企业程序文件401文件控制

青岛8888厂
程序文件 文件编号：HD-QP-401
生效日期：2001-10-01 版本：A
文件控制程序 页码：1/4
受控号：
1. 目的
对质量文件进行有效的控制，以确保各有关场所均使用文件的有效版本。
2. 适用范围
适用于与本厂质量管理体系有关文件的控制和管理。
3. 引用文件
ISO 9001：2000 4.2 文件要求
《质量手册》4.2章
4. 定义
无
5. 职责
5.1 厂长负责《质量手册》和《程序文件》的批准。
5.2 管理者代表负责《质量手册》、《程序文件》的组织编写和审核。
5.3 相关部门负责作业文件、技术文件等的起草，相应部门负责人审核，厂长批准。
5.4 厂办负责体系文件的发放。
5.5 质检科负责技术文件的发放。
5.6 各部门负责持有受控文件的管理。
6. 程序内容
6.1 文件的分类和编号、格式
6.1.1 文件见“文件一览表”其分类如下：
A 质量手册；B 程序文件；
C 作业文件；D 技术文件；
E 外来文件。
6.1.2 文件的编号
A． 质量手册
HD-QM-XXXX

引用质量标准版本
质量手册英文缩写
华东彩印厂的缩写
B． 程序文件
HD-QP-X XX X
版次
顺序号
质量标准对应章节
英文“程序”缩写
拟稿 审核 批准
青岛8888厂
程序文件 文件编号：HD-QP-401
生效日期：2001-10-01 版本：A
文件控制程序 页码：2/4
受控号：

C． 作业文件
HD-QW-XXX XX X
版次
顺序号
程序文件编号
作业文件缩写
D． 技术文件
HD-JS-XX X
版次
顺序号
技术文件缩写
6.1.3 体系文件的格式
6.1.3.1 正文部分
1． 目的
简要说明文件要解决的问题和要达到的效果
2. 适用范围
规定文件实施的领域和/或适用的部门、人员。
3. 引用文件
列出本文件中引用的上一级文件。如无本条时，可写无。
4. 定义
给出特定名词的含义，如无本条时，可写无。
5. 职责
规定出实施该文件的主要部门及相关部门职责、权限。
6. 工作流程或内容
按活动的逻辑顺序描述活动的细节。规定工作的内容、步骤和具体要求，包括 应完成的工作量和应达到的质量，写出作什么、何时、何地、谁来做，应使用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控制和记录。
7. 质量记录
列出执行本文件需要的质量记录。
8. 相关/支持性文件
列出与本文件相关或支持性文件。
正文部分的内容可根据需要自行剪裁。
6.1.3.2 刊头格式
包括企业名称、文件名称、文件编号、生效日期、页号、受控号、版本
6.1.3.2 刊尾格式
第一页格式：包括拟稿、审核、批准；其他页无刊尾
6.1.4 部门受控号

青岛8888厂
程序文件 文件编号：HD-QP-401
生效日期：2001-10-01 版本：A
文件控制程序 页码：3/4
受控号：
厂长—01；管理者代表—02；厂办—03；质检科—04； 供销科—05；
生产办—06； 仓库—07 。
6.2 文件的编写
6.2.1 成立ISO 9000质量认证小组，管理者代表任组长，检查文件的编写进度，协调工作。
6.2.2 管理者代表组织厂办编写文件。
6.2.3 《质量手册》应具有下述结构：
A 封面；
B 手册目录；
C 修改控制页；
D 组织概况；
E 组织的质量方针和目标；
F 组织机构、责任和权限；
G 质量管理体系内容要求的具体描述；
6.2.4 《程序文件》应附合ISO 9001：2000的内容要求。
6.2.5 《作业文件》、《技术文件》应与本厂的产品要求相符。
6.3 文件的审批
6.3.1 《质量手册》定稿后，由厂长批准。
6.3.2 管理者代表对《程序文件》进行最后审核。
6.3.3 《程序文件》由厂长批准正式生效。
6.3.4 作业文件、技术文件等由相关部门负责人审核，厂长批准生效。
6.4 文件的发放与领用
6.4.1 《质量手册》和《程序文件》由厂长批准，厂办按发放范围发放，技术文件由技术质检科发放。文件领用人及发放人均须在“文件发放表”上签字。
6.4.2 发放的文件必须是加盖红色“受控”印章及受控号的文件。同一种文件的分发号不应重复。
6.4.3 当文件破损程度达到影响使用时，持有人应到文件发放部门交回破损文件，换取新文件，并在“文件发放表”的备注栏内注明原因。新文件分发号仍沿用破损文件分发号，破损文件由文件发放部门负责销毁。
6.4.4 若文件出现丢失时，责任者应及时联络文件发放部门办理补发手续，并在“文件发放表”的备注栏内注明原因。补发文件应采用新的分发号，同时通知声明丢失受控文件作废。
6.5 文件的更改
6.5.1 任何部门或个人认为有必要更改文件时，可以向厂办或技检科提出申请，并填写“文件更改申请单”，经管理者代表审批后实施更改。
6.5.2 更改文件由原编制部门执行，更改文件的审查、批准，由原审批负责人进行。
6.5.3文件更改审批后，由更改人交相应申请部门。厂办或技检科依据“文件发放表”向文
青岛8888厂
程序文件 文件编号：HD-QP-401
生效日期：2001-10-01 版本：A
文件控制程序 页码：4/4
受控号：
件持有人发放，将须更改的受控文件收回。

6.6 文件的换版和作废
6.6.1 文件每次修改后应换版，版号按英文字母顺序变换。换版同时将前版回收作废。
6.6.2 文件的换版、作废也可由使用部门或人员提出申请，管理者代表批准后实行。
6.6.3 文件换版、作废，应同时修改“文件清单”。
6.6.4 作废文件由厂办或技检科按“文件发放表”回收，经管理者代表批准后专人销毁。若作为参考，作废文件须加盖“作废”红色印章。
6.7 文件的管理
6.7.1 体系文件的正本由厂办保存管理，技术文件的正本由技术质检科保管。
6.7.2 文件副本受控件，由各使用部门或人员管理。
6.7.3 所有部门或人员不得使用受控文件的复印件。所有受控文件的复印件均无效。
6.7.4 来自外部的文件，经厂长批准后方可使用。
6.7.5 原始性质量管理体系文件由厂办管理。
7. 质量记录
文件发放清单 HD-QT-40101
文件发放回收记录表 HD-QT-40102
文件最新状况一览表 HD-QT-40103
现用国家、国际标准一览表 HD-QT-40104
文件更改申请单 HD-QT-40105
文件领用申请表 HD-QT-40106
外来文件清单 HD-QT-40107
8. 相关/支持性文件
无



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