结构化思维（金字塔原理）与办公软件技能指导下的职业化工作汇报


《用结构化思维模式指导办公软件应用技能》

针对汇报类工作的呈现与训练篇

基本情况


1 课程背景

• 在工作中遇到棘手问题时，您是否常常感到无从下手？
• 在与领导、同事、下属沟通时，您是否常常感到相互理解很难？
• 在员工提交的文字报告中，您是否常常感觉其内容让读者困惑？
•
在演讲展示的过程中，您是否常常感觉PPT没有起到辅助演讲和内容表达的功效？
•
金字塔原理是麦肯锡核心工具之一，它能有效帮助人们掌握思考、表达问题的关键
方法，养成结构化思维的习惯。
•
掌握金字塔原理（即结构化思维模式），可以强化学员以受众为中心的沟通观念，
关注、挖掘受众的意图、需求、利益点、关注点、兴趣点和兴奋点，想清自己如
何组织内容，该说些什么、怎么说，掌握表达的标准结构、规范形式，使沟通取
得良好的效果，使文稿或表达过程更加切合受众的需要。
•
汇报的目的。汇报工作的主要是信息的传递与沟通。包括向上级说明工作情况、传
递所需信息，同时获得上级管理者的意见与建议。

2 课程目标

• 用结构化思维模式理清汇报制作的思路（3小时）
• 用Word软件撰写职业化汇报文档（6小时）
• 用Excel软件准备工作汇报的数据（6小时）
• 用PPT软件辅助汇报工作的呈现（6小时）

3 课程特色

•
以金字塔理论为指导，将结构化思维模式贯穿与工作汇报的全过程，并借助Offic
e及相关软件的技能运用，将枯燥的理论知识落实于实际办公文档的制作过程中。
即在简化各类文档的制作（提高制作效率）、提升职业化电子文档质量（方便审
读）的过程中，训练汇报人自身的职业化行为习惯和素养；
•
课程在老师讲解辅导、学员互动训练的过程中展开，通过个人作业和小组讨论的过
程准备汇报资料，通过一组汇报各组评价的审核形式完成实战训练的全过程。

4 对学员的要求

具备Office软件的基本应用技能。

5 课程时长

课时（建议）：18～30小时（6小时/天），也可根据用户需求定制课程时间。




课程大纲


1 用结构化思维模式理清汇报制作的思路（3小时）

|课程纲要 |成果落地 |
|表达与倾听中的问题 |第一部分：通过 |
|结构不够清晰 |建立结构化思维 |
|用词不够准确 |模式，为表达、 |
|语句不够通畅 |行文及制作演示 |
|结构化思维优势及难点 |文稿呈现奠定良 |
|辅助思维的条理性 |好基础。 |
|约束怕麻烦的行为 | |
|结构化思维的四原则 | |
|结论先行，自上而下 | |
|以上统下，层次分明 |通过常用文档（ |
|归类分组，结构简单 |如工作总结、汇 |
|逻辑递进，关系严谨 |报）的主体结构 |
|运用结构化思维行文 |，体验结构化思 |
|金字塔结构的三部分（从主题自上而下，同属间归纳演绎、序言的提炼|维能力与表达呈 |
|） |现的关系。 |
|演绎与归纳推理方法 |包括：明确文稿 |
|如何写好文章的序言 |写作与阅读的规 |
|常用文体结构 |律、演讲表达与 |
|工作总结及汇报 |倾听呈现的规律 |
|会议纪要及其他 |，为制作职业化 |
|作业——（为制作思维导图提供结构化思路和内容） |文档做好思想准 |
|建议，以工作汇报为主题，用结构化思维模式展示具体汇报内容 |备。 |
|要求：结构包括三级标题、三层结构 | |


