销售系统财务管理

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销售系统财务管理
销售系统的财务管理 一、客户资料建立    1. 客户基本资料建文件:      业务人员应搜集所有经销商基本资料填立“客户基本资料表”,审核后归档。 2. 客户动态资料记录:应注意及时更新。 3. 财务应注意通过各种渠道掌握客户财务状况。 二、客户授信 1. 目的:确保公司债权、货款的安全性,避免呆帐。 2. 信用管理部门(专门机构或营销、财务组成临时小组)应就客户资料表进行征信 调查和信用额度、信用期限的评估; 3. 信用管理应同时包含信用额度和信用期限两项内容,超出任一项,均视为超信用 。 4. 凡提供信用必存在风险,必要时需客户提供抵押担保或订金。 5. 营销部门应随时关注客户情况, 深入了解客户的业绩消长、存货状况、资产变化、获利状况及经营者变动等运 营情况及业界评价,如发觉客户呈现或有异常时,及时采取必要措施,以确保 货款安全。 6. 财务部门应每月提供有关客户销售、欠款、存货等变动报表,并对报表数据进行 深入分析,提供财务意见。 7. 信用管理部门应每年/半年, 会同业务、财会等相关单位共同就现有客户的收款状况、信用额度及公司授信 政策予以检讨、修订。  三、超信用处理 1. 业务出货时,应开立“出货单”,转信用管理部门审查签章后才可转仓库出货。若 有超过信用额度情形者,应填制“超信用通知单”; 2. 为达有效监控,一般由商务软件系统管理出货流程,超出核定额度或期限,系统 自动不能出货。 3. 超信用由权责人员授权,可依下列方式予以处理:      A.增加信用额度:依据有关授信作业规定,申请增加客户信用再行出货。      B.超信用先行出货:必须有相当权限人员授权,作例外处理。      C.先办款再出货:客户先行支付(或多于)本次出货金额后再行出货。      D.暂缓出货:不能依上述情况处理者。 4.超信用的计算公式如下,二者之一者为超信用:  A.超信用额度=核定之信用额度-应收票据-应收帐款-待出货额 B.有逾期欠款(即按帐期应收未收) 四、 价格体系 1. 统一价格体系:出厂价、二批供货价、经销商终端供货价、终端建议零售价。 2. 大型/全国性商超由公司统一掌控,价格可单独制定。 3. 客户归口对位,严格执行四级价格,例外处理必须适当授权审批。 五、出货审核 1. 业务销货须开立“出货单”,经财务核对数量、售价,收款条件及信用管理部门 信用审核,仓库才可出货。 2. 据公司规定的客户级别和价格体系进行价格审核,若售价低于底限,必须有相 当权限人员授权,作例外处理。 3. 仓储人员办理发货时,应就下列规定予以审核: A.业务单位的经办人员、主管是否签章;。 B.财务人员或信用管理人员是否签章。 六、往来帐管理 1. 财务根据出货单开具发票,据以登帐或定期汇总登帐。 2. 收到客户货款,及时填报“收款日报表”并据以进行应收帐款冲销处理。 3. 分公司所有销货收到款项,一律存入“收款专户”,不得存入其它户头。 4. 财务应定期出具“客户对帐函”,与客户进行函证对帐,确保应收款项的及时准确 ,避免呆坏帐发生。 5. 针对将到期款项,以财务名义出具“结款通知单”,体现正规性和权威性。 6. 针对到期未结款项,财务可出具措辞较强烈的“催款通知单”,以加强催款力度。 7. 对逾期欠款所采取措施及跟踪反馈情况,填写“逾期欠款跟踪反馈单”,以加大责 任、加强回收力度。财务注意资料的整理归档。 8. 财务每周出具“客户欠款余额表”,到具体明细,着重突出逾期欠款部分; 应用商务软件系统,可即时生成该数据,是往来帐管理的有力工具。 9. 财务每月末作“客户销售回款/欠款余额分析”,着重与销售对比的应收帐款周转 天数的分析比较。 10.