高效会议管理

高效会议管理
讲师：代志杰
课程背景：
一夫当关的英雄时代早已经过去，我们必须与他人愉快合作方能顺利成事，会议是团队合作最常用的沟通协调方式，几乎90%以上的重大决策都是通过会议决定的。
所有对管理者的研究都表明，哪怕是级别比较低的管理者，每天都有一半以上的时间是和其他人在一起的，也就是说在参加某种形式的“会议”。即使谈话对象只有一个人，也算是开会。高效管理者都知道，任何会议都是要么富有成效，要么浪费时间，二者必居其一。
调查显示：在浪费时间的事情列表上，会议总居于首位。要么是我们在浪费别人的时间，组织了很多无效的会议；要么就是别人在浪费我们的时间，参加了很多无聊的会议。
《高效会议管理》通过挖掘会议中的难点、痛点问题，展开有步骤、有架构的讨论，促进人们共享信息、达成共识，现场形成行动计划、职责分工及做出承诺。有效破解会而不议，议而不决，决而不行，行而不果的现象。
课程收益：
学习召开高效、有成果会议的方法
有效提升会议参与度、决策力、执行力
建立坦诚、尊重、信任的团队氛围
帮助团队构建共识
促进团队聚焦于共同目标
输出召开高效会议的方案
培训对象：管理层、HR、培训师、会议主持人
培训时间：2天
培训方式：讲授、小组研讨、行动学习、促动技术
培训人数：20-40人
场地要求：空间足够大、桌椅可以移动、可供张贴海报的墙面
物资需求：马克笔每组1套、海报纸（60cm*90cm）50张、便利贴每人2本
课程大纲：
第一讲：团队组建
小组完成：组长、组名、组训、计时员、记录员、报告员、小组学习公约
完成小组创意海报
小组风采展示
第二讲：基于ORID的会议研讨
聚焦式会话法通过一层层问题的提出，让人们最大限度地参与和思考这些问题的答案，会协助参与者向内反思，同时找到下一步的行动计划。
聚焦式会话法四个层面的提问遵循了人类思考的自然心理过程，它是一个“感知信息-内在反应-判断思考-作出决定”的自然而然的过程。
一、聚焦式会话法的四个层面：
1、O数据层面：
经常参加的会议有哪些？
经常组织的会议有哪些？
无效会议的具体表现是怎样的？
高效会议有哪些特征？
2、R体验层面：
什么样的会议让你感到轻松、兴奋、很高效、很有收获，你很乐意参加？
什么样的会议让你觉得很无聊、乏味、压力、痛苦，甚至想要逃离？
3、I理解层面：
你认为会议的主要意义和价值是什么？
导致无效会议的原因是什么？
召开一个高效、成功会议的难点是什么？
4、D决定层面：
召开一个高效会议你认为必须优先解决的三个关键问题是什么？
第三讲：召开高效会议的关键问题汇总
运用团队共创法进行“召开高效会议必须优先解决的关键问题汇总”。
团队共创是一种群体能够迅速达成共识的促动技术，通过挖掘及综合代表各种观点的人们的聪明才智，形成创新的、可行的决策和计划。团队共创法可以促进参与者实现求同存异、缩小差距、扩大共识和共创共赢等目的。
一、团队共创的步骤：
聚焦主题
头脑风暴
分类排列
提取中心词
图示化赋予含义
活动反思、总结
第四讲：基于“六顶思考帽”的问题解决
六顶思考帽是英国学者爱德华•德•博诺博士开发的一种思维训练模式，或者说是一个全面思考问题的模型。它提供了“平行思维”的工具，避免将时间浪费在互相争执上。强调的是“能够成为什么”，而非“本身是什么”，是寻求一条向前发展的路，而不是争论谁对谁错。
运用六顶思考帽，将会使混乱的思考变得更清晰，使团体中无意义的争论变成集思广益的创造，使每个人变得富有创造性。
一、六顶思考帽代表六种思维规则
1143029845蓝帽 组织和控制思考过程
left74930白帽 信息、数据和情况
-43180018415红帽 感觉、预感和直觉4191028575黄帽 可行性、价值和益处
2857517145黑帽 风险、问题、困难
4381578105绿帽 可能性、替换方案和新观点
第五讲：基于“世界咖啡”的问题解决
“世界咖啡”是一种集体提出问题、分享观念的方法。通过创造一个像咖啡馆般让人觉得舒适的空间，透过分组讨论、交互轮替的方式，让人们去交流讨论与他们有关的事情，让多元丰富的观点得到最大激荡，让集体智慧油然而生。
“世界咖啡”让“有差异”的人聚焦主题，真诚对话。“世界咖啡”倡导的规则为“理解、欣赏、连接、聆听、随手记录和涂鸦”。
一、世界咖啡的步骤：
1、设定情景
2、营造友好的空间
3、设置问题
4、主持开场
5、开始汇谈
6、旅行采蜜，异花授粉
7、总结汇谈
8、集体分享
9、活动反思、总结
第六讲：基于群策群力的问题解决
群策群力可以快速找到组织存在的问题，研究出解决方案，并有效执行落实；可以在组织内部营造出一个全员平等、坦诚交流的环境，汲取组织的智慧；可以快速解决跨部门的扯皮推诿问题；可以使问题的解决不再依赖领导者，而是依靠各个部门与该问题直接相关人员的参与和贡献。
一、群策群力的步骤：
聚焦问题：清晰问题，明确背景
障碍分析：分析原因，找到障碍
厘清目标：明确目标，瞄准靶心
头脑风暴：经验分享，连接智慧
决策矩阵：筛选想法，慎重决策
行动建议：建议呈现，团队碰撞
高管质询（城镇会议）：小组汇报，直面挑战
活动反思、总结
第七讲：总结回顾

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