2 用Word软件撰写职业化汇报文档（6小时）

|课程纲要 |成果落地 |
|职业化文档的审读标准 |第五部分：借Wor|
|通过“文档结构图”审核文稿结构（层次逻辑关系正确） |d软件说明行文写|
|通过“样式”表审核文稿版式规范（格式整齐统一） |作过程与结构化 |
|文稿的阅读规律和方法 |思维的关联、落 |
|按规范化行文流程建立文稿的结构 |实在文稿结构的 |
|规划文稿结构及人机交流规律 |规划、编审和阅 |
|用结构化思维模式建立文稿结构 |读过程中。 |
|正确认识软件界面的布局规律，实现通畅的人机交流过程 | |
|文字内容的输入技巧 |明确了职业化电 |
|文字内容的输入（包括文字、常用符号、键盘切换等） |子文稿的审核标 |
|文字内容检查与校对（拼写和语法、自动更改、批量替换、语音朗读等 |准，就等于明确 |
|） |了学习和使用Wor|
|文字内容的编辑 |d软件的目标。 |
|编辑类操作的定义及可编辑对象对象的准备选择 | |
|编辑操作的类型及操作要领（包括编辑类操作工具的分布规律） |借助规范的行文 |
|文字内容的修饰 |工作流程，可以 |
|修饰类操作的定义及与编辑操作的区别（包括修饰类操作工具的分布规 |帮助行文人改善 |
|律） |并养成良好的行 |
|段落修饰和排版技巧（对齐方式、正文缩进、框线背景、项目符号等） |为习惯，并在有 |
|文档保存和打印技巧 |规律的行为过程 |
|保本文档（包括保存、另存为、备份保存等命令的使用要领） |提高工作效率。 |
|打印输出（包括常规与特殊打印设置等） | |
|快速制作规范文档的处理技巧 | |
|说明快速制作规范文稿的规律及实现方法 | |
|利用“样式”规范当前文稿的各类段落的格式 | |
|利用“模板”规范同类文稿的整体版式风格 | |
|用“样式”控制同一文稿中同类段落的格式 | |
|简介样式创建的方法（修改法、命名法、匹配法……） |运用“样式”和“模|
|样式的常用管理方法 |板”功能，可以实|
|样式的使用技巧（弹琴法、点名法、匹配法……） |现快速制作规范 |
|用“模板”控制同文稿重复制作过程的规范版式 |文档的职业化要 |
|模板的作用（包括与样式的区别） |求，同时，避免 |
|创建模板文档的规则和流程 |了大量重复性简 |
|用模板行文（包括用模板整理不规范文稿）的技巧 |单操作，以提升 |
|在Word文档与PowerPoint演示文稿间建立结构化关联 |个人及团队的整 |
|简介字表图混合排版中的问题及处理方法 |体工作效率。 |
|行文三要素在思想呈现方面的作用 | |
|插入表格的方法、技巧、问题及处理技巧 | |
|图形对象的插入（包括排版问题及处理方法） | |
|作业——工作汇报（用于向PPT中发送结构） | |
|建议，以汇报工作为主题，建立文稿的主体结构 | |
|要求：文稿具有三级标题、三层结构（也可直接用思维导图生成） | |


3 用Excel软件准备工作汇报的数据（6～12小时）

|课程纲要 |成果落地 |
|认识数据管理规律并明确制表目的 |第二部分：借Ex|
|常用的表体结构及应用差异 |cel软件说明数 |
|表（数据库表、流水账表）的定义，包括表体特征和制作、使用目的 |据管理及表格制|
|报表（表单）的定义，包括表体结构特征和制作、使用目的 |作过程与结构化|
|表与报表的差异及关联 |思维的关联，并|
|说明手工制作与自动关联的差异 |落实在规范化数|
|简介关联的工具和应用效果 |据表格的规划制|
|按规范化制表流程建立结构合理且数据准确的电子表格 |作、编审和阅读|
|合理搭建表体结构 |分析过程中。 |
|按管理目前设置上表头字段名称 | |
|字段设置规则（独立、穷尽） | |
|有效控制表格数据准确 |规范电子表格的|
|正确认识数据类型（包括：文本型、数值型、原始型、加工型，有效性 |规划与制作流程|
|控制） |。以保证结构合|
|有效控制加工型数据（能用等号的别输入、能导入的别粘贴，能填充的 |理、数据准确有|
|别录入） |效 |
|简单公式运用（公式建立规则、数据调用方法、三维算法设置等） | |
|表格内容的编辑（调整结构） | |
|编辑操作的定义和主要对象 | |
|编辑操作的方法（包括正确选择操作对象、常规编辑技巧、注意事项等 | |
|） | |
|表格内容的修饰（突出重点） | |
|修饰操作的定义（含与编辑操作的区别）和主要对象 | |
|常规修饰操作方法（包括数字格式、对齐方式、框线背景、条件格式等 | |
|） | |
|表格数据的保存和打印 | |
|常规保存与特殊保存（含“保存工作区”的说明） | |
|小表格、大表格和超大表格的打印技巧 | |
|用数学算法提升管理的理论依据 | |
|公式在复制过程中的三种引用 | |
|说明公式在复制过程容易产生的问题 | |
|对应的处理方法（包括：相对引用、绝对引用和混合引用） | |
|用函数处理复杂的计算问题 | |
|函数的作用及函数式的书写规则 |将管理问题与数|
|简介常用函数（包括：IF函数、一组计数函数、Vlookup等） |学概念加以关联|
|用图表挖掘数据间的内涵关系 |，并运用数学概|
|创建图表 |念来解读数据在|
|图表的作用及图表类型说明 |管理中的现象，|
|图表的创建流程（目标与取值范围、图表类型的关系，创建图表的工具 |即保将管理上升|
|，以脑力表创建后的工具区布局规律） |到理论的度。 |
|图表的编辑和修饰技巧 | |
|图表内的对象特征 |从枯燥的表格数|
|图表对象的编辑（包括对象的正确选择、移动、复制和删除等） |据中提取重点信|
|图表对象的修饰（包括：字符、线条、背景的选择及修饰方法） |息，并以图表形|
|图表分析 |式加以呈现，将|
|转置（从不同的角度审视同一组数据） |更有利于展示、|
|变类型（用不同的类型解读数据间的关系） |说明具体的管理|
|第2Y轴（处理两组相差悬殊的数据，使之共存于同一图表之中） |问题（或现象）|
|用统计方法从大量数据源中获取有用的统计信息 |。 |
|数据的排序（分组显示） | |
|常规排序及排序原则 | |
|多重排序及恢复记录 | |
|排序的注意事项等 | |
|筛选数据（记录的抽取） | |
|自动筛选（包括多条件筛选及“与”、“或”关系 | |
|高级筛选（针对复杂筛选设置条件区的方法） | |
|大量数据的汇总 | |
|分类汇总（作用及设置方法） | |
|数据透视（包括条件、透视表结构搭建方法、灵活获取透视信息等） | |
|作业——数据表（用于在PPT中呈现时使用） |借助数据库工具|
|建议，制作一个与汇报主题相关的数据表（如财务统计数据，流水账结 |，可以从大量数|
|构型） |据中快速、有效|
|要求：上表头字段各的设置独立、穷尽，并能够充分说明管理思路 |地获取与管理决|
| |策相关的信息。|


