电脑化管理信息系统业务需求报告
目录 1 摘要 1 2 项目背景介绍 2 2.1 公司简介 2 2.2 组织机构 2 2.3 企业宗旨与经营规划 3 2.4 信息系统规划的目标 4 2.5 KPMG工作方法 5 3 信息系统的现状 7 3.1 电脑硬件网络系统概况 7 3.2 企业综合管理系统-PM系统 9 3.2.1 PM系统销售模块 10 3.2.2 PM系统库存模块 10 3.2.3 PM系统财务模块 10 3.3 微机部概况 11 4 财务总帐系统 12 4.1 概述 12 4.2 ATG财务总帐系统的现况 12 4.2.1 概况 12 4.2.2 会计科目表 13 4.2.3 分录输入及过帐 13 4.2.4 关帐 14 4.2.5 外币业务 14 4.2.6 帐务分摊/匹配 14 4.2.7 预算过程 14 4.2.8 关联公司 15 4.3 目前系统的缺陷及面临的主要问题 15 4.3.1 费用查询/分析 15 4.3.2 关帐报告期 15 4.3.3 关联公司交易 15 4.3.4 业务分摊及相应的汇兑损益计算 16 4.3.5 财务预算系统 16 4.3.6 报表编写工具 16 4.4 KPMG对财务总帐系统的建议 16 4.4.1 员工现金预支控制 16 4.4.2 会计期间 16 4.4.3 会计科目表 17 4.4.4 凭证处理 17 4.4.5 帐务审计 17 4.5 对ERP系统功能与特性的需求与期望 17 4.5.1 基本要求 17 4.5.2 会计科目表 17 4.5.3 分录录入 18 4.5.4 过帐 18 4.5.5 外币业务 19 4.5.6 帐务分摊/匹配 19 4.5.7 预算 20 4.5.8 报表要求 20 4.5.9 审计稽核 22 5 固定资产管理系统 23 5.1 概述 23 5.2 ATG固定资产管理系统的现况 23 5.2.1 固定资产购买、清理与转移 23 5.2.2 固定资产折旧 23 5.2.3 固定资产编码结构及索引 24 5.2.4 固定资产盘点 24 5.3 目前系统的缺陷及面临的主要问题 24 5.3.1 多种折旧方法 24 5.3.2 缺乏信息共享 24 5.3.3 在建工程管理 25 5.3.4 固定资产改良 25 5.4 KPMG对固定资产管理系统的建议 25 5.4.1 统一固定资产编码 25 5.4.2 即时查询资产信息 25 5.5 对ERP系统功能与特性的需求与期望 25 5.5.1 维护和查询 25 5.5.2 处理程序 26 5.5.3 接口 26 5.5.4 报表要求 27 6 销售系统 29 6.1 概述 29 6.2 ATG销售系统的现况 29 6.2.1 产品信息 29 6.2.2 订单系统 30 6.2.3 销售渠道 30 6.2.4 定价及行销 30 6.2.5 信用政策 31 6.2.6 销售分析 31 6.3 目前系统的缺陷及面临的主要问题 31 6.3.1 产品编码 31 6.3.2 未整体使用订单系统 31 6.3.3 数据接口 32 6.3.4 办事处数据处理 32 6.3.5 公式化计算 32 6.3.6 帐龄分析 32 6.3.7 销售分析报告 32 6.4 KPMG对销售系统的建议 33 6.4.1 建立客户衡量机制 33 6.4.2 建立价格系统 33 6.4.3 加强财务部对应收帐款的监控 33 6.5 对ERP系统功能与特性的需求与期望 33 6.5.1 销售订单模块 33 6.5.2 应收帐款模块 37 6.5.3 销售分析模块 39 7 采购系统 44 7.1 概述 44 7.2 ATG采购系统的现况 45 7.2.1 概况 45 7.2.2 供应商信息 45 7.2.3 采购申请与定购 45 7.2.4 应付帐款 46 7.3 目前系统的缺陷及面临的主要问题 46 7.3.1 缺乏完善的供应商信息库 46 7.3.2 未实行完整的采购订单流程 46 7.3.3 与其他模块的数据接口 47 7.3.4 缺乏对应付帐款的分析管理 47 7.4 KPMG对采购系统的建议 47 7.4.1 合并采购职能 47 7.4.2 采用暂估入帐 47 7.4.3 加强财务部对应付帐款的监控 48 7.4.4 建立采购价格体系 48 7.5 对ERP系统功能与特性的需求与期望 48 7.5.1 采购模块 48 7.5.2 应付帐款模块 54 8 库存控制系统 63 8.1 概述 63 8.2 ATG库存控制系统的现况 63 8.2.1 概况 63 8.2.2 仓库 64 8.2.3 成本核算 64 8.2.4 盘点 64 8.3 目前系统的缺陷及面临的主要问题 65 