项目工作分配与高效会议管理

项目工作分配与高效会议管理

课程背景：

万里之行成于始，项目管理最核心最关键工作在项目启动阶段：

项目目标策划书：初步划分识别项目的背景、目的、目标、时间、资源、风险等。

项目启动会：想所有干系人划分责任与义务，宣告项目的开始

干系人协调：找出项目中所有利益相关方，并促进大家沟通协作

……

项目的过程管理保证了项目如何才能成功，需要特别关注并留痕跟踪：

项目例会

项目评审

项目总结

项目汇报
……

本课程着眼于项目经理工作中所必需的的技能，源于理论，出于实践，是张老师多年带项目的经验及多个研发项目过程分析的提炼提炼总结。课程按照张老师提炼、独创的项目管理六门神技为基础，把项目管理的各大管理领域的知识点用冲突、理论、工具、案例的方式进行阐释，每个知识点精心选择了业内企业实际案例（也可以提前准备企业自身案例），通过案例分析、问题讨论，使学员理解项目管理的理论知识、掌握项目经理的必备技能。

课程收益：

● 思：拓展项目经理认知，树立项目管理的目标思维、协作思维

● 知：学习项目管理基本要素，建立从企业战略目标确定项目目标的大局观

● 行：360度识别项目干系人，实现沟通促进合作，最大化的消除冲突，形成项目推动合力

● 升：推动项目质量管理，通过会议评审、阶段汇报保证项目目标实现

课程时间：1天，6小时/天

课程对象：项目主管、管理团队、项目经理、职能经理、研发经理、业务骨干、团队成员等

课程特色：通过痛点分析形成定制化课程内容；课堂以经典实际案例引入知识点进行理论讲解，以工具配合理论教学，由浅入深带动学院实际操作。使用企业自身案例引导学员讨论、练习，在课堂中对案例进行分析、研讨，碰撞出火花形成解决方案；课后提供项目管理工具模板用于实际工作，并对实际工作中的问题提供答疑和辅导。

课堂中辅以大量的视频展示、小组讨论、角色演练、案例分析形式，在老师的点评、反馈中引导学员掌握知识、技能。

课程模型：

课程前先收集本公司实际项目案例，课程中以公司真实项目进行工具实操演练并输出交付物。

课程大纲

第一讲：以交付为中心的项目经理

一、重拾项目、项目经理

1. 项目的三大要素、五项特点

讨论：哪些是项目，哪些不是项目？

2. 项目管理的思维构建

3. 用项目管理的思维做运营工作

案例练习：识别项目

4. 项目经理3大角色

1）项目建设者

2）项目管理者

3）技术领头者

5. 项目经理的权力：两种拉力，三种推力

讨论：项目经理的权力识别

案例练习：角色错位的项目经理

第二讲：有的放矢——项目目标与计划

一、目标——目标是利益相关方的粘合剂

1. 现代管理理论的基础：目标管理

工具使用：SMART原则进行目标管理

讨论：smart原则哪里用错了？

2. 项目目标三角形与质量约束三角形

3. 项目成功的标准一定要符合企业的战略目标

案例：1、严格把控交付时间的项目

      2、优先考虑成本管理的项目

      3、打造标杆样板的项目

二、项目实施的计划

1. 项目计划四要素：

1) 核心目标：项目是为了实现特定目标

2) 设定期限：关键节点、里程碑计划

3) 责任到人：人人头上有目标

4) 保证措施：人财物支持

讨论：计划与目标区别和联系

2. 项目计划两个方向

1) 自上而下：保证措施，包括人财物、制度

2) 自下而上：逐级保证目标达成

3. 制定计划的最佳实践：拆解、统筹、协调

练习：下个季度工作计划修订

4． 计划的根本作用：

统一认识、资源调配、目标协同

课堂输出物：公司某项目目标策划书

三、项目范围管理

1. 项目管理的基础：范围管理

2. 范围管理核心：WBS分解

第一步：识别

第二步：判断

第三步：再识别

第四步：检查

案例练习：混乱的范围管理

3. 分解WBS

1）按照功能组成分解

2）按照工作流程分解

案例练习：某公司某项目的范围失控分析

4. 分解WBS的5项守则：

1）唯一性  2）包容性  3）一致性  4）全局性  5）集体性

课堂输出物：1、本公司某项目WBS 分解

第三讲：和衷共济——干系人管理

核心观点：项目管理不仅仅是交付合格的产出物，更重要是管理干系人的期望和利益。

一、干系人沟通与协调

1. 沟通的根本目的：达成期望目标

2. 沟通管理的重点是管理干系人的预期

3. 根据沟通对象制定差异化沟通计划

练习：制定公司某项目的沟通计划

4. 内部干系人沟通：求同排异

5. 外部干系人沟通：求同存异

6. 对外沟通项目

1）寻找共同利益点

2）认可目标差异

3）达成一致行动计划

4）减少利益冲突

练习：跟你的项目中供应商做一次项目沟通

二、项目启动

1. 重中之重的项目启动会

2. 项目启动会的根本目的是造势、借力、搭桥

案例练习：苦恼的项目经理

3. 项目启动会的会前：带着计划去沟通

1）让上级领导放心；

2）让职能部门配合；

3）让团队成员齐心协力

讨论：如何开好项目启动会？

4. 项目启动会用三个价值动员所有人

1）最高价值征服信念；

2）中间价值激发情感；

3）最低价值联结自身

5. 项目启动会常见5种错误

1）领导不来

2）兄弟不来

3）定位不清

4）目标不清

5）职责不清

第四讲：责无旁贷——项目过程管理

一、质量管理

讨论：工作中常用的质量管理方法

1. 质量管理的五个阶段:计划、执行、检查、改进和控制

2. 常用质量管理工具PDCA适用场景分析

讨论：本公司某项目是不是适合用PDCA来管理质量？

3. 从PDCA到更能发挥员工主动性、创造性的PDCI

1）结果驱动

2）计划到位

3）责任到位

4）监督到位

5）激励到位

4. 人人有责、人人担责保证进度与质量。

课堂输出物：团队协作分工RAM矩阵

二、项目会议

1. 项目会议召开时间、组织、议程要点

1) 项目周/月例会

2) 项目焦点会议

3) 项目评审会

4) 项目审查会

2.高效会议管理三阶段

1) 会前准备

2) 会中控制

3) 会后跟进

3. 高效会议五大标准

1) 会而有议

2) 议而有论

3) 论而有行

4) 行而有果

5) 果而有报

4. 高效会议准备15分钟：

1) 会议高效第一阶段：会前15分钟:中断手头的工作

2) 会议高效第二阶段：会前10分钟:思考会议主题\有哪些议程\需要达成的目的

3) 高效会议第三阶段：会前8分钟：整理会议上的资料

4) 高效会议第四阶段：会前5分钟：默诵发言内容

5) 高效会议第五阶段：会前2分钟：最后整理一次资料

6) 高效会议第六阶段：会前1分钟：喝点水，准备开会

课后作业：项目会议纪要

三、项目阶段总结

1. 团队要埋头苦干，项目经理要时刻注意抬头看路

讨论：如何保证项目一直在正确的道路上？

2. 通过项目中期评估保证执行过程不犯错

案例练习：面对突变，项目走向何处？

1. 做好项目阶段汇报
2. position：情况，客观总结目前的情况
3. options： 选择，提出所有可能的选择
4. proposal：建议，给出选择的建议和理由

课堂输出物：项目阶段评估汇报表

附：重要输出物

一、项目目标策划书（召开项目启动会的前提）

二、项目责任分工矩阵

三、会议纪要

四、项目阶段汇报

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