4 用PPT软件辅助汇报工作的呈现（6小时）

|课程纲要 |成果落地 |
|职业化演示文稿的审读标准 |第六部分：借Po|
|倾听与表达中的普遍问题 |werPoint软件说|
|结构不清、内容平淡、过程失控 |明演示文稿制作|
|如何评价适合辅助演讲的演示文稿 |过程与结构化思|
|思路清晰、结构清楚 |维的关联、落实|
|内容丰富、简单易懂 |在文稿结构的规|
|过程可控、秩序节奏 |划、编审和阅读|
|按规范流程规范演示文稿的结构 |，以及呈现控制|
|建立结构清晰的演示文稿 |等一系列过程中|
|运用结构化思维模式规划文稿结构（主题、摘要和各级标题） |。 |
|利用“大纲”视图简化结构编辑（包括切换视图、升降级、位移、展开/折 | |
|叠、在备注区说明素材准备情况等） |明确了职业化演|
|幻灯片页面的常规编修（正确选择常用的操作对象，移动、复制、删除及|示文稿的审核标|
|结构编辑要领；文字、框线和背景的格式修饰，色彩的搭配原则） |准，可以把握该|
|演示文稿的预演排练（组织幻灯片的放映顺序、显示和隐藏等） |软件的学习要领|
|演示文稿的后期处理技巧（保存和另存为使用区别，打印的若干方法） |，以避免盲目。|
|规范演示文稿版式的方法和技巧 | |
|母版（作用、设计和制作，批量刷新等） | |
|模板（作用，模板和母版的区别，模板的创建和使用方法） |通过规范的演示|
|添加辅助演讲元素增加信息呈现能力 |文稿制作流程，|
|演示并说明不同类型幻灯片元素的表述效果 |帮助演讲者理清|
|借图表意 |自己的思路，辅|
|图形对象及作用（艺术字、形状和图示等 |助倾听者有效理|
|添加与编辑、修饰方法 |解内容的结构。|
|用数据说话 | |
|常规建表方法 |从倾听者可以理|
|粘贴表格技巧（常规粘贴、嵌入型粘贴、链接型粘贴、图片粘贴） |解的角度，为演|
|借多媒体表达 |示文稿添加生动|
|图片、绘画（插入、编辑与修饰排版） |、有效、有证明|
|声音、电影和动画（添加方法等） |性的素材内容，|
|设置演讲过程的控制环节以保证效果 |同时可以辅助演|
|正确认识动画的作用 |讲者以解读的形|
|展示成功案例，说明动画类型及设置规则 |式展示演讲活动|
|设置幻灯片切换动画 |，避免大量内容|
|作用、类型和处理技巧（切换类型、时间控制等） |的背诵。 |
|设置自定义动画技巧 | |
|可设置自定义动画的对象 | |
|动画效果的设置（包括进入动画、强调动画、退出动画和路径动画） | |
|说明动画效果的控制技巧（包括时态、顺序等） | |
|简介放映控制 | |
|连续放映、循环放映 |有效设置控制环|
|定时训练、幻灯片页面间的跳转等 |节，可以辅助演|
|作业——制作用于工作汇报的演示文稿（用于演讲呈现） |讲过程蝗秩序、|
|建议，以汇报工作为主题，建立以汇报工作为主题的显示文稿 |节奏和效果，帮|
|要求：文稿结构可源于思维导图或Word电子文档，演示文稿应具有信息充|助倾听者更有效|
|分表达的各类元素（源与Visio和Excel中的对象，以及有效的演讲控制环|地接受信息示。|
|节 | |