财务每季度作“应收帐款帐龄分析”,密切关注逾期时间长的欠款,采取各种可 能措施加紧回收。确属呆坏帐应充分提列坏帐准备金。 11.善用银行承兑汇票和其他创新金融工具,以降低风险、加快回收。 七、销货退回、折让与折扣 1. 销货退回时,业务部门必须填报“退库单”,经权责主管核准,由仓库点数及质量 签收后,转会计入帐。 2. 销货折扣或折让时,业务部门必须填报“销售折扣/折让单”,经权责主管核准, 财务据以入帐。 3. 有关税务规定:有销货退回或折让证明单的,可从当期的销项税额中扣减;如果 销售额和折扣额同在一张发票上分别注明的,可按折扣后的销售额征收增值税 ;如果将折扣额另开发票,不得从销售额中减除折扣额。 4. 销售折扣财务处理: 4.1.开发票时确定折扣额,则应销售额和折扣额同在一张发票上分别注明:既 可规避增值税又可实现销售收入/销售折扣财务反映的充分真实; 4.2.已开发票后确定折扣额,抵减下批销售价格:可规避增值税,但财务反映 不真实。 八、返利返点的财务处理 1. 视同折扣处理,在同一张发票上分别注明:既可规避增值税又可实现销售收入/ 销售折扣财务反映的充分真实; 2. 抵减下批销售价格:可规避增值税,但财务反映不真实; 3. 原作销售退回,按新价格重开发票:相应税务手续麻烦,财务反映不真实; 4. 经销商开营收发票,据以入帐:不能规避增值税且客户负担营业税,增加交易成 本; 5. 经销商转广告费等实际费用发票:客户无营业税,但不能规避增值税,财务只能 被动入帐,反映不尽真实。 九、销售费管理 1. 收支两条线原则:不得坐支销售款。 2. 强调预算计划: 2.1.预算是销售费用管理的基础,把握总体、抓大放小是制订预算的原则; 2.2.既定的或行业公认的“费用/销售额目标”比是预算制定的总体指标,是控 制市场投入的重要衡量标准。 2.3.注重成本效益原则,管控大项费用,降低监管成本。 3. 严控预算外支出:必须经适当授权审批程序,方可支出预算外费用。 4. 特殊费用单独审批:突发性或现金红包、礼金、娱乐等特殊费用要填列“特殊费 用申请表”,单独审批,堵塞漏洞。 5. 注重费用效果分析:尽可能量化费用投入效果,分析费用增量与销售增量的比率 ,评估费用投入实质作用,避免不合理或低效开支。 6. 按月提供“费用预算与实际开支表”,加强动态趋势分析和预算执行分析,加强监 督作用。 十、财务分析 1. 每月进行产品总体的收入、成本和毛利率分析; 2. 每月按产品分析销售月度间的变动趋势及与计划完成情况; 3. 切实关注并分析大经销商的实际销售及库存状况,着重“业绩”而非“提货”; 4. 定期(季度)进行库存结构分析,以及时采取有效措施加快周转,避免损失; 5. 每月进行客户销售回款分析; 6. 定期(季度)进行应收帐款帐龄分析; 7. 每月对销售费用增减变动及预算执行情况进行分析; 8. 每月对市场推广等大项费用的开支明细进行比较分析; 9. 建立费用投入效果评估体制,针对大项推广活动进行投入/产出的效果分析。 十一、创新结算方式 1. 网上银行:及时汇划、查询功能,适合集团总公司、分公司、经销商、供应商 资金结算和管理。通过Internet,安全认证较严密,目前比较多的公司采用 。 2. 现代企业银行系统:适用企业集团,同城内局域网专线连接,可与企业财务软 件系统对接。 3. 企业电子汇兑:抛掉手工汇款单,企业报送电子盘(加密),可直接与银行电 子联行系统连接。 4. 国内信用证(中行):是开证行依照申请人的申请开出的,凭符合信用条款的 单据支付的付款承诺,适合商贸背景的国内企业间贸易结算使用。国内信用 证的是由银行提供担保的国内企业之间商品交易的结算工具。 5. 一路通贷款业务:由企业作担保/保证,由向各地经销商提供贷款。
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