向会议要成果：轻松掌握会议术

课程背景：

你是不是也有过这样的经历？原本希望通过开会解决问题，结果却发现问题不但没有得到解决，反而耽误了原本的工作。对于没有明确目标、没有明确流程、没有明确产出、且在会议组织管理过程中没有做到聚焦问题而激发参会成员脑力的会议，是应该在日常的管理中消失的，但是这并不代表要让“会议”本身应该消失。我们需要做的是如何能够让会议变得更加高效、更加有意义，如何能够让参会成员和组织都能够得到成长的机会。

作为企业的管理者，我们不仅要知道会议对企业经营管理的重要性，更要知道如何能够发挥出会议的作用和价值，善用黄金圈法则，从为何开会（WHY）、如何开会（HOW）、开成什么样会（WHAT）去思考会议管理与高效执行。

本课将以会议组织的“会前筹备安排”、“会中组织实施”、“会后跟进落实”为时间主线，以理论+实践模拟的形式进行授课教学。旨在帮助学员能够掌握一些通用概念，如会议的定义、会议成本的概念、会议闭环管理的步骤、会议中的参会人员身份划分以及常用技巧，如主持会议的技巧、参与会议的技巧、编写会议纪要的技巧等。通过讲师亲身经历，介绍如何成功开展会议的闭环管理，营造高效的会议文化。

课程收益：

• 学员能够了解会议对企业经营的作用和价值以及企业在会议管理中常见的问题及其原因
• 学员能够从经营者的角度来分析会议质量对企业经营成本的影响
• 学员能够掌握会前、会中、会后所需要做的工作
• 学员能够掌握高效会议管理的5大步骤、6种角色分工
• 学员能够掌握主持会议的5大技巧、积极参会的4大技巧
• 学员能够掌握会议纪要的编写方法与技巧

课程特点：

• 互动教学：以体验式学习为核心思想，通过案例分析、视频赏析等形式促进学员思考和沉淀与主题相关的知识，提升学员的参与感与获得感
• 聚焦产出：基于主题学习，团队共创，产出基于未来工作场景的所需要的主题知识

课程时间：1天，6小时/天

课程对象：部门管理者、中高层管理、项目负责人、跨团队工作者、新晋升经理人

课程方式：概念讲解+小组讨论+情景模拟+角色扮演+案例分享

课程工具：《丰田5问法》《金字塔原理》《PDCA》《NSA》等

课程大纲

第一讲：会议对企业经营的重要性

视频赏析：从《红船会议》看高效会议的特点有哪些？

一、高效会议的4个“必有”

