采购过程与成本绩效管理(ppt)
采购过程与成本绩效管理
前 言
常言道﹕千方百计的挤破脑袋瓜﹐来改善工程﹑提升效率﹑降低成本﹐比不上一位采购专家一句话一签字来的有效﹐所以做与买差别即一目了然﹐可见采购是非常重要的课题.
一、采购概论
在企业里﹐采购部门的重要,有那些因素呢?
1. 物料成本最少占总成本的65%以上﹐而这些费用金额都由采购部门负责购入,所以物料或设备无法以合理的价格购入时﹐那么会影响公司的经营﹐如果所购得的价格过高那么会直接影响到销售与利润,进而影响到市场﹐反之购的单价偏低其材料品质过差﹐会影响到市场的竟争﹐甚至造成公司关门倒闭。

2.采购的周转率高﹐那么资金的使用效率也可以提高﹐所以合理的采购数量及适当的采购时机﹐可避免生产车间停工待料﹐且又能降低库存并减少资金的积压.
3.采购要每天从报章杂志上取得最新材料价格信息﹐随时掌控物料单价﹐免除材料升或降都不知﹐而造成公司的损失.
4.采购在收集市场信息不是只有单价﹐也要一并收集公司昂贵的材料是否可以替代﹐来降低成本﹐并提升品质与确保交期.

5.采购部门所得到和任何信息,都应资源共享﹐让公司的成本可以随时降低﹐促使公司业绩成长.
6.采购部门在与供货商谈判单价或任何条件﹐都必须站在公司的立场谈判﹐并要知彼知已才能百战百胜﹐所以要谈判时要沙盘推演﹐做好准备才能满载而归。
7.在交期﹑成本﹑质量上的运用﹐须用任何技巧与智慧才能达到目的﹐并使双方面共识进而达到双赢﹐才是上上策.
二、采购的组织结构与职能
1.采购的组织要明确﹐并要把职能规范说明清楚.
2.采购主管﹑主办﹑助理等工作内容要明确规范.
3.采购部门所有人员应具备相关资料﹐并不是每位人员都可以当采购﹐故要规范该部门人员的基本条件﹐才不会造成部门与公司的伤害.

4.采购组织(参考)图﹕


三、供应商管理
1.采购部门的组织结构职能都完成后﹐接着要找寻供货商﹐而好的供货商是公司的好伙伴﹐不好的供货商是公司的要害﹐所以要如何要选对供货商是重要的工作.
2.我们选择供货商有什么重要的意义﹕
供货商对公司﹑对采购﹑工作者是一项非常重要的工作﹐它有如“女人嫁错郎﹐男人娶错老婆”一但嫁错﹑娶错一生不如意﹐过苦日子﹐相同的供货商选对平步青云可以大展鸿图﹐选择错供货商即叫苦连天﹐所以我们选择供货商的重要意义﹕
2.1. 供货商供应物料的顺畅
2.2. 进料品质的稳定
2.3. 交货数量的符合
2.4. 交期的准确
2.5. 合理的成本
2.6. 各项工作的协调.

3.一个好的供货商应包括哪几项主体?
好的供货商﹐应有下列几项主体﹕
3.1 优秀的企业领导人
3.2 高素质的管理干部
3.3 稳定的员工群体
3.4 良好的机器设备
3.5 良好技术
3.6 良好的管理制度
3.7 良好的互动.

4.寻找和评估供应商
4.1. 为提升公司生产效率和减少停工待料﹐采购部必须以实际需要寻求供货商。
4.2.采购部在寻找供应商中﹐必须要了解该公司的设备﹑制造能力﹑配合度……等。
4.3.当采购确定新的供应商可以与公司配合后﹐必须会同品质部﹑技术部等相关部门主管作该厂商的评鉴。


4.4.该厂商评鉴中必须依据公司<供应商评审考查表>进行考核﹐经相关主管判定合格或不合格。
4.5.供应商判定不合格者﹐给予通知限期改善不合格项目﹐改善后通知重新评审要求﹐收到评审要求后另行约定时间重审.
4.6.判定合格的供应商﹐采购部列入合格供应商名录﹐下单开始列入供货商管理办法。
4.7.采购部必须随时寻求新的供应商﹐以利于公司的运作以降低公司的成本。

