质量文件控制程序
Standard Success Groups Ltd.
标准志成集团有限公司
质量文件控制程序 受控状态
文件编号 SS-COP-001 版 本 A
页 号 1/4 生效日期 2004-4-8

1-0 目的
本程序规定了质量体系文件的批准、发放、更改，以保证文件在受控状态下使用。
2-0 适用范围
适用于公司之质量体系文件。
3-0 职责
3-1 集团公司质量体系文件由东莞工厂文控中心负责保管、分发。
4-0 程序
4-1 质量文件的批准和评审
4-1-1 公司的质量体系文件由相关部门编写，呈董事长、集团总经理或厂营运经理审批（本集团公司质量手册董事长审批，程序文件由集团总经理或厂营运经理审批，部门工作指引由厂营运经理审批），并由相应审批人员确定发放范围。
4-1-2 工程图纸由工程部经理批准，并确定发放范围。
4-1-3 质量检查标准由品管部经理或厂营运经理批准，并确定发放范围。
4-1-4 每年于管理评审会议上由管理代表对现有的体系文件进行评审，必要时予以修定。
4-2 质量文件的发放
4-2-1 文件原稿为正本，复印件为副本。正本由东莞工厂文控中心存入档案，副本作为发放文件。
4-2-2 依据发放范围，东莞工厂文控中心复印相应数量的文件，并在复印文件的每一页盖上“受控文件”的印章。
4-2-3 东莞工厂文控中心按发放范围，填制“文件签收记录表”，并将文件发放给有关部门，领用人在“文件签收记录表”中签名。
4-2-4 东莞工厂文控中心在文件发出后，填写“受控文件一览表”。
4-3 质量文件的更改
4-3-1 当出现下列情况时，文件持有者可提出文件的更改：
编制 审核 审批

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A，体系运行中，文件不能满足要求；
B，生产标准或工艺的更改导致文件的修改；
C，采取纠正措施时，导致文件的更改；
D，其他原因。
4-3-2 提出申请更改的部门，将文件进行修改，经原审批人批准后，交文控中心存档；同时，文件更改经手人应填写《体系文件修改状况表》，交文控中心审核，厂营运经理审批。
4-3-3 更改文件的发放同4-2。
4-3-4 东莞工厂文控中心取出上一次“文件签收记录表”查找文件持有者在发放更改文件的同时收回作废文件。
4-3-5 将作废文件的正本从档案中取出，盖上“作废”章印，存入作废文件档案内，更改文件正本存入文件档案。
4-3-6 东莞工厂文控中心将收回的作废文件副本全部销毁。
4-4 文件遗失，各部门向集团总经理秘书汇报， 并书面申请补办。
4-5 文件持有者应保持文件清晰、整洁，不准在文件上自行修改、乱涂、乱画。
4-6 文件版本
4-6-1 程序文件、工作指引修改满5次后，于第六次修改时，文件收回更换版本，受控文件原版本为A，换版后为B，依此类推。
5-0 外来文件的控制与以上公司内部质量文件之控制相同。
5-1 外来文件发放同4-2。
5-2 外来文件的有效性控制
5-2-1 外来文件按签发时间先后进行控制，当签发有更改的文件时，由东莞工厂文控中心从“文件签收记录表”中查找持有者，收回作废的先前发放的外来文件。
5-2-2 将收回作废(先前发放)的外来文件的正本从档案中取出，盖上“作废”印章，存入作废文件档案内，新近签发的外来文件正本存入档案内。
5-2-3 东莞工厂文控中心将收回作废的外来文件副本全部销毁。
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6-0 设计更改通知的控制（简称ECN，即Engineering Change Notice，以下同）。
6-1 ECN的发放同4-2。
6-2 ECN的有效控制。
6-2-1 ECN按签发的有效期限进行控制，在有效期内的最后一天，由东莞工厂文控中心从“文件签收记录表”中查找文件持有者，收回作废的ECN。
6-2-2 将收回作废的ECN的正本从档案中取出，盖上“作废”印章，存入作废文件档案内；若ECN导致文件更改时，须同时发放新的文件于相关人员。新文件的发放和控制同4-2，4-3，4-4，4-5，4-6。
6-2-3 东莞工厂文控中心将收回作废的ECN副本全部销毁。
7-0 电子文档的控制
7-1 所有重要的质量文件必须打印（硬拷贝）予以备份，包括作业指导书、单位产品用料表、产品生产规格、SPECIFICATION、产品规格书（PART SPEC.）。
8-0 文件编码方法
8-1 质量手册的编码方法
SS -- QM -- 001
公司代号 质量手册 序号
8-2 程序文件的编码方法
SS -- COP -- XXX
公司代号 运作程序 文件序号
8-3 工作指引文件的编码方法
SS -- XX -- XXX
公司代号 部门代号 序号
P S--采购部 ED --工程部 PD--生产部
MK--营业部 QC--品管部 PM--生产物料控制部
DC--文控中心 HR--人力资源部 I T—电脑部
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8-4 工程资料编码方法
ED -- EIXX -- XXX
部门代号 规格 序号
9-0 质量手册控制
9-1 质量手册控制参见《质量手册》4-0章节进行控制。
10-0 参考文件
质量手册
11-0 参考记录
文件签收记录表
受控文件一览表
文件发放范围
体系文件修改状况表
编制 审核 审批


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