1）议题必有背景

2）过程必有决议

3）决议必有行动

4）行动必有结果

研讨：什么是会议？为什么要开会？

二、会议是一种群体沟通的方式

1）会议=会（聚会、集会、见面）+议（讨论、商议、决议）

2）会议是人们围绕议题而聚集，共同商议，交出成绩的过程

三、会议对组织管理的8大价值

1）信息共享与意图传达（宣贯会）

2）管理决策与问题解决（研讨会）

3）工作协调与团队合作（部署会）

4）激励员工和强化参与（共创会）

5）目标设定和绩效评估（绩效会）

6）培训赋能与知识共享（培训会）

7）品牌塑造和文化传承（品宣会）

8）建立领导力和培养人才（授权他人）

视频赏析：《县委大院》片段，“上访接待会”达到了几个目的？

研讨：常见的会议类型有哪些？各有什么不同？

四、常见的4种会议目的与类型

1）决策与执行

2）创意和发想

3）解决问题

4）凝聚向心力

研讨：为什么要做会议管理？会议管理到底管什么？

五、会议管理的3大意义

1）文化层面—沟通与交流模式

2）团队层面—组织效率的提升

3）个人层面—承诺感与执行力

六、会议管理的核心是管理ROI

研讨：一场会议的成本构成

案例分享：常见的8种失败会议类型，你的企业中招了吗

第二讲：高效率会议的五大步骤与六种角色

研讨：如何给高效会议下个定义？为什么要给高效会议下定义？

一、“概念能力”是每个管理者的必备技能

1）体现的是一种能力

2）表达的是一种主张

3）内含的是一种态度

二、定义高效会议的目的是为了统一认知、统一标准

研讨：开展一场高效会议，一般分几步？分别做什么？

三、高效率会议的5个步骤

1）第一步：确认开会目的（明确的目的决定会议形式，让与会者有备而来）

2）第二步：慎选出席者（管控出席者的质与量，让会议快而有效）

3）第三步：确定开会形式（选对开会方法，才能对症下药，解决问题）

4）第四步：完美结束会议（确实记录会议内容，利于追踪研讨）

5）第五步：持续追踪会议决议（形成看板和关键节点的落实和追踪，为后续会议做好准备）

研讨：如何确认开会目的？如何选择合适的会议方式？

四、会议的目的决定了会议的形式，开会目的确认常用5W法

案例分析：如何通过5W法进行会议目的的澄清

研讨：如何选择会议出席人员？理想的会议成员画像长成什么样？

五、会议应该尽量排除的10种人格特质的成员

1）夸大问题严重性

2）会后背后损人

3）否定问题存在

4）习惯转移焦点

5）爱聊八卦

6）专拍上司马屁

7）拒绝改变

8）好批评攻击他人

9）老是沉默不语

10）经常迟到或缺席

六、理想情况下的参会成员画像

1）出席者对于议题有决策权

2）本着必须出席者出席，越少越好的原则

3）具备相关知识、沟通技巧与决策力

七、两类会议与参会成员特点

1）例会，延续以往，无需费心考量

2）非例行会议，需要精心设计

研讨：如何完美的结束会议？

八、完美结束现场会议的5大步骤

1）总结重点

2）确认下一步的行动

3）鼓励反馈和提问

4）表示感谢和鼓励

5）宣布会议结束

九、不同目的的会议完美结束的标志

1）决策与执行—交出成果

2）创意发想—创意被分选与执行

3）解决问题—问题被彻底解决

4）凝聚向心力—组织效能（持续）提升

小组经验分享：常用的会后任务追踪方法有哪些？

研讨：高效会议中有哪六种角色与职责？

十、高效会议中常见的6种角色

1）会议召集人

2）会议主持人

3）会议参者

4）会议汇报人

5）会议计时员

6）会议记录员

第三讲：如何做好会议主持人

视频赏析：《县委大院》片段

研讨：会议主持人的能力有哪些？会前、会中、会后分别需要做什么？

一、会议主持人的5大能力

1）会前：明确期望

2）会中：营造气氛、保持中立、信息可视化、归纳总结

3）会后：持续追踪

二、主持人会前明确期望的内容

1）时间维度

2）内容唯独

三、主持人会中营造氛围的技巧

1）暖场不可少

2）协助与会者达成目标，而非成为意见中心

3）尽量让每位与会者都有说话的机会

4）掌握话术，灵活应对

四、主持人会中信息可视化的技巧

1）利用白板及时呈现

2）利用电脑及时共享

五、主持人会中归纳总结的技巧

1）明确达成一致的

2）列明尚未达成的

3）征求大家的意见

六、主持人会后持续追踪的内容

1）要发生的是什么事情？

2）完成了什么事情？

3）哪些事情尚未完成？

案例分析：成功会议主持人的9大能力清单

研讨：如何让参会者积极发言？

七、主持人让参会者积极发言的5大技巧

1）指名发言

2）依序发言

3）诱导发言

4）职责轮流

5）制造发言机会

研讨：如何设计一个好议题？

八、好议题的7大特点

1）目标明确

2）吸引力和参与度

3）具体性和可操作性

4）实用性和实际性

5）多样性和包容性

6）创新性和启发性

7）可持续性和长期影响

九、两种常见的议题类型

1）情景式议题法

2）量化对比式议题法

研讨：如何高效编写会议纪要？

十、会议记录的七子秘诀

1）事—要做什么？

2）时—什么时候完成？

3）实—做成什么样子？

4）士—由谁来完成？

5）势—需要权力/资源

6）使—用什么来驱动？

7）视—如何做过程管理？

十一、会议记录小技巧

1）笔记

2）录音

3）书写

4）重点

5）可视

6）澄清

第四讲：如何成为杰出的参会者

视频赏析：《县委大院》片段，如何汇报工作？杰出的参会者要有哪些表现？

一、成为杰出的参会者的4大技巧

1）提案具体化

2）建立思维体系

3）引用提案

4）提高演讲技巧

二、抽象化与具体化的关系

1）抽象化是相对于具体化而言，把具有相似特性的事物进行归类

2）具体化把某类别下的事物进行分列

三、建立思维体系的方法

1）文字标注法

2）一分钟演讲术

三、引用提案的策略是引用他人的观点或公共价值主张，加快决策速度

四、提高演讲技巧，善用金字塔原理进行结构化表达

情景模拟：会议背景、目的不清，参会成员怎么做才不枉费自己的时间投入

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