营业部工作指引
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标准志成集团有限公司
营业部工作指引 受控状态
文件编号 SS-MK-001 版 本 A
页 号 1/7 生效日期 2004-4-8

1-0 营业部组织架构及工作范围
1-1 部门作用
营业部通过对与产品有关要求的识别、评审和与客户的沟通，满足客户的期望与需求；通过对客户满意度的调查，达到持续改进服务质量的目的。
1-2 营业部组织架构






1-3 工作范围
1-3-1 营业部经理负责统筹营业部日常事务和内外信息交流与收集工作。
1-3-2 营业主任负责处理合同评审过程中的具体事宜。
1-3-3 船务主任负责处理产品船务运输事宜。
1-3-4 文员协助船务主任处理具体工作。
2-0 岗位职责
2-1 营业部经理职责和权力
营业部经理需向董事长覆命，并承担以下责任及权力：
2-1-1 向有机会成为顾客之商户联络，按照客户要求，发出及核准报价单。
2-1-2 确保在产品品质方面有一套有效的顾客联络服务。
2-1-3 核准顾客订单要求正确无误，解决订单与报价单出现分岐的情况。
2-1-4 处理客户投诉并记录，同时在管理审查会议中提出讨论。参照“QIF流程图”。
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2-1-5 负责将市场新产品开发信息和客户关于老产品改进信息，准确并及时发送东莞工厂，并督促属下人员填写“信息联络处理单”。参考《信息沟通控制程序》。
2-1-6 培训营业部员工，以提高工作效率。参照《人力资源控制程序》。
2-1-7 负责督促一切船务及送货。
2-1-8 负责生产能力评估、签发“生产/备料通知书”。
2-1-9 遵守公司规章制度。
2-2 营业部主任责任和权力
营业部主任需向营业部经理复命，并承担以下责任及权力。
2-2-1 协助营业部经理联络客户及处理“生产/备料通知书”。
2-2-2 统计客户订单。
2-2-3 负责发出样办订单。
2-2-4 处理客户投诉。
2-2-5 遵守公司规章制度。
2-3 船务主任责任和权力
船务主任需向营业部经理覆命，并承担以下责任及权力。
2-3-1 保持与东莞工厂联络，跟进交货期。
2-3-2 负责督促一切船务及送货工作。
2-3-3 负责处理信用证、银行及船务文件。
2-3-4 文员负责协助营业部处理日常事务。
2-3-5 遵守公司规章制度。
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3-0 培训
3-1 营业部经理对新加入员工及每半年对在职员工进行适当的培训。
3-2 培训内容：
3-2-1 产品常识介绍；
3-2-2 变压器的原理和种类；
3-2-3 国际电压的区分；
3-2-4 介绍不同地区的安全标准；
3-2-5 申请安全标准应预备文件：申请书、物料单、结构图、线路图、外形图、胶芯图、 测试报告。
3-3 编码制度的认识
3-3-1 不同形式的产品编码制度(MODEL NO)
例：
ST41-060-0600D
D----输出类别（AC或DC）
0600----输出电流，以mA为单位（600毫安）
060----输出电压，以V为单位（6V）
41----变压器的大小规格（EI-41）
T----输入电压指示（代表欧洲，230V）
S----STANDARD SUCCESS
例：
第二个字母S---USA（120V）
J---JAPAN（100V）
A---AUSTRALIA（240V）
B---U.K.（240V）
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C---CHINA（220V）
M---MALAYSIA（240V）
D---DUAL INPUTS（110/220V，120/240V）
例：
SS48-120D-0750D