综合练习及实战评审（6小时）


1 个人或小组作业（3小时）

|课程纲要 |成果落地 |
|作业1——用金字塔原理理清工作汇报的思路 |通过个人作业复 |
|建议，以工作汇报为主题，用结构化思维模式展示具体汇报内容 |习并熟练掌握课 |
|要求：结构包括三级标题、三层结构 |堂所学，并为小 |
|作业2——用思维导图将汇报结构图形化 |组测试做好准备 |
|建议，以第一部分的作业为基础，将汇报工作的结构图形化 |。 |
|要求：导图应当包括三级标题、三层结构 | |
|作业3——用Visio准备汇报用图表 | |
|建议绘制一个与汇报内容相关的工作流程图（如项财务工作） |设置一组互助关 |
|要求：流程图必须包括“过程”、“条件”和“终止”三类形状 |联的练习测试题 |
|作业4——用Excel制作一份与汇报相关表格 |，以评分方法（1|
|建议，制作一个与汇报主题相关的数据表（如财务统计数据，流水账结|00分制）对学习 |
|构型） |成果进行评定， |
|要求：上表头字段各的设置独立、穷尽，并能够充分说明管理思路 |最终提交授培训 |
|作业5——制作以汇报为主题的Word文档 |方管理机构（供 |
|建议，以汇报工作为主题，建立文稿的主体结构 |参考） |
|要求：文稿具有三级标题、三层结构（也可直接用思维导图生成） | |
|作业6——制作以工作汇报为主题的演示文稿 | |
|建议，以汇报工作为主题，建立以汇报工作为主题的显示文稿 | |
|要求：文稿结构可源于思维导图或Word电子文档，演示文稿应具有信息| |
|充分表达的各类元素（源与Visio和Excel中的对象，以及有效的演讲控| |
|制环节 | |


2 实战讲评（3小时）

|课程纲要 |成果落地 |
|小组作业 |以实战演讲的形 |
|题目（年终工作总结、工作汇报） |式进行小组学习 |
|要求：按结构化思维模式建立演示文稿结构（三级标题、三层即可）；|汇报了。 |
|添加有效的表述元素（字、表、图、声、画、影）；设置演讲的控制过|以互动讲评价的 |
|程（秩序、节奏和效果） |方式，确实小组 |
|小组讨论（针对考评要求审查文稿制作是否达标，预先提供考评表） |演讲的成绩，以 |
|小组试讲（指派演讲者，按评审标准试讲，并提出改进方案） |检验学习成果 |
|修改订稿，准备考评 | |
|演讲及考评 |通过实战训练和 |
|考评方式 |台上演讲、台也 |
|演讲前预先提供“考评表”，并说明小组考评要求 |考评的体验，巩 |
|甲上如演讲，其他各组按“考评表”标准评分 |固本次学习成果 |
|各组评分的汇报为小组总分 |明确后续学习方 |
|演讲考评方式 |向 |
|以小组为单位，每组15分钟左右 | |
|一组派一个代表上台演讲，其他各组在台下审核评分 | |
|评审 | |
|一组上台，其他各组依“考评表）时行审核、打分（并填写“小组考评统| |
|计表”，并提交） | |
|总评（教员收集“小组考评统计表”并汇总，并公布统计成绩 | |
|老师根据演讲情况进行重点讲评 | |


