接入互联网的企业约占81%;已经建成内部局域网的约占22%;已在互联网上建立企业网页的占42%,其中建成网站的企业占25%,另外还有22%的企业网站正在建设中。这表明一部分中小企业已经具备了开展电子商务的基本条件,可以利用现代信息技术为企业服务。


然而,进一步的调查我们发现:在这些具备基本条件的企业中,真正已经开展电子商务的的比例却很小,大部分企业的应用还处于企业宣传、获取信息的层面上。这和被调查企业建设网络的目的有关。调查显示:78%的企业上网是为了获取信息,38%的企业是为了宣传企业形象,只有28%的企业上网是为了发展电子商务。我们认为:这是目前中小企业的电子商务建设目的不明确的表现,电子商务的目的是利用互联网为企业发展业务,与供应商、客户进行双向的信息沟通,而不仅仅是信息查询和广告宣传。


三、 企业信息化实施情况调查


在进行企业信息化实施情况调查时,我们侧重调查3个问题:(1)是否对原有业务流程进行重组;(2)是否对原有管理思想进行改进;(3)是否愿意接受工作模式的改变。


对于第一项调查,选择“对原有业务流程进行部分或全部重组”的企业占被调查企业总数的38%。选择“完全重复原有业务流程”的企业占总数的62%。从这些数据可以看出:在企业信息化过程中有相当一部分企业完全是手工模式的照搬,信息化的结果只是改变了业务或信息处理的工具罢了。如果不从改变管理思想入手,重构企业业务流程,这种 “新瓶装旧酒”的方式无法实现企业信息化的目标。


针对第二项调查,选择“完全遵循原有管理思想”的企业占企业总数的64%。选择“部分或完全改变原有管理思想”的企业占36%。这表明:相当一部分中小企业还没有意识到信息化过程中转变管理思想的重要性。当前我国正在推进的信息化战略,信息化不是目的,只是手段,最终目的是通过信息化改进管理思想和方法,全面提高企业管理水平。对于我国企业而言,目前面临的最迫切问题是管理特别是基础管理问题,基础管理包括基础数据管理、基本业务流程设计、内部控制设计和人的行为规范四个方面。企业只有实现了基础管理信息化,才能确保企业在规模不断扩大和业务迅速发展的过程中保持坚实的管理基础和繁殖内核,促进企业的可持续发展。通常信息化采用的软件都包含有先进的管理思想,要求企业的基础工作比较规范。如果一味的遵循原有的思想,势必会影响信息化后企业管理水平的提高和内部控制措施的有效实施,从而对企业业务的规范没有起到应有的作用,也就没有最大程度发挥信息化的作用。


在第三项调查中,选择“是否愿意接受工作模式改变”的企业约占企业总数的38%;仍有62%选择“不愿改变当前工作模式”。管理思想的转变必然导致工作模式的改变!不愿意接受工作模式的改变,可能是不愿意打破原有工作习惯,也可能是由于知识结构老化不能适应新工作模式的需要,这需要企业不断的对员工进行信息化教育,使其对信息化有一个正确的认识,能够感受到信息化给企业业务处理和管理带来质的飞跃和升华,使员工由信息化的消极等待变为积极参与。


四、 企业信息化人才队伍建设分析


企业信息化的关键之一是要拥有一支知识全面、技术过硬的信息化人才队伍。在对企业信息化人才队伍建设的调查时,我们主要从以下几个方面进行:


1. 信息化人才的学历分析


信息化人才的学历决定着其理论水平的高低,同时也影响其对信息化建设过程中的一些实际问题的思考和理解,比如系统工程思想等。需要说明的是本文提到的信息化人才主要指的是专职计算机人员。通过分析调查结果发现:被调查企业中有35家企业拥有计算机本科及以上毕业生,占企业总数的13.2%;有248家企业拥有计算机专科毕业生,约占企业总数的93.23 %;有236家企业拥有计算机中专及其他毕业生,约占企业总数的88.7%。并且不同学历的计算机专业毕业生在相应单位的专职计算机人才当中的比例分布是:本科生约0-8%,专科生约6-63%,中专及其他毕业生大约为16%-72%。上述数据表明在我省的中小企业中,高层次的专业人才偏少,不利于企业信息化的实施,人才已经成为制约企业信息化发展的主要因素。企业应该不断扩大人才引进的渠道,多招聘高学历的专业人才,这样才能提高信息化人才队伍的战斗力,进一步提高企业信息化实施成功的比例。