D----表示输出相同电压、电流
M---表示多组输出不同电压、电流
SA41-120-0300DC

C----代表附加陶瓷电容C – CAP
SS66 -120-0400AF

F----表示属铁桥式的变压器（TRANSFORMER）
3-3-2 不同客户的编码制度(CUSTOMER CODE)
TYC----TYCO TOYS HONG KONG LTD
PHI----PHILIPS HONG KONG LIMITED
3-3-3 同一客户同一型号产品，要求不同的编码制度（PRODUCT INDEX）
TYC1----TYCO的第一款
TYC2----TYCO的第二款
3-4 新产品的报价、样品处理：
3-4-1 当营业部收到客户传真或电话查询时，营业部应要求客户将产品要求以书面形式传真到本公司，客户要求至少应提供包括：产品规格型号、规范及安全标准（UL、CSA认证等）。
3-4-2 营业部有需要时可将客户要求转交工程部，由工程部对客户提出的产品要求规格进行技术评估。
3-4-3 如公司不能满足客户要求，由营业部负责通知客户，否则，营业部将直接发出报价单。
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3-4-4 如客户要求样板，由营业部发出样板订单给工程部，工程根据客户要求制
作样板，提供测试报告、线路、外形尺寸图纸。
3-4-4-1 客户对公司制作的样板进行确认。
3-4-4-2 如客户确认的样板不能满足要求时，由营业部通知工程部重新制作样板。
3-4-4-3 如样板满足客户要求，应要求客户签板确认，对签板的控制参照《样板控制程序》
3-4-5 如客户滑要求样板，需由工程产提供测试报告及“PRODUCT CONFIRMATION FORM”，以供客户确定要求。
3-4-6 客户确认的文件资料由营业部及文控中心各保存一份。
3-4-7 客户对公司制作的样板进行确认。
3-5 营业部文件处理：
3-5-1 报价单上有关产品编码及各项内容填写正确。
3-5-2 非正式发票----复查订货单，确保产品编号、内容、单价、数量、条款无误。
3-5-3 发票、包装单----信用证、订货单及报价单，改错应于改错旁边盖印。
3-5-4 落货纸----尽量参照信用证要求，如资料与报价单或其他文件有错，以信用证为准。
3-5-5 送货单----香港送货的由营业部负责出送货单，东莞出货的由东莞厂方负责出送货单。
3-5-6 生产/备料通知单----收到订单后，营业部发出“生产/备料通知书”，以便采购部及集团总经理确认物料和交货期，营业部收到采购部、集团总经理和董事长签署确认的“生产/备料通知书”后再向客户确认接受订单。
3-5-7 生产通知书如有修改，再发修改通知单，于编号后加“R”。
3-5-8 样板订单----营业部按要求发出“样板订单”及提供有关资料给工程部制作样板。
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3-6 信用证的处理:
3-6-1 收到信用证时应审查内容是否正确，及时核对报价单和订单的相关内容，包括交货期，要求文件和其他条款是否合理可行，如有不符或不合理处，立即通知营业部经理与客户协商解决。
3-6-2 制定（L/C EXECUTING FORM），将信用证上所有文件，其他要求和备注填在表格内，每张信用证填一张表格。
3-6-3 注意整套文件避免改错，如有改错情况，切记于旁边盖公司小圆印。
3-6-4 所有文件上一切字眼应依照信用证上的表达方式，不应随意更改。
4-0 订单统计
4-1 营业部应将所有订单记录以便统计。
4-2 设订单统计表列明确客户名称、货品类别、数量和交货期。
4-3 营业部经理于考虑接受订单时应参考订单统计表。
5-0 文件编号、存档、储存、处理
5-1 报价单----Q（01） XXXX（电脑自动编码，一份传真送客户，一份电脑保存， 一份保存客户档案。）
5-2 临时发票----PI（01） XXXX（电脑自动编码，一份电脑保存，一份保存客户档案。）
5-3 发票----IN（01） XXXX（电脑自动编码，两份交给客户，一份送会计部，一份电脑保存，一份存营业部档案）。
5-4 包装单----P（01） XXXX（电脑自动编码，两份交给客户，一份电脑保存，一份存营业部档案，必要时发一份予会计部）。
5-5 送货单----DN（01） XXXX（电脑自动编码，三份送客户，其中一份客户签收后交营业部，一份电脑保存）。
5-6 传真----F（01） XXXX（顺序填写编号，一份传送客户，一份电脑保存，一份保存客户档案。）
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5-7 信件----L（01） XXXX（顺序填写编号，一份送客户，一份电脑保存，一份保存客户档案。）
5-8 生产/备料通知书----PP-01-XXXX（顺序填写编号，一份送采购部，一份送厂总经理，一份存生产通知书总档）。
5-9 样板订单----S（01） XXXX（顺序填写编号，一份传送东莞厂，一份存样板订单档案）。
5-10 修改文件编号后加（R），如Q（01） XXXX（R）。
5-11 除营业部员工及指定人员外，其他人等不得擅取以上单据。
5-12 电脑储存的文件每星期复制一次。
6-0 参考文件
培训控制程序
样板控制程序
信息沟通控制程序
客户投诉处理程序
7-0 参考记录
发票
报价单
包装单
送货单
样板订单
生产/备料通知书
临时发票
L/C EXECUTING FORM
PRODUCT CONFIRMATION FORM
信息联络处理单

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