4.8.供应商评估主要有哪些控制要点﹕
a. 供应商的迁择条件
b. 供应商的品质保证能力
C. 供应商的样品品质鉴定
d. 供应商评估内容及步骤的确定
e. 供应商评估结论的审核与批准
f. 合格供应商的批准
g. 合格供应商档案的建立
h. 合格供应商的供货情况
i. 根据供应商定期考核情况进行优胜劣汰或辅导
j 监督以及发现问题的处置


4.9. 供应商的控制方法主要有哪些﹕
a. 驻厂
b. 定期或不定期到工厂进行检查
c. 设监督点对特殊的工序进行检查
d. 要求供应商及时报告生产状况
f. 组织管理技术人员对供应商进行辅导
g. 进料检查



5﹑供货商管理办法﹕
5.1.供货商必须依公司下达的采购任务﹐保质﹑保量﹑准时的送货.
5.2.供货商的绩效考核评分.
5.3.供货商每满一年必须重新评审一次﹐不合格者经限期修改合格后依然可与配合﹐重审不合格者终止合作。
5.4.经评审合格的供货商﹐必须先行打样确认合格后才能正式成为供货商。

5.5.供货商提供样品确认合格后必须有正式的报价单提供采购部参考。
5.6.供货商的考核﹕交期占30%﹑品质占40%﹑成本占15%﹑配合度占15%。
5.7.供货商每月的考核由品质部负责评估﹐成本由采购部评估。

6.报价﹑比价﹑议价
6.1. 新品(旧品)材料﹑配件都须经过供货商的报价后﹐再议价。
6.2. 任何报价都须三家供货商以上﹐才不会吃亏.
6.3. 每家供货商报价单上﹐应要求成本分析﹐未能分析者﹐我们必须给予说明﹐尔后可依照我们的思路完成﹐那么应给予单价与质量﹐双方都能有保障与共识.
6.4. 当各供货商报价﹐采购部必须进行比价﹐议价.


6.5. 要比价﹑议议除了采购人员要备具对产品的市场行情与加工过程的精确﹐否则要议价谈判相当成功是有因难的.
6.6. 所以在议价中﹐采购不员无法达到指对标的﹐或者已达标﹐但还有空间﹐可以用后兵之计﹐请示上级再确定﹐或先把信息带回给主管﹐老板请示后再给信息﹐相信对我们较有保障.
6.7. 但有些供应或材料﹐必须在谈判议价中必须立即谈妥并签名的,才不会夜长梦多﹐这种状况的事项﹐必须要胸有成竹与高度的自信才会成功.

6.8. 在议价谈判中的技巧有那些﹕
以下提供参考﹕
6.8.1. 带一点疯狂酌量情势；
6.8.2. 高目标达成要求；
6.8.3. 装得小气一点让步要慢；
6.8.4. 不以『大权在握』的口吻进行谈判；
6.8.5. 不要轻易亮出底牌；
6.8.6. 运用竞争的力量；

6.8.7. 伺机喊『暂停』；
6.8.8. 当心快速成交谈判进行太快；
6.8.9. 出奇不意在过程中改变方法、论点或步骤；
6.8.10. 兵临城下的大胆做法，进行相逼；
6.8.11. 柔性哀情战略；
6.8.12. 积砂成塔，小利也是利；


6.8.13. 要有耐心、耐性，不要期望对方立刻接受你的新构想；
6.8.14. 不要逼对方走投无路，总要留点余地；
6.8.15. 到供应商要降价﹐不要立即做下即请降价的事﹔
6.8.16.大幅的降价最好到供应商公司去﹐不要请他到自己公司﹐才是上策﹐除非不得已.
7. 供应商确认为合格后﹐还要那些事项
7.1. 应给予图纸或现阶样品做打样确认.
7.2. 再确认评估是否真正有实力﹐有能力﹐可承做公司质量要求.
7.3. 确认打样答应的时间是否准时.
7.4. 打样送来的物件﹐必须经技术部﹑质量部确认合格后﹐即为是合格的供应商.
四. 采购控制
1.采购要求有那些原则?
1.1. 适价﹕大量使用与少量使用﹐长期使用与短期的价格往往有差别﹐所以一个合适的价格有下列步骤﹕
a. 多方面询价
b. 比价
c. 自行估价
d. 议价
1.2. 适时﹕在订购与采购计划中要恰到好处﹐采购过早会增加资金积压与场地的浪费﹐过慢造成停工待料﹐所以适时的采购进料可以使生产销售顺畅﹐又可以提高市场竟争力与节约成本.