8.3.1 解决原辅材料负库存问题 65 8.3.2 最高、最低库存自动报警 65 8.3.3 批号跟踪管理 65 8.4 KPMG对库存控制系统的建议 65 8.4.1 采用存货ABC分类法 65 8.4.2 合并仓库管理职能 65 8.4.3 收货信息与订货信息缺乏沟通 66 8.4.4 编制盘盈/盘亏原因分析调节表 66 8.4.5 建立在制品虚拟库 66 8.5 对ERP系统功能与特性的需求与期望 66 8.5.1 永续盘存 66 8.5.2 生产支持 67 8.5.3 盘点 68 8.5.4 成本 69 8.5.5 仓位控制 69 8.5.6 查询与报告要求 69 8.5.7 接口 70 9 生产计划/车间管理系统 72 9.1 概述 72 9.2 ATG生产计划/车间管理系统的现况 73 9.2.1 预测/主生产计划 73 9.2.2 制造过程 73 9.2.3 生产材料控制 74 9.3 目前系统的缺陷及面临的主要问题 74 9.3.1 生产排程与实际制造工程脱节 74 9.3.2 部分进口原材料短缺 75 9.3.3 存在设备瓶颈 75 9.3.4 报表及时性差 75 9.4 KPMG对生产计划/车间管理系统的建议 76 9.4.1 建立多重计划系统 76 9.4.2 生产现场数据录入以四小时为单位 76 9.4.3 在现有工单管理模式的基础进行信息化 76 9.5 对ERP系统功能与特性的需求与期望 76 9.5.1 主生产计划模块 76 9.5.2 物料需求计划模块 77 9.5.3 物料清单 79 10 成本管理系统 84 10.1 概述 84 10.2 ATG成本管理系统的现况 84 10.3 目前系统的缺陷及对于成本管理的要求 84 10.4 对ERP系统功能与特性的需求与期望 85 10.4.1 基本要求 85 10.4.2 接口 87 11 技术/质量管理系统 88 11.1 概述 88 11.2 ATG技术/质量管理系统的现况 88 11.3 技术/质量管理系统期望的计算机应用 89 11.4 技术/质量管理系统的其他要求 90 12 人力资源管理系统 91 12.1 概述 91 12.2 ATG人力资源管理系统的现况 91 12.3 人力资源系统期望的计算机应用 92 12.3.1 人事信息体系 92 12.3.2 报告要求 92 12.3.3 安全性要求 93 12.4 人力资源系统建设的优先级别 93 摘要 本报告是根据安庆帝伯格茨活塞环有限公司(以下简称“ATG”)企业经营与信息系统现况， 结合毕马威华振会计师事务所企业资源计划(ERP)实施的专业经验与方法论，具体阐述了 ATG各职能部门进行企业信息化改造的业务需求，并就相关的管理与技术方面提出了毕马 威华振会计师事务所的专业建议。 本报告共分十二章。其中： n 第一章为报告摘要 n 第二章为项目背景及ATG经营现状与规划 n 第三章为ATG信息系统现状分析 n 第四章至第十二章结合各职能部门的现况分析，提出了对信息系统的具体需求，并列示 了未来ERP系统应具备的功能与特性 本报告的作用是通过对ATG运营现状及需求的具体分析与专业建议，可以为将来ATG信息 系统的选型提供参考与依据。同时又是ATG管理信息系统规划实施的纲领性文件。 项目背景介绍 1 公司简介 ATG是中日美英德三方五国共同组建的合资企业，是中国目前最大的汽车、摩托车发动机 用活塞环制造公司之一。ATG总投资为4,000万美元，注册资本为2,800万美元，其中安庆 活塞环厂、日本TP公司及美国Federal Mogul公司分别出资800万美 元、1000万美元和1000万美元。ATG建有具有现代化工艺装备的新型厂房，同时引进了多 台(套)具有世界一流水准的生产、检测设备，使ATG接近了世界级的制造水平。 ATG的主要生产线包括从德国Goetze引进的球铁活塞环生产线和从日本TP引进的绕制活塞 环生产线。兼具东西方活塞环制造技术、工艺于一身的ATG公司目前已为国内18家汽车、 发动机制造商和45家摩托车、发动机制造商提供各种型号的活塞环配套产品。 2 组织机构 ATG的最高决策层为董事会，由七人组成的董事会中有日方董事三人、美方董事二人、中 方董事二人，董事长由中方派遣。ATG目前有近1,100名员工，并在全国21个地区设有办 事处。ATG现行组织机构图如下： [pic]ATG地区办事处由销售部负责管理，目前在北京、长春、上海、浙江、济南、重庆 、天津、南京、西安、武汉、广州、郑州、太原、保定、昆明、哈尔滨、新疆、沈阳、 成都及长沙设有办事机构，在兰州设有中转库，其中前八个地区的交易量较大。