某公司企业管理信息化解决方案
大庆华科股份有限公司 华科药业分公司 企业管理信息化解决方案 （建议书） 北京英克科技有限公司 2002年7月 目 录 绪 论 125 一、项目背景 125 二、项目的总体目标 126 2.1系统应体现的管理思想 127 2.1.1“授权” 127 2.1.2 “控制” 127 2.1.3管理的垂直化 127 2.1.4管理规范化 128 2.1.5管理过程化 128 2.1.6 管理企业中存在的差异化 128 2.1.7 管理的精细化 129 2.1.8 管理的远程控制机制 129 2.1.9 工作流的管理思想 129 2.1.10 全面的财务管理和控制 130 2、2 系统目标 130 2.2.1 库存控制和物流配送方面 130 2.2.2 客户服务方面 131 2.2.3 资金管理方面 131 2.2.4 营销控制方面 131 2.2.5 经营信息方面 131 2.2.6 质量控制管理方面 132 2.2.7 设备管理方面 132 2.2.8 办公自动化方面 132 2.2.9 人事管理方面 132 三、手工管理下企业的管理现状分析 133 3.1 企业面临的外部环境和内部管理压力 133 3.2 企业面临的内部管理现状 134 3.2.1 信息管理 134 3.2.2 财务管理 134 3.2.3 客户服务 135 3.2.4 库存管理 135 3.2.5 销售管理 135 3.2.6 生产管理 135 3.2.7 采购管理 135 四、医药行业的管理特性对系统的要求 136 4.1 批号、效期的跟踪管理 136 4.2 赠样品的管理 137 4.3 销售退货质量管理 137 4.4 返利管理 137 4.5 立体化仓储管理 137 4.6 GMP药品质量的管理 138 五、系统需求分析 138 5.1 总体需求 138 5.2 软件功能要求 138 5.3 药品销售业务系统需求 139 5.4 内外环境变化因素对软件系统提出的要求 139 5.5 从企业的技术现状出发对软件系统的要求 140 5.6 企业发展对软件系统的要求 140 六、华科药业公司ERP解决方案 140 6.1总体思路 141 6.2 华科药业ERP系统设计原则 141 6.2.1华科药业的发展对软件设计模式的要求 141 6.2.2 由上向下的设计、由下向上的分步实施原则 142 6.2.3目标合适、有限投资、逐步发展的原则 142 6.2.4先保证实用性、可靠性，后追求先进性、科学性原则 142 6.2.5 建立C/S结构和多层体系结构，遵循分布、开放、互连原则 142 6.3 方案综述 143 6.3.1 系统的流程设计 143 6.3.2 业务综合管理系统 143 6.3.3 物流调配系统 143 6.3.4 综合经营信息系统 143 6.3.5 凭证生成系统 144 6.3.6 数据复制工具 144 6.3.7 在总部设立财务核算系统 144 6.3.8 生产控制计划系统 145 6.3.9 办公自动化系统 145 6.3.10 人事管理系统 145 6.4 系统解决方案 145 6.4.1 企业组织构建 145 6.4.2单位组织的管理 146 6.4.3 货品的管理 147 6.4.4 货品的包装和计量单位 147 6.4.5 对药品批次、批号的管理 148 6.4.6 销售管理模型 149 6.4.7 对仓库的管理 149 6.4.8 运输管理 152 6.4.9 库存控制管理 153 6.4.10 物流调配模型 154 6.4.11 存货核算处理 155 6.4.12 独立核算单元 155 七、系统功能范围要求 157 7.1 全局功能 157 7.2 基础数据和配置 157 7.3销售管理 158 7.4 仓库管理 159 7.5 运输管理 159 7.6 存货管理 160 7.7 进货管理 160 7.8 各类核算 160 7.9 配送管理 161 7.10 统计 161 7.11 生产计划与控制 161 7.12 生产成本管理 162 5.13 生产质量管理 163 7.14 生产设备管理 164 7.15 生产决策 164 八、主要业务流程设计方案 166 8.1 销售管理流程 166 8.1.1 订单管理 166 8.1.2 出货、退货管理 171 8.1.3 业务数据采集与分析 171 8.1.4 财务控制销售出库 171 8.1.5 销售开票的批号处理 171 8.2预测与计划控制 172 8.2.1物料需求自动计算 172 8.2.2生产任务自动排程 173 8.3 