设备、材料采购管理制度

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设备、材料采购管理制度
材料(设备)采购管理制度 第一章 总 则 第一条:为了规范公司的采购行为,兼顾质量和成本,在保证公司开发项目正常施工的 前提下,提高材料(设备)质量,减少投资成本。提高对供应商的谈判能力, 以获得较优性价比的采购物资。特制定本制度。 第二条:本制度中所称 “公司”是指荣盛房地产发展股份有限公司,“分公司”是指荣盛房地产发展股份 有限公司派出之无独立法人资格的区域性公司。 第三条:本制度中材料(设备)领导小组是指在材料(设备)采购和招投标过程中实施 工作指导和监督工作的管理机构。 第四条:分公司设有采购部的,材料(设备)采购工作由采购部门负责;分公司未设采 购部的应在工程部下增设专职采购人员负责材料(设备)采购事宜。 第五条:本制度所称采购人员包括公司采购管理中心人员、各分公司采购人员及其它部 门直接或间接参与采购工作的人员。 第六条:材料(设备)采购的具体流程和细则在《材料(设备)采购实施细则》中予以明 确。 第七条:单宗采购总额预计 300 万以上(含)或统一采购能够获得较优惠的材料(设备)由公司采购管理中心 实施采购工作,单宗采购总额预计 300 万以下(不含)由分公司实施采购工作。 第七条:本制度由总则、采购组织机构、采购人员职责、工作原则、职业规范和罚则六 部分组成。 第二章 组织机构和职责 第八条:材料(设备)采购组织架构: 公司材料(设备)采购领导小组 公司采购管理中心 分公司材料(设备)采购领导小组 分公司采购部(工程部) 专职采购人员 第九条:公司材料(设备)采购领导小组由公司总经理、生产副总经理、公司财务总监 、工程部经理等组成,公司总经理任组长,其它人员为组员。 第十条:分公司材料(设备)采购领导小组由分公司经理、生产副经理、财务经理和工 程部经理等组成;分公司经理任组长,其它人员为组员。 第十一条:公司监事会和公司审计部有权对公司、分公司采购及采购招标工作进行监督 和指导。 第十二条:公司材料(设备)采购领导小组职责: ⑴、对公司及分公司所有采购工作实施指导和管理; ⑵、依据材料(设备)采购管理中心提供的报告确定长期战略合作伙伴; ⑶、负责对分公司权限之外的材料(设备)采购招标形式、招标主持人、正式投 标人、招标文件的审批及中标人的确定; ⑷、对分公司权限之外的材料(设备)采购招标工作实施监督; ⑸负责对采购管理中心提出的技术、经济、节能等方面的替换方案和建议做出评 审和确定; ⑹、对采购管理中心上报的供应商及其产品分析、对比报告做出批复; ⑺、监督采购管理中心的运行方式、工作方法及相关文件下发; ⑻、其他必须由公司材料(设备)采购领导小组完成的工作。 第十三条:分公司材料(设备)采购领导小组职责 ⑴、对分公司的材料(设备)采购工作实施指导和管理; ⑵、对分公司采购人员所上报的《招标主持人请购单》做出批复; ⑶、分公司权限内的招标采购工作的监督和实施; ⑷、委派专职的采购人员和具体的材料(设备)采购领导小组采购招标主持人; ⑸、对分公司权限范围内的材料(设备)采购招标形式、正式投标人、招标文件 及定购合同的初步评审; ⑹、对分公司采购人员所上报的文件和报告做出批示; ⑺、对分公司采购人员的工作情况进行考核评定; (8)、对供应商依据供货质量、供货能力、履约情况等做出每年度的诚信评定; (9)、其他必须由分公司材料(设备)领导小组完成的工作。 第十四条:材料(设备)采购涉及到招标时,招标主持人的职责参照《工程项目招投标管 理制度》的规定。 