说明：上述课纲内容，将根据培训现场情况（时间、学员接受能力等）进行增减微调
。也可按用户方的预先要求调整各项内容的比重。


专家简介
结构化思维与Office呈现专家 ： 马力先生
➢ 华夏菁英讲习团核心讲师。

➢ 微软公司在中国大陆第一批培训认证、学员口碑中的“金牌讲师”。

➢
18年培训教学经历中，一直致力于帮助职场人员利用软件工具提升职业化办公工作的
能力，并与各类机构进行合作研发课程、教材，创建自己独特的教学体系和教学方法
。

➢
以金字塔理论为指导，将结构化思维模式借Office软件运用于实际办公文档的制作过
程中，以此简化理论与实践相结合的过程，提升职业化电子文档的制作效率和质量，
训练自身的职业化行为习惯和素养。

教研履历：
➢
从1996年开始，在微软、莲花等软件公司进入中国市场的初期，即专心从事Office软
件的教材编写、Office组件的教学实践，以及培训市场的开拓、应用普及工作。

➢
通过与微软公司开发人员的合作，将Office软件的开发理念融入教学实践，以及职场
办公活动的规则、规律和应用之中。通过长期与各类培训机构及出版社的合作，在交
流、研发和总结（包括课程和教材）中不断完善着一套Office软件教学体系（从课程
规划设计、教学工具研发、授课技巧归纳，到市场培育和服务等）。

➢ 2001-
2003年，与中国劳动社会保障部、微软公司联合开发了一整大套培训教材——职业资格
信息技术双认证考试教材（任主编），该套教材历时三年集中了大量专业人士的智慧
，总计成书41本，涉及Office应用类6个软件（Word、PowerPoint、Excel、FrontPa
ge、Office XP和Windows
XP）27本（教师和学生手册、自学手册和习题精解）；系统开发类软件7个项目（组
网、Windows 2000 Server、SQL 2000
Server、FoxPro、Basic.NET、C#.net和ASP.NET）14本（教学和自学习题）；受到相
关部门和培训用户的认可。
➢ 2004-
2006年，与教育部、微软公司合作开发了“携手助学”项目的教材和课程，并为中国西
北地区培训了千名信息技术教师，后期又进行了一组培训者培训工作，帮助基层信息
技术老师深入理解软件和课程的内含；这一期间还与高等教育出版社、微软公司合作
开发组织了针对校园学生使用的Office培训教材，包括引入国外的翻译教材，自主研
发的培训教材等。自主研发教材后被列入普通高等教育“十一五”国家级规划教材，并
多次再版；2006以后，与国家信息产业部下属的培训中心合作，开发了针对企业应用
的Office培训课程，并一直进行市场推广、普及和教学工作。
主授课程：Word、Excel、PowerPoint、Project、Visio、Outlook 。
研究领域：
➢
将Office软件与金字塔思维模式相结合，通过与微软公司开发人员的合作，将理念
融入开发理念教学实践，以及职场办公活动的规则、规律和应用之中。正确、有
效使用工具的关键，就是工具使用领域的行为特点及规范。
经典精华课程：
➢
《结构化思维（金字塔原理）的商务写作与呈现》《借Word提升职业化行文写作及表
达呈现力》《借Excel提升职业化数据处理分析和表达能力》《借PowerPoint提升职业
化演讲表达和展示能力》《PPT与商务呈现技巧》、《EXCEL在企业管理中的应用》《借
助Project提升项目管理和跟踪能力》《借Visio提升图形绘制、管理和说明的能力
》《借Outlook养成职业化信息记录、查询和跟踪的习惯》。
授课风格：
➢
幽默风趣，深入浅出。课程在老师讲解辅导、学员互动训练的过程中展开，将金字
塔结构化思维模式与Office软件具体功能融合，有机地结合到职业化办公活动的
相关应用中。通过个人作业和小组讨论的过程准备相关资料，通过小组汇报各组
评价的审核形式完成实战训练的全过程，最终达到提高工作高效率、改善工作质
量和降低运行成本的职业化办公工作目标。
培训客户：
➢
中国移动(北京移动，河南移动，哈尔滨移动等)、中国电信、郑州电信、北京金融
街集团、中国工商银行、内蒙信用社、神州数码、中软国际、搜狐中国惠普、中
国人民保险公司、中石油、国资委、石油化工工程公司、国家开发银行、内蒙银
行、华夏证券、国税局、总参、武警、全国人大常委会、国家专利局……安捷伦、
英特尔、摩托罗拉、诺和诺德、拜耳、爱立信、诺基亚、宝洁、和路雪、壳牌石
油、那贝斯克、卡夫、奔驰、ABB、国际金融、美国使馆、联合国开发署、等等…
…
视频链接:
http://i.youku.com/95china
常驻地：
北京
课程联系：
13671171527或18600233527；QQ：1029798517，张朝辉(专职助理)。
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