物流供应控制与采购管理 173 8.3.1采购管理 175 8.3.2 采购提前期设定 177 8.3.3 采购物料编号与批次批号管理 177 8.4 仓库管理 178 8.4.1物料收料、退料控制与管理 178 8.4.2 物料验收、退料控制与管理 178 8.4.3 物料仓房、储位管理 179 8.4.4 仓库领料、退料控制与管理 179 8.4.5仓库资料查询与控制 179 8.4.6 销售出库 180 8.4.7 移库业务 180 8.4.8 代管业务 180 8.4.9 仓库的盘点 180 8.4.10 仓库管理的其他业务 180 8.5 生产与现场控制管理 181 8.5.1 生产任务自动规划 181 8.5.2 生产控制模型 183 8.6 质量控监系统 184 8.6.1 质量控制结构图 184 8.6.2 质量信息管理 184 8.6.3 质量单证管理 184 8.6.4质量养护管理 184 8.7 设备管理 185 8.8 成本核算 186 8.8.1成本管理 186 8.8.2成本管理涉及的主要方面 187 8.8.3 生产成本计算方法 188 8.8.4关于期间费用的分配 189 8.8.5对帐 192 8.9 财务核算 192 8.9.1财务汇总帐 192 8.9.2 自动生成财务凭证 192 九、系统技术环境要求 193 9.1 系统开发工具 193 9.2 数据库 193 9.3 网络平台 194 十、系统实施的切入点选择 196 绪 论 华科药业公司刚刚开始运营，有较好设备，但所有的管理体系尚未形成，主要有以下 几方面的问题： ■ 人力资源问题 主要是专业人员不够，在整个药业的管理体系中，应聘请制药行业内的专业人士 来担当销售总监、生产总监、质量部长等。现在这样边经营边摸索的方法，不能 适应当前医药行业的激烈竞争。 ■ 工艺问题 现有主要产品的加工工艺还未能完全稳定下来，还在摸索。主要还是由于缺乏专 业人员。 ■ 产品问题 现有产品多为普药，没有竞争力。蜂王浆胶囊虽然竞争对手少一些，但蜂王浆类 产品已销了10多年了，市场份额和获利空间不大。如果没有几个有竞争力的新药 ，药业的生存都是有问题的，更不用说成为集团的利润增长点了。所以药业现在 应在新产品上加大投入。 ■ 销售渠道问题 药业现在正在建设销售渠道，在这个时期应有尽可能多的业内人士参与其中，这 样才可以少走弯路，绝不能边建设边摸索，市场不等人。 由于华科药业刚通过GMP认证，各种管理制度刚建立，因此，我们建议 华科药业采用一个成熟的制药行业信息管理系统，以信息化建设为契机，提升华科药业 的管理水平。 一、项目背景 大庆华科股份有限公司药业分公司（以下简称“华科药业公司”），是大庆华科股份有限 公司的直属子公司。大庆华科股份有限公司成立于1998年12月8日，2000年7月26日在深 圳证券交易所作为高新技术企业挂牌上市，是大庆地区第二家上市公司。 公司现有五家直属企业和四家参股公司，主要从事石油化工、精细化工、医药和其他高 新技术产品的开发、生产、销售及进出口贸易。 华科药业公司主要从事药品的生产和销售。华科药业公司于2001年6月建厂，2002年4月 开始生产出产品，于2002年6月19日顺利通过国家GMP认证。 华科药业公司占地7万9千平方米，职工110人，90％具有中专以上学历，其中27人具有大 学本科学历，执业药师4人，高级工程师3人。 华科药业公司建有中药提取车间、软胶囊车间、固体制剂车间和公用工程附属车间， 现生产剂型有胶囊剂、片剂、颗粒剂，生产品种有更衣胶囊等11个品种，包括蜂王浆软 胶囊、抗饥消渴片、小儿速效感冒颗粒、新速效感冒片、盐酸雷尼替丁胶囊、逍遥颗粒 、诺氟沙星胶囊等。华科药业公司具有年生产片剂2亿、胶囊剂6亿、颗粒剂1亿的能力。 固体制剂设备选用国内最先进的机械，软胶囊生产设备从国外引进，产品质量稳定。药 品检验选用世界一流的分析设备，能够保证出厂产品的质量。同时华科药业公司还下设 一个研究所，具有中药提取研究和制剂研究的能力，为华科药业公司的发展提供保证。 由于华科药业公司刚建成投产不久，公司的管理模式还没有完全定型，公司在药品的 生产管理、销售管理、网络建设、市场营销等方面尚处于摸索阶段。因此，华科药业公 司希望借助北京英克科技公司在医药行业信息化建设中的丰富管理经验和对医药行业特 性的了解，帮助华科药业公司导入针对制药企业的信息化解决方案，规范华科药业公司 的基础管理，以实现公司的发展目标。 本建议书是在北京英克科技公司管理咨询顾问对大庆华科股份有限公司和华科药业公 司进行调研诊断的基础上提出的。