优质客户服务与客户投诉、抱怨处理技巧

主讲：实战管理与客户服务训练专家 舒薇

课程对象：需要处理客户投诉的营销、客户服务相关岗位人员

课程时间：2024年7月12-13日

课程地点：广州

课程费用：4800元/人 

课程背景

客户投诉的处置是企业挽留客户最后的一道防线 ，其意义和价值不言而喻。但是伴随着竞争加 剧 ，客户期望值的提高 ，投诉率的持续攀升已在所难免 ，而投诉处理的效果更是企业永远的 “痛”；

投诉的处理是一个持续与客户沟通的过程 ，离开了具体而真实的场景 ，去接受放之四海而皆准 的真理 ，如同“高空射箭”。

因此 ，我们请来实战管理与客户服务训练专家 舒薇老师讲授“优质客户服务与客户投诉、抱怨 处理技巧 ”课程 ，本课程采用行动学习的培训模式 ，根据典型的投诉案例设计情景演练模拟， 学员在角色扮演、总结回顾、讲师点评过程中进行学习 ，课程的设计将保证全体学员充分参与， 在 “切肤之痛“的经历中收获成就感。

 

课程收获

企业收益：

1.通过优质的客户投诉梳理方式 ，提高客诉满意度， 降低客户流失率；

2.构建客户服务与客诉处理流程 ，降低销售/客服人 员失误率 ，提升整体组织效能；

3.减少客诉过程中的矛盾与冲突 ，有效降低企业的 名誉损失及金钱损失。

岗位收益：

1、陈述塑造客户情感忠诚的三个渠道与相关 方法；

2、运用专业化的沟通技巧提高满意度；

3、运用管理客户期望值的技巧保证满意度；

4、运用客户投诉的处理技巧防止投诉升级。

课程特色

1.关注课程的实用性和关键问题的解决 ，依托丰富的管理经验 ，对案例的 剖析具有独到性 ，解决问题的方法具有操作性;

2.关注企业和学员在培训中的受益 ，课程设计即具有行业的前瞻性 ，又能 密切结合当下企业实际问题 ，信息量极为丰富 ，工具科学、系统、实用；

3.关注学员在课程进程中的表现 ，敏锐洞察学员的需求 ，做并出积极的反 判断和反馈， 随时提供独到的方法和相关案例 ，令学员在有限的时间内 提高解决问题的能力 ，进而形成科学、系统的思维方法。

课程大纲

第一单元、客户投诉处理的技巧与方法（知识点） 第一章、当前市场环境下的客户服务

一、为什么我们尽了力 ，客户还不满意？

1、当下客户服务所面临的挑战

2、客户需求层次的改变

3、客户服务的瓶颈和出路

二、从防患未然到亡羊补牢

1、最好的投诉处置是不使投诉产生

2、客户评价是他的体验而不是你的付出

3、在服务的每一个接触点制造良性的心理刺激

 

第二章、客户投诉的处置步骤与要点

一、如何在投诉处置中保持主动

1、投诉有门

2、快速反应

3、迅速止损

4、重在受控

二、投诉处置六部曲

第一步：倾听他的问题（开放式问题发泄情感） 第二步 ：同情他的遭遇（复述问题表示理解）    第三步：提出正确的问题（了解真实的需求）    第四步：达成处理协议（让客户有选择权）

第五步：检查协议执行(首问责任制) 第六步：修复关系（正面价值结束）

三、投诉客户的类型分析极其应对

 

第三章、专业化的沟通与个人影响力

一、通过个人影响力去有效引导客户

1、影响力是不易察觉的引导方法

2、影响力是柔性沟通技术的核心能力

二、投诉处理中与客户沟通的三把利器

1、你能听懂客户的意思吗——聆听技巧

2、你能让客户说给你听吗——提问技巧

3、你说的客户能接受吗——专业话术

• 创建“相似性”的话术

• “迎合式的反对”的话术

• 回避客户“刁难”的话术

三、面对不同行为风格的客户的引导技巧

1、对极其愤怒的客户的引导

2、对喋喋不休的客户的引导

3、对思维混乱的客户的引导

4、对有备而来的客户的引导

第二单元、实 战 演 练

第一阶段、准备充分 ，进入“调频”过程

【问题描述】许多客服专员在进行投诉处理之前并没有做好充分的思想准备 ，他们只想着不管 如何 ，先道歉总是没错的 ，他们会说“对不起 ”，“很抱歉 ”等等。但是许多人并没有真正在 客户的角度上去体会他们的焦虑，“ 即使煞有介事、无理取闹的客户 ，他们也有不得已而为之

的难处”。所以 ，他们在受理投诉的初始阶段并不一定是全身心投入的 ，或者把道歉当流程走，

而这一阶段的处理效果 ，却决定了客户下一步的配合度。

 

【情景演练】真诚表达 ，承接情感

一、问题的发现：

1、你是否做好了充分的准备 ，去面对这个客户？

2、初次见到这个客户的时候 ，你准备给他留下什么印象？

3、如果一开始沟通就是对抗性的 ，你如何化解尴尬的局面?