第十五条:公司采购管理中心职责: ⑴、监督各分公司对《采购管理制度》及其《实施办法》的执行情况,并做出客观评 价; ⑵、负责材料(设备)信息库的建立和维护,并依据分公司提供的供应商年度评 定结果,对库内供应商进行客观评价并按制度优胜劣汰; ⑶、负责对长期战略合作供应商的沟通、管理及供货质量、服务等实施监督; ⑷、对各分公司材料(设备)采购提供咨询和指导; ⑸、负责合同范本制定和对分公司招标文件的评审; ⑹、采购管理中心权限内的招标工作的实施及招标文件的制定; ⑺、对分公司采购人员上报的有关材料(设备)文件做出批复; ⑻、物资材料市场行情和新型、节能、环保、高效材料(设备)的收集、了解、 分析工作。 ⑼、对分公司采购人员反应的情况和问题及时给予答复和解决,不能解决的应及 时向工程部主管领导汇报; ⑽、定期与各级采购人员做思想沟通,了解现场基本情况; ⑾、定期向主管领导汇报工作情况,以便于解决工作中存在的问题,提高工作效 率; ⑿、完成上级领导交给的其它任务。 第十六条:分公司采购人员职责: ⑴、采购管理制度的执行和实施; ⑵、配合公司采购管理中心信息库的建立; ⑶、根据工程进度和工程部《材料使用计划书》制定《采购计划》; ⑷、根据《采购计划》要求,提前做出《材料(设备)请购单》; ⑸、在材料(设备)采购招标主持人的指导下完成分公司权限范围内的采购招标 文件的拟定; ⑹、负责甲供材料的现场验收; (7)、负责认质认价材料(设备)的质量、数量、资质证明、价格等方面的核实 和确认; (8)、有责任对乙供材料(设备)是否符合质量要求和设计要求情况的监督; (9)、在工作过程中发现对公司或工程质量不利的问题和情况(如材料(设备) 质量不合格,施工单位不按操作规程安装材料(设备)等)及时向主管领导上 报相关情况; (10)、负责对供应商诚信度初步审核; (11)、协助工程部、预算部进行材料(设备)询价工作; (12)、拟定月采购计划,并上报公司采购管理中心; (13)、完成上级领导交给的其它任务。 第三章 工作准则 第十七条:在材料(设备)供应商纳入信息库前,采购人员必须对供应商进行综合考评 ,对其公司简介、生产能力、质量保证、付款要求、售后服务、产品特点等 进行比较,并以报告形式上报公司材料(设备)采购领导小组批准,方能入 库。 第十八条:公司所有员工均有权推荐优秀的供应商,经公司采购管理中心审核,由公司 材料(设备)领导小组批准,可纳入公司材料设备信息库。 第十九条:采购方式主要以邀请招标、议标、寻价采购、直接签订合同(长期战略合作 伙伴)四种采购方式;必要时可以采用公开招标形式。 第二十条:分公司采购人员根据《材料(设备)采购实施办法》要求,必须提前做好《采购 计划》和《单项材料(设备)请购单》。 第二十一条:分公司采购人员制定的《单项材料(设备)请购单》无论金额大小,经分公 司材料(设备)采购领导小组批复后必须提交公司采购管理中心。 第二十二条:分公司在选择供应商时,应在公司信息库中提取,但区域性较强的材料( 设备)除外。 第二十三条:采购人员在洽谈某项材料(设备)时,原则上供应商不得少于三家。如有 必要,可以采用多轮洽商、多次谈判等方式进行,以便降低公司的投资成本 。 第二十四条:公司或分公司采购人员与供应商洽谈时,必须坚持“秉公办事,维护公司利 益”的原则,并做好记录,以报告形式上报;单宗采购总额预计 300 万元以上(含)报公司材料(设备)采购领导小组;单宗采购总额预计 300 万元以下(不含)报分公司材料(设备)采购领导小组。报告中包括产品技 术参数、质量、价格、特点及特性等进行比较(技术参数、价格、特点以表 格形式体现)。 第二十五条:报告得到批复后,依照公司领导批示意见,综合考虑“质量、价格、售后服 务”等问题,确定供应商。 