自我与文书档案管理(ppt)
自我与文书档案管理

大纲
I. 时间管理经验法则之搜集
36 Time Management Tips: Finding Time - Breathing Space for Women Who Do Too Much

II.归纳推导自己的管理方式
时间管理的架构
实践自我管理的途径
文书档案管理

时间管理架构： 技巧重点条列
时间管理架构：步骤与内容
自我管理心图
自我– 以个人为范围，考量可扩及家人与工作同事
提升工作效率– 以工作成果为主要目标衡量之导向，目标却仍可是状况调整
合乎自己个人特质的方式- 某人的方法或工具未必适合自己，但应广纳他人成功经验法则
自我管理步骤范例：前置条件
假设
小孩与老婆上课时间限制
健康与个人嗜好考量：每天早上游泳
纳入家庭与家族活动时间
期望
快速回应
尽心尽力
敢言敢作
学习成长
自我管理步骤范例：目标
短期
推教中心较长远之运作机制与流程建立
实务导向的教学设计
兼顾研究与就业的研究生指导与训练
中期
教授升等
持续稳定之论文发表
深耕研究领域与加强深度
长期
结合其他兴趣至研究中
提出具前瞻性之大型或整合型计划
协调产官学研究与合作
自我管理步骤范例：优先顺序
系上教学
课程，含专题学生
系务，会议与委员
推教中心
行政业务
学校会议
研究
带研究生
发表论文

  自我管理步骤范例：周行程
自我管理步骤范例：执行条件
随身携带行事历(阖家外出例外) (工具)
随时更新调整行事历(变数)
离开办公室前整理桌子并检查带回家东西(品质稽核)
晚上尽量不排工作事项，但会准备随时可做(休息、个人时间、提早开始)
每日至少一次调整工作优先顺序与时间(果断、不等待)
就寝前确认明天工作事项及必备东西(品质稽核)
尽量利用email联络(工具、单向沟通)

文书档案管理
范围：与自身相关的文书档案
种类：名片、公文、书籍、电脑档案、论文、工作纪录
原则：
具时效性者优先处理
具实用性者排入时间处理
不用或过时者，可直接丢弃
有电脑档者，尽量不存纸本
定期整理与更新
工作空间规划与维护
文书档案管理：名片
纪录何时、何地拿到这张名片，本人的特征、谈过得重要话题
输入电脑或PDA (email为主)
直接输入 或
先推放、归类至名片整理盒需要用时，再输入
偏好整理盒或滚筒式，较便利
输入过或定期检查久不用者就丢弃
文书档案管理：公文
开会通知或具时效性之通知
登入行事历，不重要者随即丢弃
重要者，使用过后再丢弃
法令、条文、办法等公文内容
分类归档并以抽屉内档案吊架与资料夹储存
较正式且须于他人分享者，以资料夹存档至于书架或书柜上
随时更新
广告DM
丢弃或
近期内询问后丢弃
三层式资料柜(夹)
待处理、处理待归类、待送出

文书档案管理：电脑档案
建立资料夹结构
有新的档案，归入现有资料夹或建立新资料夹
有空时，整理资料夹之档案结构
档案或资料夹命名
有意义，含人、事、时、地、物
注意版本管理
档案文件
内含时间、主题、作者、修改纪录等
注重备份与防毒
定时备份
尽量用抽取式资料储存设备，如MO片、磁带、 Mini Drive、抽取式硬碟、光碟片
安装扫毒软体，定时更新病毒码

文书档案管理：书籍
简单分类放置
书籍要竖立于书架或书柜中，便于查询与抽取
出借单贴在书架或书柜旁，随时纪录进出
便利区块
留一块暂存区给工作中书籍
留一块常用工具书
外带使用少数页数或供讨论用时，可影印
过时或久不用的书捐赠图书馆
文书档案管理：论文、工作纪录
适用所有纸本资料
存于三孔资料夹中
重要者可用保护套
不重要者直接打孔插入资料夹中
资料夹外层需有标题与简单目录
准备不同大小资料夹，便于调整携带
结语
罗马不是一天造起来的，时间、自我与文书档案管理是需要时间养成习惯的
什么时候开始并不重要，重要的是知道了就立即开始
开始了，就不要停止
有初步成效后，应逐步调整方法或工具，朝向更有效率的目标努力
此份讲义是教授钓鱼基本技巧的方式编制，搜集不同的时间管理技巧与自身体验后，同样的方法，可轻易调整自己的步骤内涵。

自我与文书档案管理(ppt)