1.3. 适质﹕采购材料的成本是直接的﹐一般老板都非常重视﹐而品质成本是间接的﹐这是一般老板所忽略的﹐俗话说﹕ “价廉物美”才是最佳的选择﹐所以偏重任何一方都会增加成本.
1.4. 适量﹕采购量多价格便宜﹐但不是量大就好﹐必须考虑资金﹑场地以及周转率及成本﹐所以物料需求计划采购必须以最经济的采购量.
1.5. 适地﹕供应商要在公司附近﹐因为这样降低运费与配合度高﹐如果无法在公司附近必须与5公里划圆以此类推﹐才是上策.

2. 采购有哪些方法﹕
2.1. 采购地区分类﹕
a. 国内采购
b. 国外采购
2.2. 按采购方式可分为﹕
a. 直接采购
b. 委托采购
c. 调拨采购
2.3. 按采购政策可分为
a. 集中采购
b. 分散采购

2.4. 按采购性质可分为﹕
a. 公开采购
b. 秘密采购
c. 大量采购
d. 零星采购
e. 特殊采购
f. 普通采购
g. 正常性采购
h. 投机性采购
i. 计划性采购
j. 市场性采购


2.5 按采购时间分为﹕
a. 长期固定性采购
b. 非固定性采购
c. 计划性采购
d. 紧急采购
e. 预定采购
f. 现金采购

2.6. 按采购订约方式可分为:
a. 订约采购
b. 口头电话采购
c. E-mail 采购
d. 试控性订单采购


2.7. 按采购价格方式采购﹕
a. 招标采购
b. 询价现购
c. 比价采购
d. 议价采购
e. 订价收购
f. 公开市场采购



3. 采购交易条件有哪些?

3.1. 交期地点
3.2. 包装及送输方法
3.3. 付款方式
3.4. 品质标准
3.5. 不可抗力的天灾异常处理
3.6. 违约责任
3.7. 诉讼地点
3.8. 其它




4. 什么是经济订购量﹕
经济订购量是指存货总成本最低情况下所订购的批量﹐存货总成本有哪些﹕
4.1. 订购成本: 随订购量的增加而减少
a. 请购手续成本
b. 采购成本
c. 验收成本
d. 入库成本
e. 其它成本

4.2. 存货储备成本﹕随订购量的增加而增加.
a. 存货的品质为持需要资金的投入
b. 搬运成本
c. 仓储成本
d. 折旧与呆滞成本
e. 其它

4.3. 物料订购价格﹕在物料订购价格的情况下经济订购量由订购成本和存货储备成本来决确.

4.4.经济订购量的公式﹕

经济请购数量=√



5.采购品质

5.1. 采购对任何供应商与下单前须说明清楚材质﹑功能﹑规格等要求﹐不可任意与随便﹐差不多的心态﹐而处理采购作业.
5.2. 当供应商接到订单后﹐要求买方提供说明品质要求条件时﹐买方应提供相关资料或样品给予依据.
5.3. 采购对供应商过去交货品质状况要清楚﹐上一次出状况的品质与再下单时必须注明﹐加强提醒供应商﹐不可再犯同样的错误.

5.4. 采购对供应商可要求﹐自已无法检验的配件﹑材料供应商要提供检验报告或品质保证书﹐以确保品质与生产的顺畅.
5.5. 供应商所交材料配件﹐无法达到公司的标准﹐但退已来不及出货时﹐供应商必须派人前来处理﹐及最迅速的补货﹐来达到出货准时的目的.
5.6 供应商与买家应不定期的检讨质量﹐成本等问题﹐以迎合双赢的走势.

6. 采购时间

6.1. 采购对供应商的交期﹐应嘹若如掌﹐才不会造成停工待料.
6.2. 采购对供应商的备货时间要详知﹐才知如何下单以及插单是否可行.
6.3. 采购下单后﹐对交期的跟催与掌控,必须到位
6.4. 采购购料时间,在计划生产的状况下﹐必须依据采购方式来决定之.