第二十六条:公司或分公司采购人员必须坚持“五不购”和“三比一算”的原则。包括分公 司的零星采购。 五不购: ①没有提供书面采购计划且未经材料设备采购领导小组批准不购; ②材料、设备规格不符,质量不合格,价格不合理的不购; ③无材质证明和产品合格证的不购; ④凡考评不合格的产品不购; ⑤现场、仓库能够代用的材料不购。 三比一算:比质量、比价格、比售后服务、算成本。 第二十七条:材料(设备)单宗采购总额预计在 10 万元以上(不含),原则上应以招投标形式来完成。 第二十八条:分公司权限内的招标工作由各分公司材料(设备)采购领导小组委派主持 人完成;由公司材料(设备)采购领导小组和公司采购管理中心实施监督。 第二十九条:采购管理中心权限内的招标工作由公司材料(设备)采购领导小组委派专 人主持,由公司材料(设备)采购领导小组和公司审计部实施监督。 第三十条:在采购招标过程中必须坚持以下原则: 1、在材料(设备)招标过程中,应及时、准确、真实、完整地公开必要的信 息资料。 2、在招投标采购活动中,具备招标文件要求的法人或组织均享有公平同等的 机会参与投标竞争。 3、在招投标采购活动中,严禁任何投标方以非正常渠道获取特权,使其他投 标人受到不公正的对待。 4、招投标采购过程中,招投标双方都应本着诚实守信的原则履行其应尽义务 。 第三十一条:在采购过程中,违反以上操作规程,为供应商谋取利益的,一经查出,公 司将依本制度严肃处理。 第三十二条:分公司采购材料(设备)时必须签订《订货合同》,一式四份,供需双方各 执两份,一份提交公司采购管理中心备案,一份留分公司财务保存。 第四章 采购人员职业规范 第三十三条:采购是一项重要、系统、严肃的工作,各级管理人员和采购经办人必须具 备高度的责任心和职业道德观念,时刻维护公司利益,为公司考虑。 第三十四条:采购人员代表公司形象,工作中应当有礼、有利、有节,不允许有傲慢的 举止和不公平的对待。 第三十五条:采购人员只有在有助于商业合作及协调工作的前提下,经领导同意后方可 接受供应商的邀请,进行考察、参观等公开的商务活动。 第三十六条:采购人员只有经部门主管领导的认可后,方可接受供应商的宴请;在采购 谈判过程中,无论任何原因,都不允许接受供应商直接或间接的带有娱乐性 质的邀请。 第五章 罚 则 第三十七条:采购人员有下列情形之一,给公司造成经济或名誉损失的。根据情节轻重 ,公司将分别给予相关责任人记过、免职、辞退等行政处罚及200-10000 元经济处罚;给公司造成重大损失的,公司将依法追究法律责任: ⑴采购人员私自接收或向供应商索取财、物的。 ⑵采购人员接收财、物后未主动上缴公司的。 ⑶采购人员应严格遵守保密制度,杜绝任何有意或无意的泄密行为,以下行 为均视为泄密: ①泄露其它供应商对同类产品的报价; ②招投标中泄露其它参与的供应商名称; ③泄露标底的。 ④泄露其它对公司不利的秘密或公司认为是泄密行为的。 ⑷、故意规避本制度或未按本制度规定及《荣盛房地产建筑材料(设备)采购 实施细则》执行的。 ⑸、隐瞒供应商及供应材料(设备)问题,给公司造成经济损失或工程质量 问题的。 ⑹、因工作疏忽或知情不报甚至与投标人串通在投标过程中作弊的; ⑺在供应商年度考评中徇私舞弊的; ⑻其它有损于公司形象或不利于公司行为的。 第六章 附 则 第三十八条:本制度由公司工程部负责解释、修订和补充。 第三十九条:本制度由公司采购管理中心监督各级采购部门实施。 第四十条: 本制度自签发之日起开始实施。
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