4、你是否关注了这个客户的情感需求？

二、知识点的总结和引导

 

第二阶段、了解需求 ，把握沟通的要点

【问题描述】所有的客服专员都明白 ，了解客户的需求对于投诉处理的意义。但在过往的案例   中我们发现 ，许多人并不清楚应该用什么方法去了解客户的需求；或许他们认为 ，聆听是一个   好方法 ，但在实际的沟通中 ，他们不一定专注于客户的声音 ，他们或许心里在想对策 … … ，所以，

他们表面上点头、记录 ，或许他们听的是自己的声音 ，也就是说 ，他们未必懂得客户到底在说

什么。

【情景演练】知己知皮 ，了解客户真实的需求

一、问题的发现：

1、如何让客户感受到你在听他说话？

2、你明白客户未经语言表达的意思是什么吗？

3、如果客户“搅局”你有办法挖掘到真实的需求吗?

4、在你还没有了解客户之前 ，先不要急于解决他的问题

二、知识点的总结和引导

第三阶段：引导客户 ，提高沟通的效率

【问题描述】在投诉处理现场 ，我们发现许多客服人员处于被动的光景 ，他们遇到过下列 情形：客户经常打断你说话；客户经常会误会你的建议； 当你列举协议条款或专业数据来 阐明观点时 ，客户就会拒绝接受 ，甚至转而投诉你的态度 ，尤其是客户的需求没有彻底被 挖掘的时候 ，下一步的沟通就会进行的异常艰难 ，他们往往被客户“带着跑”。

【情景演练】引导话题方向 ，让客户正视问题

一、问题的发现：

1、我们陈述了太多自己的见地

2、我们忽略了客户是有自主意识的人

3、我们变成了沟通的主角 ，而客户只有听的份

二、知识点的总结和引导

 

第四阶段、化解被动 ，管理客户的期望值

【问题描述】无论责任方在谁 ，客户都要力争自己的权益 ，为了赢得主动 ，他们可能会夸 大事实 ，也可能漫天要价；而客服专员为了企业的利益 ，也要依据协议或企业的原则 ，与 客户据理力争或讨价还价。这个沟通过程往往是最艰难的 ，要么谈崩 ，要么处于胶着状态。 如何管理和引导客户的期望值 ，让不可控的局面逐步变得对自己有利 ，这对客服专员是一 番巨大的挑战。

【情景演练】有备而来 ，制定利于己方的谈判策略

一、问题的发现：

1、客户到底要什么？他的底线在哪里

2、客户的坚持其实也是在试探你的底线

3、客户给你出难题 ，对解决他的问题也未必有利

4、你在关键环节的沟通中是否运用了“个人影响力”

二、知识点的总结和引导

第五阶段、达成一致 ，修复关系

【问题描述】作为客服专员要客观地正视投诉处理的四种结果：获得双赢 ，迅速解决问题 固然完美 ，但因为利益落差过大 ，需要重新制定谈判策略 ，迂回“救市 ” ，也不失为权宜 之计。急于关闭投诉 ，对双方的利益未必有利。所以 ，对投诉处理结果的达成一致 ，是包 含不同境界的。无论处在哪一种情形 ，维护关系 ，修复关系 ，及时对进行服务补救 ，却是 争取机会 ，挽留客户的“最后一道防线”。

【情景演练】挽留客户 ，维持正面的价值

一、问题的发现：

1、反正满足不了客户 ，只能交给领导做下一步的处理

2、客户不满意 ，所以“我输了”

3、你已经不相信奇迹了 ，所以也不可能发现转机

4、双赢不仅仅是利益的获得 ，还包括双方“ 良好的感觉”

二、知识点的总结和引导

 

第三单元、课程总结

一、当前客户投诉的变化点

1、客户除了关注投诉处理的结果外 ，还格外关注处理过程；

2、客户除了关注实际赔偿或补偿外 ，还关注其他形式的补偿

3、客户的容忍区间变窄 ，因投诉而升级的几率攀升

二、如何防止投诉升级

1、投诉有门

2、快速反应

3、迅速止损

4、重在受控

三、客户投诉处理的四个境界

最优：变被动为主动 ，变投诉为机会

次优 ：圆满解决问题 ，获得客户的好感

再次：双方达成妥协 ，在处理态度上获得客户认同

专家简介

舒薇

实战管理与客户服务训练专家

【实战经验】

曾任境外上市公司高管十余年；历任副总经理、行政总监、人力资源总监、客户服务总监；早 年任教于国内著名商学院。

【专业背景】

工商管理学博士；高级经济师。 MTP授证讲师；曾系统接受过美国管理协会（AMA）的专业培 训。二十年企业管理和专业讲师经验， 良好的教育背景。 曾长期致力于领导力团队管理、客户 服务管理、行政管理、员工培训管理工作 ，属于实战型讲师。

【授课特点】

善于借鉴国外先进的培训理念和培训技巧 ，具有良好的引导能力与现场控制能力 ，高效调动各 种类型的学员参与互动 ，课堂气氛活跃；思路清晰 ，逻辑严谨 ，语言富有感染力， 良好的个人 修养和职业形象

【主讲课程】

《优质客户服务与客户投诉、抱怨处理技巧》、《服务致胜－优质的客户服务技巧》、《从防

患未然到亡羊补牢－客户服务管理》等课程。

【服务客户】

王老吉、无限极、立白集团、TCL、 白云山制药、采芝林药业、三九药业、广州生力啤酒、南方李锦记、中华德铭、欧浦物流  风行牛奶、云天化工集团；中国建筑集团总公司、中建华南公司；阳江新钢铁；广州港务集团等

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