2. 信息化人才流失状况分析


关于信息化人才流失是业内一个不争的事实。通过对“企业信息化人才的流失状况”调查发现:我省中小企业中信息化人才严重流失的有74家,约占27% ;流失情况比较严重的有58家,占21%,情况基本稳定的有80家,占30%;情况很稳定的有64家,约占23%。目前我国信息技术人才需求日益增加,高水平的专家更是奇缺,导致人才流失情况在全国范围内普遍存在。人才流失会导致企业信息技术的外流,会造成企业现行信息化无法正常进行下去。一支稳定的技术队伍是企业实现信息化的前提。因此,企业应该在不断引进人才的同时,也要考虑如何留住人才,反思人才流失的原因。从激励机制、思想教育方面等方面着手,建立良好的工作氛围,争取留住企业信息化的关键人才。


3. 信息化人才的继续教育情况分析


近年来信息知识发展迅速,知识更新速度加快。业内有一种说法是:计算机专业的毕业生刚毕业时所学知识有50%已经老化。这说明继续教育对企业信息化中的人才建设具有重要作用。从调查结果可以看出:当前我省大部分中小企业对于信息化的继续教育重视不足:仅仅有13%的企业偶尔进行信息化教育,采取的形式通常是短期培训。大多数计算机人员是通过自学、网络浏览或参加会议等形式进行学习。相对于自发学习信息化知识而言,由单位组织的定期培训是一种更好的学习模式,针对性强,与企业发展的需求相一致。中小企业应重视并加大员工继续教育的投入,创造积极学习的气氛,不断提高和充实员工的业务水平。


五、 企业信息化系统咨询方式及内容分析


随着信息化进程的不断推进,企业逐渐认识到咨询在企业信息化过程中的重要作用。而所选择的咨询方式在很大程度上会影响企业信息化的成败。对企业采用的咨询方式的调查显示:“向业内专家咨询”的企业有83家,占被调查企业的30%;“参观同行企业”的有78家,占28%;“向IT厂商咨询”的有62家,占22%;“向专业咨询结构”的有53家,占19%。这个调查结果说明企业还没有形成接受专业咨询服务的观念,仍然以传统的个人咨询、参观学习等方式为主要咨询方式。向专业咨询机构咨询,企业能够享受到专业的咨询服务,可以从咨询公司得到专业的建议及不同企业实现信息化的方案比较,同时还可以在咨询公司的帮助下进行公司业务流程的重组和管理制度的更新,具有较高的实施成功保证;向IT厂商咨询,IT厂商通常会在企业信息化的构成、造价、技术等方面给出细致的说明,同时也会给出一些解决方案和成功实施信息化的示例;参观同行企业并咨询也不失为一种好的方法,企业可以从同行企业的实施过程中吸取经验和教训,避免走弯路,造成不必要的损失。但由于不同企业在管理上以及规范上都有自己的特点,因此同行企业的信息化解决方案不一定完全适合。


六、 系统验收模式分析


在调查中我们发现:被调查企业信息化的验收工作有84%是企业自行验收;10%的企业由独立受聘的第三方来验收;还有6%的企业根本没有经过验收就直接运行。“虎头蛇尾”是企业信息化建设中常见的问题。企业信息化作为一项系统工程,在工程完工时要进行验收,这样才能够保证工程质量,明确责任。企业自行验收可以利用企业自身实际的业务进行检验、测试,通过观察结果来分析系统功能是否符合实际需求。当然自行验收也存在着一些缺陷,比如过分考虑局部功能的实现而忽略了总体功能的优化。聘请有专业知识和经验的独立的第三方来验收可以对系统做出更加客观的评价。我们注意到最近有学者提出:作为一项工程,企业信息化也应该向建筑工程那样引入工程监理,以保证工程能够按时、按质地完成。我们认为:要改变我省中小企业信息化实施过程中成功率不足10%的现状,引入工程监理是有必要的。


七、 企业信息化的规划分析


作为系统工程,实施企业信息化之前应该进行科学合理的规划。一个企业是否制定信息化的长短期规划,从某种程度上决定着企业信息化的成败。


我们把企业信息化规划一般分为短期(1年以内)、中期(2到3年)、长期(5年以上)。通过调查我们发现:约40%的中小企业制定了企业信息化的短期规划;有12%的企业制定了中期规划;另外有7%的企业制定了长期规划。


超过半数的中小企业已经制订了信息化发展规划,这说明我省企业对信息化建设的重视,已经开始着手把信息化建设发展列入企业发展规划。但是中长期规划的比例偏低说明企业对于信息化建设的长期性认识还不够,还没有意识到企业信息化建设是一个持续的不断螺旋上升的过程,它随着企业经营管理思想、水平、环境以及科技的发展而发生变化。近一半的没有制订规划的比例更是让我们感到这些企业信息化建设的无计划性和盲目性。

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