本建议书所提供的信息管理系统（ERP）解决方案，以 及方案所依据的业务模型，结合了大庆华科的管理现状和特点，以及制药企业的业务流 程，只对华科药业公司具有参考价值。 为此，本次华科药业公司信息管理系统（ERP）解决方案将涉及的业务范围有：华科 药业公司的原辅材料的采购、产品的生产、销售。而且上述销售均是批发，但不排除将 来可能涉足药品零售业。 二、项目的总体目标 该项目的最终目标，是在华科药业公司内建立完整的药品生产和批发销售业务流程管 理信息系统。在实现全部业务的微机化操作的基础上，通过信息的快速采集与分析手段 ，对公司内的各种资源合理调配，从而保障对客户的服务质量，及时提供准确的销售预 测，保障向大庆华科股份有限公司提供及时准确的管理信息。 2.1系统应体现的管理思想 ERP信息管理系统软件仅是企业实现现代管理的手段或工具，它必须是承载管理思想和管 理意图的载体，换言之，在ERP软件系统中必须有实现管理意图的方式和处理方案。针对 国内制药企业的管理特点、具体情况以及IT技术的优势，ERP信息管理系统软件应该融入 以下管理思想： 2.1.1“授权” “授权”是管理的真谛，但“授权”应同与之相关的责任相统一。明确某人、某个分支机构 及部门的职务及其职能。明确具体某人工作的范围大小或对具体事务的作用权限。 2.1.2 “控制” “控制”是对于“授权”之后，可能出现权限范围内越轨行为的审计和防范。比如：利用系 统授与的权力进行破坏性数据操作时，系统能够在后台自动备份记录，明细到何人、何 时作了什么样的操作等。 “授权”与“控制”相结合，能够建立企业内部真正意义的岗位责任制，建立企业内部在网 络环境当中的协同工作机制。 2.1.3管理的垂直化 实现上级对下级、总公司对各分部业务行为的实时监控和刚性限定。总部利用网络或电 话线，实时地对分支机构、部门、人员、在某个时间段或当前的业务状态进行全面监控 。通过远程注册到下级系统中以便真实地掌握业务经营状态。将整个公司的业务利用计 算机网络纳入到全面受控的状态并对具体业务进行调节和限制，以实现总部的统一营销 策略；实现对分支机构人员职权及时调整变化，全面掌握所有个人的业务资料，实现整 个集团化企业所必须的集约化经营管理。 2.1.4管理规范化 专业分工与协作是效率产生的前提，一个高效的企业运作需要形成内部岗位规范与标准 业务流程。规范化管理主要表现在以下几个方面： ■ 业务档案与资料的规范 建立属于企业自身的编码、分类、序列规范。 ■ 建立岗位操作规范 配合岗位责任制的量化管理，建立岗位操作规范，以文字和软件设置构建的岗位责任明 确，通过对其在业务操作过程中工作效果的全面记录，就能对某一岗位建立反映其工作 效果的指标体系，利用真实业务数据，就可以对各岗位工作定时定质，从而形成岗位操 作规范。比如：外勤（销售人员）的业绩合理考核，不仅要考察绝对数字，而且要综合 考虑实际收入的组成与欠款的分布；对制单岗位的制单数量和质量进行考核。 ■ 建立健全总部与分支机构的汇报与审计机制 建立健全总部与分支机构的汇报与审计机制，不仅可以收集传输上行报告，同时能够对 出轨业务和工作责任调查原因，并且确定各个岗位间的业务衔接和传递规范。 2.1.5管理过程化 ■ 全过程监控 对公司的业务，从产供销到内部事件到全过程监控。清楚某笔业务处于何种状态以及业 务发生的详细情况。 ■ 过程中的业务控制 对主要的业务过程进行监测控制。如：对客户的信誉控制，销售的价格策略控制、库存 量的控制。 2.1.6 管理企业中存在的差异化 差异是企业运作中的一种客观存在，是由于某种特殊业务或不规范业务行为造成的。对 差异的管理应建立在基于过程化管理和规范化管理的基础上，利用全过程记录和岗位责 任，准确及时的反映差异。其次，对于差异的不同情况提出相应的解决机制，尤其是在 不同的经营模式下，差异更呈多样性和复杂性，必须能够及时反映，而且能够控制和调 整这些差异。 2.1.7 管理的精细化 具体到某个人、某个岗位的操作，系统构建时，精细化授权到每个人员的操作范围和具 体效果。 ■ 管理精细化 可以对分公司、部门甚至个人进行考核与评估，建立岗位责任与考核评估体系。不仅考 虑绝对数，还应综合考虑真实分布与具体组成。 ■ 核算精细化 可以对单一品种进行个人核算、部门核算，甚至逐笔业务核算。 ■ 决策精细化 数据仓库为决策提供科学的数学依据。基于数据仓库的决策系统不仅考虑业务财务发生 的内部真实数据，而且要全面考虑...
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