7. 采购价格
7.1. 采购最适当的价格?
最低单价总不是采购是适当的﹐如依最低单价采购﹐可能品质会差﹐交期会延误﹐配合会不好﹐所以最适当单价是在既定品质﹐交期或其它条件下﹐所能得到的价格为最适当.
7.2. 会影响物料价格的因素有哪些?
a. 物料成本影响物料价格的高低﹐中间不可能有大的差距.
b. 物料供需问题会影响物料价格的高低
c. 季节性变动会影响物料的高度
d. 经济循环会影响物料的价格
e. 内部条件的变更会影响物料价格
f. 交易条件变更会影响物料的价格
g. 战争或天灾也会影响物料的价格
h. 不肖厂家垄断市场也会影响物料的价格

7.3. 采购降低成本的途径有哪些?
a. 改变采购技术
b. 寻找新厂商
c. 寻找物料的来源
d. 改变设计
e. 寻找替代的配件或材料
f. 改善加工作业
g. 标准化的进行
h. 降低维护费用
i. 改变搬运或储运的方法

7.4. 产品成本要从哪方面降低?
a. 设计结构的改变
b. 找寻新的厂家
c. 找寻新的客户与市场
d. 改变制造方式
e.找寻替代品.
7.5. 成本如何分类?
a. 按因素分类﹕物料成本﹑人工成本﹑制造成本
b. 按产品关系分类:直接成本﹑间按成本
c. 按业务机能分类﹕制造成本﹑管理成本﹑销售成本.



7.6. 工厂常见浪费成本?
a. 人员过多﹐3人能做完的事﹐安排5人做
b. 组织系统不明确﹐工作难以协条﹐权责不分.
c.生产无计划﹐生产的时候频频更换机型浪费时间.
d.物料无计划﹐库存积压过多﹐造成资金周转不灵
e. 品质不良率过高
f. 产品无标准化
g. 工厂流程排配不当.

8.采购程序
8.1. 采购程序包括哪些步骤﹕
a. 物控根据BOM与库存计算出物料需求量后提出请购单交给采购部门
b. 寻找合适的购买时机
c. 收集供应商资料
d. 询价﹐比价﹐议价确认供应商价格
e. 与供应商签定采购合约并开具订购单
f. 跟催供应商交期
g. 根据进货验收单了解供应商质量状况﹐并对不良品设法加以处理.
h. 根据订购单﹑送货单﹑验收单﹑发票等做核对单价﹑数量的请款作业.

8.2. 采购程序有哪些控制点?
a. 采购计划如何制定
b. 采购文件的准备
c. 采购文件的基本内容和要求
d. 采购文件的审批
e. 如何向合格的供应商提交采购文件
f. 采购合同的审批
g. 采购合同的签订
h. 如何控制供应商提供的采购文件
i. 如何向供应商反馈采购物质的品质状况
j. 如何在供应商处验证采购产品
k. 如何安排客户对供应商的产品验证
l. 采购文件的保管
8.3. 物料跟催的方法有哪些?
采购跟催的方法﹕
a. 按订单跟催(联单法﹑统计法)
b. 按交期跟催c. 在跟催当中必须用不定期或定期到厂商处做生产进度状况了解以确认厂商是否有欺骗
d. 在跟催当中﹐厂商有任何欺偏行为时﹐造成公司所有损失由厂商全部负责
e. 厂商无法准时交货采购人员到供应商处协商时发现根本没有生产﹐应立即要求老板更换生产线﹐如不更换立即把大电闸关掉.
8.4. 物料进度落后应采取什么措施:
物料供应落后时会影响生产计划以及无法准时交期﹐所以采购人员必须要有以下对策﹕
a. 要与供应商立即协商﹐并得到确定的进货时间
b. 要立即通知物控人员﹐告知正确时间
c. 与技术部协商是否替代品
d. 必要时更改生产计划
e. 如物料落后依然无法入厂﹐必须通知业务部门与客户联系
f. 采购部必须派人驻厂跟催
9. 表单(相关文件)﹕
物料请购单.
订购单.
进料验收单.
采购协议书.
报价单.
调升﹑调降单价每月月报表
合同评审程序
品质管理程序
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