各办事 处每月六日、十六日、二十六日分三次向ATG财务部传送交易资料。 3 企业宗旨与经营规划 ATG的企业宗旨为“中国第一，世界一流”。具体权释在产品质量、生产规模、服务水平及 在确保上述目标下的成本控制能力方面达到市场领先地位。 在上述企业宗旨的指导下，ATG在总体经营发展框架由董事会决定的基础上，由经营规划 科具体负责企业三年规划的拟定。该企业经营规划主要涉及ATG总体发展规模、销售额指 标、损益实现情况及投资情况等方面，并作为其他具体预算与计划(如：财务预算、销售 计划等)制定的主要依据。企业经营计划每年滚动编制，且每半年根据上半年的实际执行 情况进行适当调整。 现阶段ATG的主要经营与规划情况如下： n 企业经营规模 在产量方面，据市场调查反映，国内市场对于各类活塞环的总需求量约为3亿片左右。 根据ATG本身情况，产量达3,000万片以上才能产生规模经济效应。 ATG1999年总产量约为4,000余万片，2000年预计产量能达到约5,000余万片。但具有相 当规模的国外厂商的年产量一般都在亿片以上，因此根据ATG力争世界一流的企业宗旨 ，远期的产量目标应为亿片以上。 在市场占有率方面，ATG的几大类产品的目前市场占有情况如下： 摩托车环市场占有率：30%-40% 汽车环市场占有率：30%-40% 农机环市场占有率：10% n 目标市场 根据与母公司的市场分层规划，ATG短期内不会创建自己的技术中心以求进入世界顶尖 活塞环市场。而力求在巩固目前国内市场市场份额的基础上，通过国外母公司的关系 进入国际中级活塞环市场。ATG预期三年内外销产量将达到总产量的10%(目前尚无大批 量外销)，其目标市场主要为亚洲市场。 n 投资规划 ATG1999年的全年销售额为人民币1.76亿元，利润为人民币3,600万元；2000年预计销 售额为人民币2.5亿，实现利润人民币6,000万元。ATG目前的投资与产生的销售额增量 之比约为1:1，但考虑到人才供应的相应不足与质量控制的配套情况，ATG对于加速投 资持相对谨慎态度。 4 信息系统规划的目标 ATG目前使用的信息系统是由北京英克公司开发并实施的财务、销售及库存系统。该软件 在普通的帐务信息收集处理中基本能满足ATG的需要，也起到了一定的促进作用。但是该 软件并不是一个根据现代企业管理理念发展而来的整合管理信息系统，因此已不能满足 ATG对未来企业全面现代化、信息化管理的要求。 ATG对将来信息系统规划的框架目标如下： n 第一年 实施整个物流系统的电脑化管理 缩短月底的管理报表编制时间(月结后5日内提供所有管理报表，包括办事处) 销售客户资料管理 全国办事处与ATG主数据库联网及流动用户上网 企业Intranet建设 n 第二年 实施整合的ERP管理信息系统，主要包括财务、生产和物流的电脑化管理 n 第三年 实施设备管理、质量管理、人力资源等信息系统 实现对客户、供应商开放部分资源，提供连接 根据以上初步规划，ATG将实施一个整体的ERP(企业资源计划)系统来支持其生产和业务 的需求，预计此ERP系统将包括以下功能模块： ( 财务总帐系统 ( 固定资产管理系统 ( 产品销售系统 ( 采购/收货系统 ( 存货控制系统 ( 生产计划管理系统 ( 生产车间管理系统 ( 成本管理系统 ( 人力资源管理系统 ( 技术/质量管理系统 ( 决策支持系统 根据以上分析，ATG委托毕马威华振会计师事务所对上述系统的现状和需求进行详细调研 ，并据此提出未来选用之ERP系统所需具有的具体功能和特性。 5 KPMG工作方法 KPMG采用对管理层进行信息系统专业培训与展开实地调研相结合的方式提供专业服务。 通过进行MRPII原理及信息系统规划的简要培训使ATG副部长级以上主管对信息系统有大 致了解，并在此基础上举行了一系列以ERP系统功能模块为单位，由各职能部门负责人参 与的研讨会以收集资料，了解业务需求，并籍此提出KPMG的专业建议。以下是企业SWOT 分析研讨会的结论，其他各研讨会的分析将在本报告三至十二章详细讨论。 SWOT分析即对企业的竞争优势与劣势，面临的机遇与威胁进行分析，针对ATG的实际情况 ，SWOT分析的结果如下： n 竞争优势 技术优势，结合日本TP与德国GOETZE技术 质量管理与成本管理 市场营销，尤其在网络渠道和品牌上 信息资料来源广，速度快 能源成本低 良好的地方经营环境 n 竞争劣势 由于所处地理位置缘故对人才的吸引力不强 合资企业的管理费用相对较高 本地供应商的服务能力不强 技术支持对国外依赖过大，本地技术支持力量较弱 n 面临的机遇 成本再降低的潜力...
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